Thought Leadership
Wir leben heute in einer offenen globalen Weltwirtschaft, was bedeutet, dass auch Unternehmen wachsen, sich verändern und immer komplexer werden. Immer mehr Menschen sind am Tagesgeschäft beteiligt, immer mehr Daten sind in verschiedensten Systemen gespeichert und werden immer unvorhersehbarer – nicht zuletzt auch durch politische Entwicklungen oder globale Epidemien.
Daher werden die Geschäftsprozesse sehr komplex, variabel und schwer kontrollierbar, was für jedes Unternehmen zusätzliche Kosten oder sogar Risiken mit sich bringt. Die gegenwärtige Situation, in der die meisten Mitarbeiter plötzlich remote arbeiten, bringt neue Herausforderungen für Unternehmen mit sich: sie müssen umso transparenter in ihren Prozessen bleiben und offen kommunizieren, um weiterhin erfolgreich arbeiten zu können.
Aber dies ist noch kein Grund für Schwarzmalerei. Um das Wachstum fortzusetzen und die Gewinnmargen zu erhöhen, gibt es Technologien, die Prozesse analysieren und optimieren, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
Die derzeitigen Einschränkungen
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) haben in den letzten Jahren erheblich an Dynamik gewonnen. Da Unternehmen aus allen Branchen weiterhin aktiv in innovative Technologien investieren, nimmt die Akzeptanz auch weiter zu. Immer mehr Unternehmen beginnen die positiven Effekte dieser Technologien zu erkennen – und Gartner prognostiziert, dass bis Ende 2020 85 Prozent aller Kundeninteraktionen ohne einen Menschen auskommen werden.
Traditionelle Business Intelligence-Tools haben dazu beigetragen, Überblicks-Analysen auf hohem Niveau bereitzustellen. Sie helfen den Prozessverantwortlichen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie aus den riesigen vorhandenen Datenmengen Informationen gewinnen, um wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) anzuzeigen. Mit BI können Sie große Datenmengen analysieren und Überblicksdaten in Echtzeit anzeigen.
Wie viele andere Technologien hat sie jedoch ihre Grenzen. BI-Software kann zwar einen gewissen Einblick in die Geschäftsvorgänge gewähren, aber welche Vorgänge genau beleuchtet werden, geschieht nur auf hypothetischer Basis. Nur bei genauer Betrachtung versteht man, wo Dinge gut funktionieren oder nicht. Das bedeutet, dass die Anwender den Prozess verstehen und die richtigen Fragen stellen müssen, denn ohne dieses Verständnis kann die herkömmliche BI-Analyse nichts aufdecken. Darüber hinaus sind die Prozesse in der Regel recht komplex. Es ist also schwierig, eine detaillierte Erklärung dessen zu erhalten, was wirklich vor sich geht. BI kann zwar die operativen Metriken anzeigen, aber diese müssen immer noch von Menschen interpretiert werden. Und verschiedene Personen werden sich die gleichen Metriken ansehen und unterschiedliche Dinge erkennen.
Die Geheimwaffe
Hier kommt die Prozessintelligenz (PI) ins Spiel, eine neue Art der Big Data Analyse speziell für Geschäftsprozesse. PI setzt eine Reihe verschiedener Technologien ein, damit Geschäftsanwender Prozesse endlich verstehen, verändern und verbessern können: Process Mining, bewährte Industrie-Analysetools, Echtzeitüberwachung mit Textnachrichten, E-Mail und WebHooks sowie prädiktive KI-Funktionen.
Warum ist diese Technologie eine Geheimwaffe? Prozessintelligenz leistet all das, was herkömmliche BI nicht kann. Sie bietet 100 % Transparenz darüber, wie Prozesse im wirklichen Leben funktionieren, und ermöglicht es, Ineffizienzen von Geschäftsprozessen zu erkennen. Es gibt aktuell keine andere Softwarelösung, die ein derart tiefes Verständnis und eine Echtzeitüberwachung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Mit den heutigen Prozessintelligenzlösungen sehen Sie den Ist-Zustand, einschließlich aller fortgeschrittenen Analysen und haben die Möglichkeit, bis ins kleinste Detail der Prozesse zu gehen. Prozessintelligenz kann aufzeigen, warum Prozesse unterbrochen sind und wie sie repariert werden können, indem Sie die vorliegenden Daten einem “Ganzkörperscan” unterziehen. Dieser Scan liefert objektive Analysen zur Lösung von Problemen, von denen Sie nicht einmal wussten, dass Sie sie haben.
Weiterentwicklung der Prozessintelligenz mit KI
Das Zauberwort für die Zukunft des Geschäftsprozessmanagements heißt KI. Mit KI werden Prozesse auf einer komplett neuen Ebene transformiert. Viele Unternehmen experimentieren bereits mit KI, um Optimierungspotenzial zu nutzen. Künstliche Intelligenz ist eine Bereicherung für die menschliche Intelligenz, um Benutzerinteraktionen und die Prozessausführung kontinuierlich zu verbessern.
Dies bedeutet eine ganz neue Wende, denn bis vor kurzem waren externe Berater die beste Lösung zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Das Hauptproblem war hier die Fülle manueller Vorgänge, die für das Verständnis und die Analyse von Prozessen nötig sind. Natürlich waren Berater dementsprechend teuer und mit ihren eigenen Erfahrungswerten oder Vorurteilen keinesfalls objektiv. Für Unternehmen, die fortschrittliche Prozessanalysen einsetzen, werden die Vorteile einer objektiven Analyse schnell deutlich: keine subjektiven Beurteilungen und kein Rätselraten mehr. Sie können jetzt Prozesse unvoreingenommen anhand der vorliegenden Daten analysieren.
Die objektive allumfassende Sicht auf Prozesse und Prozessabläufe, bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Roboter-gesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) in ihre Prozesse einzubinden. Mit KI und RPA in einem Paket können Bots kontinuierlich neue Wege lernen, die die Leistung optimieren, ohne den Prozess zu verzögern. Dies führt letztendlich zu einer wirklich intelligenten Automatisierung.
Die Zukunft heißt intelligente Automatisierung
Intelligente Automatisierung verwendet fortschrittliche Prozessanalysen, um historische Muster zu beobachten und zukünftige Engpässe vorherzusagen, die von einem Menschen nur schwer eingeschätzt werden können. Mit fortgeschrittenen Automatisierungslösungen können Entscheidungen basierend auf Prozess Mining-Algorithmen als auch auf Techniken des maschinellen Lernens besser getroffen werden. Somit können die Ausführung von Geschäftsprozessen analysiert und bestimmte Verhaltensweisen vorhergesagt werden, die sich aus bestimmten Schritten innerhalb des Prozesses ergeben können. Eine intelligente Automatisierung kann Empfehlungen für Roboter-gesteuerte oder menschliche Entscheidungen aussprechen, was einen strafferen und effizienteren Prozessablauf ermöglicht.
Eine richtig angewandte intelligente Automatisierung ist in der Lage, mögliche Engpässe vorherzusagen und sie mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang zu bringen. Das bedeutet, dass Sie nicht nur auf bereits aufgetretene Probleme reagieren, sondern proaktiv potenzielle Engpässe, Rückschläge und Verzögerungen vermeiden können. Die Kombination von fortschrittlichem Process Mining, Erkennung von Prozessablaufmustern und maschinellem Lernen kann Korrekturmaßnahmen rechtzeitig einleiten und Bots in Echtzeit aktualisieren. Damit wird die Schleife der Automatisierung geschlossen.
Ohne intelligente Automatisierung können Unternehmen nur reaktiv handeln und Probleme erst realisieren, wenn es bereits zu spät ist. Wenn Monats- oder Quartalsberichte fällig sind, werden die Mitarbeiter Probleme entdecken, die bereits aufgetreten sind und die nicht mehr geändert werden können. Erst zu handeln, wenn Probleme schon aufgetreten sind, gilt heute als Konzept aus der Steinzeit, wenn es bereits Technologien gibt, die dem vorbeugen könnten.
Warum also mit dem Einsatz dieser Technologie warten? Warum sollte man darauf verzichten, sich einen enormen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und Zeit und Geld zu sparen? Wir wissen, dass Early Adopters eine bessere Prozessausführung erleben und davon enorm profitieren. Außerdem können qualifizierte Arbeitnehmer sich endlich auf wertschöpfendere und anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, die sonst zum Nachteil des Unternehmens zurückbleiben würden.
Die künstliche Intelligenz und das maschinelle Lernen sind heute gängige Unternehmenstools, die in unzähligen Technologien zum Einsatz kommen, auch in der Prozessintelligenz. Mit all den aufgezeigten Vorteilen, sollte es für jedes Unternehmen, das seine Zukunft sichern will, auf der Hand liegen: nicht in intelligente Automatisierung zu investieren, ist ein Schritt in die falsche Richtung.
Susanne Richter-Wills, Head of Sales DACH bei ABBYY
