Wie können Online-Meetings verbessert werden?

Virtuelle Meetings sind in vielen Unternehmen inzwischen die Norm. Das bedeutet aber leider nicht, dass sie auch angenehm sind. Oft werden langweilige Präsentationen gezeigt, die Teilnehmer sprechen in Diskussionen alle gleichzeitig oder gar nicht und viele versuchen zeitgleich andere Aufgaben zu erledigen. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter langweilen sich und nehmen kaum etwas Sinnvolles mit. Für James Micklethwait, Vice President Kahoot! at Work bei Kahoot!, ist es deshalb dringend an der Zeit, dass Unternehmen ihre Online-Meetingkultur überdenken.

Wer kennt die Situation nicht: Man sitzt in einem virtuellen Meeting und sieht, wie die Augen eines Kollegen scheinbar zwischen verschiedenen Fenstern hin und her wandern oder er so konzentriert auf etwas schaut, dass es sich dabei vermutlich nicht (nur) um die Präsentation des Meetings handelt – vorausgesetzt natürlich, seine Kamera ist überhaupt eingeschaltet. Keine Frage, die Möglichkeit, Meetings per Videokonferenzsoftware abzuhalten, ist praktisch und ein wesentlicher Faktor dafür, dass Remote Work in vielen Unternehmen mittlerweile etabliert ist. Gleichzeitig kann die zunehmende Verlagerung von Treffen in den virtuellen Raum aber auch negative Auswirkungen haben.

Meeting-Hürden: Arbeitsverdichtung, Stress, fehlende Aufmerksamkeit

Dazu gehört – wie in der oben beschriebenen Situation – die Tatsache, dass Arbeitnehmer oft dazu tendieren, nebenbei andere Aufgaben zu erledigen. Dies liegt sicherlich zum Teil daran, dass es so leicht ist, neben dem eigentlichen Meeting noch andere Fenster auf dem Computer zu öffnen, um etwas zu lesen oder schnell eine E-Mail zu beantworten – letzteres trifft auf 45 Prozent der Angestellten zu.

Die zunehmende Arbeitsverdichtung gepaart mit einem vielerorts hohen Fachkräftemangel sorgt jedoch auch dafür, dass Angestellte häufig all ihre Aufgaben nicht in der regulären Arbeitszeit erledigen können und sich in Calls dann am Multitasking versuchen. Doch dieser Ansatz ist zum Scheitern verurteilt: Wie gut kann man wirklich einer Präsentation oder Diskussion folgen – geschweige denn sich beteiligen –, wenn man gleichzeitig zum Beispiel eine E-Mail schreibt? Die Aufmerksamkeit liegt auf einer der beiden Aufgaben, worunter die andere leidet.

Doch es ist nicht allein die Fülle an Aufgaben, aufgrund derer Mitarbeiter nicht mit voller Aufmerksamkeit an Meetings teilnehmen. So zeigt eine Analyse von Kahoot!, dass sich ein beträchtlicher Teil der Angestellten während Online-Trainings (35 Prozent), virtuellen Präsentationen (32 Prozent) und virtuellen Meetings (31 Prozent) oft langweilt. Und wer sich langweilt, hört nicht aufmerksam zu, beteiligt sich nicht oder weniger und ist mehr geneigt, nebenbei andere Aufgaben zu erledigen.

Klare Strukturen schaffen und interaktive Elemente integrieren

Führungskräfte sollten diese Erkenntnisse nicht ignorieren, sondern sich überlegen, inwieweit sie ihre Arbeitsweise und Unternehmenskultur anpassen können. Denn auf Dauer ist dieser Zustand nicht tragbar. Hierbei geht es zum einen darum, wie man die Arbeitslast für die Mitarbeitenden verringern kann: Braucht man beispielsweise mehr Personal, müssen Aufträge abgesagt oder Prozesse vereinfacht werden? Hierfür gibt es kein allgemeingültiges Patentrezept, stattdessen werden Unternehmen individuelle Lösungen finden müssen.

Sie können aber zum anderen generell daran arbeiten, ihre Meetingkultur zu verbessern. Zunächst sollten sich diejenigen, die ein Meeting einstellen, fragen, ob dieses tatsächlich notwendig ist. Manchmal reicht auch eine E-Mail aus, um Updates zu geben oder Aufgaben zu verteilen. Findet ein Meeting statt, kann zudem eine Agenda helfen, es zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle Punkte besprochen werden, ohne den angesetzten zeitlichen Rahmen zu sprengen. Daneben kommt es aber auch darauf an, wie Inhalte verpackt und vermittelt werden. Das gilt gleichermaßen für Meetings wie für digitale Trainings. Um diese ansprechender und inklusiver zu gestalten und somit das Engagement unter den Mitarbeitenden zu erhöhen, können digitale Tools helfen, die Gamification-Elemente integrieren. 

Gerade jüngere Beschäftigte der Generation Z wünschen sich laut dem Kahoot! Report reichhaltigere und interaktivere Formate, die gerne auch eine Art freundschaftlichen Wettbewerb integrieren können. Entsprechend sollten Präsentationen nicht nur visuell ansprechend sein – also neben Text auch Bilder, Videos oder GIFs zeigen – sondern auch Möglichkeiten für die Mitarbeitenden bieten, sich zu beteiligen.

Beispielsweise bieten sich Wortwolken an, um am Anfang die Stimmung unter den Teilnehmern zu ergründen oder ihre Gedanken zu einem konkreten Thema zu sammeln. Diese Erkenntnisse können dann in den Rest des Meetings einfließen. Und auch für Brainstormings bietet es sich an, auf digitale Tools zurückzugreifen, bei denen die Teilnehmer leicht ihre Ideen notieren können. Dies kommt gerade auch den ruhigeren Mitarbeitenden zugute, die in solchen Runden seltener ihre Gedanken teilen. Im Anschluss können sich Diskussionen ergeben, deren Ergebnisse sich ebenfalls direkt und für alle sichtbar festhalten lassen. Das kann besonders hilfreich sein, wenn es darum geht, direktes Feedback der Teilnehmenden einer Session zu sammeln. 

Um den kompetitiven Aspekt zu integrieren und die Aufmerksamkeit zusätzlich zu erhöhen, bieten sich auch Wissens- und Schätzfragen sowie Rätsel an – entweder immer mal wieder zwischendurch oder am Ende der Präsentation. Ein solches Element liegt sicherlich bei Trainings nahe, um das gerade Gelernte zu überprüfen, kann aber auch in anderen Präsentationen dafür sorgen, dass die Teilnehmer engagierter dabei sind.

Engagement fängt an oberster Stelle an

Ein solcher Wandel hin zu einer aktiveren Meetingkultur hängt allerdings von einigen Faktoren ab: So müssen die Verantwortlichen entsprechende Tools bereitstellen, mit denen Präsentationen und Trainings aufgelockert werden können. Es sollte nicht in die Verantwortung der einzelnen Mitarbeitenden fallen, entsprechende Anwendungen zu suchen oder gar selbst zu bezahlen, wenn sie für die Arbeit gedacht sind.

Gleichzeitig sollten Führungskräfte als Beispiel vorangehen und ihre eigenen Präsentationen interaktiver gestalten – vorausgesetzt, Thema und Publikum lassen dies zu. Sinnvoll kann es zudem sein, das Engagement der Mitarbeitenden bei solchen Präsentationen oder Trainings zu messen oder zumindest genauer darauf zu achten, ob sie sich tatsächlich mehr beteiligen und dies auch auf alle Mitarbeiter zutrifft. Ist dem nämlich nicht so, braucht es vielleicht andere partizipative Komponenten oder Tools.

Grundsätzlich aber ist der Einsatz von Anwendungen empfehlenswert, um nicht nur Präsentationen interessanter zu gestalten, sondern dadurch auch den Mehrwert für die Teilnehmer zu erhöhen. Und davon profitiert am Ende das Unternehmen, denn die Mitarbeitenden nehmen Informationen und Wissen besser auf und können es dann schneller anwenden oder informierte Entscheidungen treffen.