Schludern mit Mails kann schnell teuer werden

Die meisten Menschen belassen ihre elektronischen Unterlagen in ihren E-Mails. Nur knapp die Hälfte der Befragten speichert Rechnungen und andere Dokumente an einem anderen Ort, etwa auf der Festplatte oder in der Cloud, wie eine Umfrage unter 300 Personen von Matt Balogh von der University of New England zeigt.

Ärger mit Abos und Finanzamt

“Die meisten von ihnen kamen aus Australien, aber wir erhielten auch Antworten aus anderen Ländern, wie dem Vereinigten Königreich, den USA, der Schweiz, Portugal und anderen Ländern”, so Balogh. Diejenigen, die ihre E-Mail-Verwaltung schludern lassen, berichten von Problemen wie verfallenen Kfz-Zulassungen, Abos, die sie vergessen haben zu kündigen, und steuerliche Nachteilen, weil sie Ausgabenbelege nicht finden konnten. Andere vergaßen Rechnungen zu bezahlen und mussten Mahngebühren berappen oder erhielten keine Kredite, weil die Unterlagen nicht beizubringen waren.

Die Ergebnisse zeigen auch, dass nur die Hälfte der Befragten, die all ihre E-Mails im Posteingang belassen, mit ihrer Aktenverwaltung zufrieden sind, verglichen mit 71 Prozent der Befragten, die ihre E-Mails in Ordnern sortieren. Von denen, die ihre Unterlagen in der Cloud speichern – beispielsweise bei Google Drive, iCloud oder Dropbox – sind sogar 83 Prozent mit der Verwaltung ihrer Unterlagen zufrieden.

Genaue Formulierung essenziell

Auf der Grundlage der Antworten hat Balogh drei Hauptprobleme identifiziert, wenn alle E-Mails im Posteingang verbleiben: Erstens können die Benutzer den Überblick über die Aufgaben verlieren, die erledigt werden müssen. Zweitens muss der User genau wissen, wonach er suchen muss. Will er oder sie beispielsweise eine Spendenquittung finden, muss die genaue Bezeichnung der Organisation in die Suche eingegeben werden. Ist auch nur ein Buchstabe falsch, gibt es kein Ergebnis.

Drittens werden viele Rechnungen und Kontoauszüge nicht als Anhänge gesendet, sondern als Hyperlinks. Wenn man die Bank oder einen anderen Dienstleister wechselt, kann es sein, dass diese Hyperlinks zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr zugänglich sind. Auch fehlende Gehaltsabrechnungen eines früheren Arbeitgebers können zu Problemen mit dem Finanzamt führen, heißt es.

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