E-Rechnungspflicht: Was ist ZugFeRD?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland E-Rechnungen nutzen. Dies bedeutet, dass Rechnungen zwischen Unternehmen nicht mehr in Papierform oder als einfache PDF-Dateien verschickt werden dürfen. Die Übergangsfrist erlaubt es Unternehmen jedoch, sich schrittweise auf diese Veränderung einzustellen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das automatisiert verarbeitet werden kann. Dies unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Rechnung, da die E-Rechnung maschinell lesbar ist, was die Bearbeitung und Archivierung deutlich erleichtert.

Die Vorteile von E-Rechnungen umfassen:

• Automatisierte Verarbeitung: Rechnungen müssen nicht mehr manuell erfasst werden, was Fehler reduziert und Zeit spart.
• Schnellere Abwicklung: Durch den elektronischen Versand und die automatisierte Verarbeitung können Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden.
• Kostenersparnis: Weniger Papier, Porto und Verwaltungsaufwand führen zu Einsparungen.
• Nachhaltigkeit: E-Rechnungen tragen zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.

Was ist ZugFeRD?

ZugFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen geeignet ist. Eine ZugFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen:

1. Ein PDF-Dokument im Format PDF/A, das der Empfänger wie eine normale Rechnung lesen kann.
2. Eine XML-Datei, die im PDF eingebettet ist und maschinell ausgelesen werden kann.

Diese Hybridlösung ist besonders praktisch, weil sie sowohl die rechtlichen Anforderungen an die Lesbarkeit durch Menschen erfüllt als auch die Vorteile der maschinellen Verarbeitung bietet,

Warum diese Umstellung?

Der Hauptgrund für die Einführung der E-Rechnungspflicht ist die Steigerung der Effizienz und die Bekämpfung von Steuerbetrug. E-Rechnungen ermöglichen es Finanzbehörden, Transaktionen schneller und präziser zu überwachen, was das Risiko von Steuerhinterziehung verringert. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von automatisierten Prozessen und einer höheren Transparenz.

Was sollten Unternehmen tun?

• Vorbereitung der IT-Infrastruktur: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erzeugen, zu versenden und zu empfangen.
• Schulungen für Mitarbeiter: Mitarbeiter, die mit Rechnungen arbeiten, sollten mit den neuen Prozessen und Formaten vertraut gemacht werden.
• ZugFeRD nutzen: Unternehmen, die ein hybrides Format bevorzugen, können ZugFeRD nutzen, um die Umstellung zu erleichtern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung ist. Unternehmen sollten sich rechtzeitig darauf vorbereiten, um die Vorteile voll ausschöpfen zu können und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

(lb/Eldicon)