Unordentlicher Kühlschrank zu Hause = Datenchaos im Büro?

Ob schnell abgelegte Dateien auf dem Desktop, Ordner mit sensiblen Informationen auf einem USB-Stick oder in der Cloud gespeicherte Firmendokumente – der in Büros anfallende digitale Datenmüll beziehungsweise das verstärkt vorherrschende Datenchaos wird für Unternehmen zunehmend zum IT-Sicherheitsrisiko. 

• Kaspersky-Studie: 82 Prozent sehen direkten Zusammenhang
• Mangelnde Datenhygiene der Mitarbeiter erhöht Cyberbedrohungsrisiko  von Unternehmen
• Unter digitalem Datenmüll oder Datenchaos („Digital Clutter“) versteht man Dateien, Dokumente und Einzeldaten, die von Mitarbeitern im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erstellt, bearbeitet, verwaltet und letztendlich „herrenlos“ abgespeichert wurden.

So speichern laut einer aktuellen Studie von Kaspersky Lab 69 Prozent der deutschen Büroangestellten Arbeitsdokumente mit persönlich identifizierbaren oder sensiblen Daten ab. Auch sehen zwei Drittel (66 Prozent) nicht sich selbst, sondern in erster Linie die Führungs-, IT- oder Security-Abteilung in der Verantwortung, den Zugang zu E-Mails, Dokumenten und Dateien zu regeln. Fehlt der Überblick beziehungsweise die nötige Kontrolle darüber, welche Daten von einem Mitarbeiter verwaltet werden, können unbefugte Dritte – etwa Kollegen ohne entsprechende Zugriffsrechte, ehemalige Mitarbeiter oder Personen außerhalb des Unternehmens – Zugang zu sensiblen Informationen erhalten – mit möglichen finanziellen Folgen oder Reputationsverlust für das betroffene Unternehmen.

Die Kaspersky-Studie zeigt zudem einen direkten Zusammenhang zwischen menschlichen Gewohnheiten, wie beispielsweise der Ordnung im Kühlschrank, und dem persönlichen Umgang mit beruflichen Daten und Dokumenten auf. So schätzte 16 Prozent der befragten deutschen Büroangestellten den Inhalt ihres Kühlschranks als wenig bis überhaupt nicht strukturiert und organisiert ein und gab dasselbe auch für ihren Umgang mit gespeicherten Geschäftsdaten zu Protokoll.

„Da das Datenvolumen exponentiell zunimmt, sollten Geschäftsverantwortliche verstärkt auf Ordnerwüsten und das dadurch entstehende potenzielle Sicherheitsrisiko achten“, rät Maxim Frolov, Vice President of Global Sales bei Kaspersky Lab. „Natürlich lässt die Organisation des eigenen Kühlschranks keine automatischen Rückschlüsse auf ein korrektes Verhalten bezüglich Sicherheitsverletzungen zu. Strukturiertes Verhalten jedoch auch auf den Umgang mit digitalen Daten und Dokumenten zu übertragen, steigert die Widerstandsfähigkeit gegenüber Cyberbedrohungen definitiv. Deshalb müssen Mitarbeiter unbedingt darüber aufgeklärt werden, wie sie digitale Assets am besten verwalten. Darüber hinaus sollte ein einfacher, aber wirksamer Cyberschutz vorhanden sein, der die Komplexität nicht erhöht, sondern reduziert.“

Kaspersky-Tipps: Wider dem Datenchaos im Unternehmen

Ob aus Versehen oder in vollem Bewusstsein: um das durch nachlässige Mitarbeiter verursachte Datenchaos zu bereinigen – und einen geeigneten Umgang hinsichtlich nachvollziehbarer Speicherorte und klar definierter Zugangsrechte zu ermöglichen – empfiehlt Kaspersky Lab die folgenden Maßnahmen:

• Mitarbeiterschulungen zur Cybersicherheit vermitteln praktische Fähigkeiten für die tägliche Arbeit, etwa mittels der Kaspersky Automated Security Awareness Platform.
   
• Das Personal sollte immer wieder daran erinnert werden, wie wichtig es ist, die Grundregeln der Cybersicherheit zu befolgen. Auch um bereits erlernte Fähigkeiten nicht wieder zu verlieren. Dies kann beispielsweise durch Poster mit Tipps im Büro erreicht werden.
   
• Regelmäßige Backups wichtiger Daten zur Sicherung von Unternehmensinformationen sowie Aktualisieren von IT-Geräten und -Anwendungen zur Vermeidung bisher nicht-gepatchter Schwachstellen.
   
• Einsatz einer Sicherheitslösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine einfache Verwaltung mit einem umfassenden Portfolio bewährter Schutzfunktionen kombiniert – wie Kaspersky Endpoint Security Cloud.

Weitere Informationen:

Der vollständige Bericht „Digitalen Datenmüll aus dem geschäftlichen Alltag verbannen“ sowie passendes Bildmaterial ist hier abrufbar.

www.kaspersky.com/de