Thought Leadership
Mit dem Wandel der digitalen Landschaft müssen Unternehmen ihre Business Kommunikation strategisch neu ausrichten, um Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten.
2025 dürfen Unternehmen sich in Sachen Business Kommunikation auf große Herausforderungen einstellen. Der Fachkräftemangel hält unvermindert an, der Kostendruck steigt, Compliance-Anforderungen werden mehr und komplizierter und Cyberangriffe gehen mit immer raffinierteren Methoden vonstatten, sodass die Bedrohungslage weiterwächst. Unternehmen müssen daher klug in ihre IT-Strategie investieren. Die digitale Transformation eröffnet immense Chancen, die Herausforderungen zu meistern und die geschäftskritische Kommunikation sicher und effektiv zu gestalten.
Fünf zentrale Trends werden im kommenden Jahr die Business-Kommunikation maßgeblich prägen: von der verstärkten Automatisierung und einem gezielten Einsatz künstlicher Intelligenz bis hin zu Lösungen für hybride Cloud-Welten, umfassenden Sicherheitsstrategien und der Umsetzung komplexer regulatorischer Vorgaben. Retarus beleuchtet diese Schlüsseltrends und zeigt praxisnahe Ansätze, wie Unternehmen nicht nur Effizienz und Sicherheit steigern, sondern auch die Grundlage für langfristige Wettbewerbsfähigkeit schaffen können.
#1 Automatisierung
In der aktuellen wirtschaftlichen Lage stehen Unternehmen unter immensem Kosten- und damit einhergehenden Effizienzdruck. Gleichzeitig verschärft der Fachkräftemangel die Situation: Allein 2024 verlor die deutsche Wirtschaft Produktionskapazitäten im Wert von 49 Milliarden Euro, wie das Institut der deutschen Wirtschaft ermittelte. Eine Automatisierung von Arbeitsabläufen ist daher unverzichtbar.
Innovative Produkte fördern gezielt die Digitalisierung und Automatisierung, um schlankere und effizientere Prozesse zu ermöglichen. Dazu zählen Lösungen, die sämtliche Integrationsszenarien entlang der Supply Chain – dem Kern jedes Unternehmens – umsetzen. Darüber hinaus ermöglicht ein ungebrochener Trend zu Cloud-Technologien und standardisierten Schnittstellen (APIs) einen effizienteren Betrieb moderner Kommunikationslösungen. Dazu gehört die Migration zu Cloud-basierten Kommunikationslösungen ebenso wie die automatisierte Erfassung unstrukturierter Daten und ihre Umwandlung in strukturierte Daten unabhängig davon, ob sie per E-Mail, Fax, oder PDF eingehen. Diese Ansätze senken Kosten nachhaltig und stärken die Wettbewerbsfähigkeit.
#2 Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation. Doch angesichts der Vielzahl verfügbarer KI-Lösungen herrscht oft Unsicherheit darüber, ob und in welchen Bereichen der Einsatz tatsächlich sinnvoll ist. Unternehmen sollten bei der Auswahl einer KI-Lösung für die Geschäftskommunikation daher stets den konkreten Anwendungsfall im Blick behalten. Der Einsatz von KI ist nur dort sinnvoll, wo sie messbaren Mehrwert schafft.
Ein Beispiel ist die Dokumentenverarbeitung: Multimodale KI-Lösungen für Intelligent Document Processing ermöglichen eine effiziente Bearbeitung geschäftskritischer Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine. Technologien wie Deep Learning, Natural Language Processing (NLP) und Computer Vision sorgen dabei für eine präzise und leistungsstarke Automatisierung mit überdurchschnittlichen Ergebnissen.
#3 Sicherheitsrisiken
Der BSI-Lagebericht 2024 zeigt, dass die Bedrohungslage im Cyberraum weiterhin angespannt bleibt. Cyberangriffe nehmen nicht nur zu, sondern werden durch den Einsatz künstlicher Intelligenz zunehmend raffinierter. Zusätzlich stellen die Professionalisierung von Cyberkriminellen und neue regulatorische Vorgaben wie der Cybersecurity Act und der Cyber Resilience Act Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen. Unternehmen sollten daher 2025 ihr Risikound IT-Sicherheitsmanagement überprüfen und gegebenenfalls ausbauen – insbesondere im Bereich der geschäftskritischen Kommunikation. Sichere, transparente und Compliance-konforme Lösungen sind unverzichtbar.
Moderne Komplettlösungen für die E-Mail-Kommunikation können den besonderen rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen von Unternehmen gerecht werden und bieten umfassenden Schutz vor ausgefeilten Cyber-Angriffen. Gleichzeitig entlasten die so genannten Enterprise-E-Mail-Lösungen die IT-Abteilung. Leistungsstarke Analyse- und Reporting-Tools ermöglichen Administratoren einen Echtzeit-Überblick über verarbeitete Dokumente. Idealerweise kombinieren solche Lösungen umfassende E-Mail-Security mit flexiblen Verschlüsselungs- und Archivierungsoptionen. Für den Ernstfall sollte zudem eine E-Mail-Continuity-Lösung integriert sein, die eine unterbrechungsfreie Kommunikation auch bei Security-Vorfällen oder IT-Ausfällen sicherstellt.
Moderne Lösungen für die digitale Geschäftskommunikation bieten Transparenz, Kontrolle und Compliance auf höchstem Niveau.
Yvonne Kaupp, Retarus
#4 Hybride Cloud-Welten
Viele Unternehmen nutzen mittlerweile Microsoft 365 oder andere Cloud-Dienste für ihre E-Mail-Kommunikation. Die Migration global verteilter, heterogener oder teils veralteter On-Premises-Systemlandschaften in die Cloud ist jedoch oft komplex. Insbesondere hybride E-Mail-Infrastrukturen im Enterprise-Umfeld erfordern zusätzliche Add-on-Dienste, um eine sichere und zuverlässige Kommunikation sowie einen unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb sicherzustellen. Dadurch steigt auch der Verwaltungsaufwand für solche Systeme.
Eine leistungsstarke Lösung, die in komplexen, hybriden Infrastrukturen nahtlos funktioniert, ist daher unverzichtbar. Sie sollte alle wichtigen Mail-Kategorien wie User Traffic, transaktionale E-Mails und Marketing-Automatisierung abdecken. Gleichzeitig müssen fortschrittliche Sicherheitsfunktionen sowie effiziente Tools für Routing, Reporting und Traffic Management integriert sein. Ergänzend bieten Enterprise-Services wie Verschlüsselung und E-Mail-Archivierung einen umfassenden Schutz. Mit einer ganzheitlichen Lösung aus einer Hand profitieren Unternehmen von höchster Zuverlässigkeit, Transparenz und einer reibungslosen E-Mail-Zustellung – und garantieren so einen sicheren und effizienten E-Mail-Verkehr.
#5 Compliance-Anforderungen
Unternehmen müssen neue Technologien bewusst und verantwortungsvoll einsetzen – sowohl bei der Anwendung als auch bei strategischen Investitionen. Dies schließt die Einhaltung neuer gesetzlicher Vorgaben wie E-Invoicing, NIS2, DORA und dem Digital Services Act (DSA) ein. Diese Regularien verpflichten Unternehmen, höchste Standards in den Bereichen Sicherheit und Datenschutz zu erfüllen.
Moderne Lösungen für die digitale Geschäftskommunikation bieten Transparenz, Kontrolle und Compliance auf höchstem Niveau. Mit klar definierten Service Level Agreements (SLAs) gewährleisten sie die Einhaltung strenger Vorgaben und schaffen gleichzeitig eine stabile Grundlage für Datenschutz und Governance. Durch den Einsatz solcher Lösungen können Unternehmen nicht nur den wachsenden regulatorischen Anforderungen gerecht werden, sondern auch Vertrauen und Sicherheit im Umgang mit neuen Technologien fördern.
