Thought Leadership
Der Schlüssel zu einer soliden Automatisierungsstrategie ist die Prozessautomatisierung. Welche fünf Stufen Unternehmen durchlaufen müssen, um bereit für die Automatisierung zu sein, erklärt Gert-Jan Wijman, Vice President Europa, Mittlerer Osten und Afrika bei Celigo.
Zu viele Anwendungen, zu wenig Information
Software as a Service (SaaS) ist überall. Das zweite Jahrzehnt der Digitalisierung in Unternehmen hat in den letzten drei Jahren einen ordentlichen Sprung nach vorne gemacht: Kontaktbeschränkungen, Infektionsschutz, Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle haben die Umstellung zu automatisierten Unternehmensprozessen noch einmal deutlich vorangetrieben.
SaaS-Anwendungen sind einfach einzurichten, unkompliziert zu nutzen und in der Lage, wichtige Einzelprozesse effektiv zu automatisieren. Viele Unternehmen setzen dazu auf einen sogenannten „Best of Breed“-Modell: Für jeden Bereich und jedes spezifische Problem wird die beste Anwendung auf dem Markt herausgesucht und in die firmeninterne IT-Struktur integriert. Was zunächst nachvollziehbar klingt, kann sich schnell als Problem für Mitarbeitende, Fachabteilungen und Kunden erweisen – und Unternehmen viel Geld kosten.
Denn wenn jede Abteilung separate und hochspezialisierte Anwendungen einsetzt, wächst die Anzahl der Datensilos in einem Unternehmen. Problematisch ist das insbesondere deswegen, weil viele SaaS-Anwendungen zentral für wichtige Geschäftsprozesse sind: So verarbeitet ERP beispielsweise Buchhaltungs- und Kundendatensätze, CRM ist für Verkaufs- und Interessentendatensätze zuständig und HCM über Mitarbeiter- und Einstellungsdatensätze. Daten also, die ausgetauscht und wechselseitig verarbeitet werden müssten. Das geht aber nicht, wenn die verschiedenen Einzelanwendungen nicht miteinander kommunizieren können. Es entstehen Engpässe in Geschäftsprozessen, die sich über mehrere Teams und Anwendungen erstrecken. Als Reaktion darauf erstellen einzelne Mitarbeiter möglicherweise Tabellenkalkulationen, tauschen Daten per E-Mail aus oder führen andere manuelle Prozesse durch, um Informationen weiterzugeben. Dieser Aufwand bindet nicht nur Ressourcen, sondern kann auch zu kostspieligen Fehlern, mangelnder Transparenz, Verlangsamung und Sicherheitsproblemen für das gesamte Unternehmen führen.
Der Weg aus dem Dickicht: Ein Automatisierungsfahrplan
Eine Sinnvolle Automatisierungsstrategie braucht vor allem eines: Gute Planung und treffende Analysen. Welchen Bedarf gibt es? Wo liegen die Schmerzpunkte? Was steht auf dem Spiel und wo steht das Unternehmen eigentlich gerade?
Um eine unternehmensweite Prozessautomatisierung zielführend einzusetzen, sollten Unternehmen zunächst einen ganz grundlegenden Fahrplan aufstellen und sich dabei vier zentralen Themen widmen: Transparenz, Wirkungsgrad, Relevanz und Kostendeckung.
1. Transparenz: Welche relevanten Geschäftsprozesse gibt es?
Stellen Sie Geschäftsprozesse und bereits verwendete SaaS-Anwendungen übersichtlich dar.
2. Wirkungsgrad: Welche Prozesse profitieren am meisten?
Identifizieren Sie langsame, ressourcenintensive Prozesse, die von einer Automatisierung profitieren würden.
3. Relevanz: Welche Daten sind am wichtigsten?
Identifizieren Sie Ihre kritischen Daten, die durch die Automatisierung 100 Prozent genau und zeitnah sein müssen.
4. Kostendeckung: Wo liegt der Return of Investment (ROI)?
Berechnen Sie die Investitionsrendite für Automatisierung und Automatisierung.
Die fünf Schritte zur Automation Maturity
Selbst mit dem besten Fahrplan geht eine Umstellung zur unternehmensweiten Automatisierung nicht von heute auf morgen. Unternehmen müssen einen Reifeprozess durchlaufen, um nicht den Weg ins SaaS-Chaos einzuschlagen – sie werden nach und nach „erwachsen“. Auf dem Weg zur „Automation Maturity“ durchlaufen Unternehmen fünf zentrale Schritte und werden nach und nach immer effizienter: Während beispielsweise das Buchhaltungsteam eines jungen Unternehmens die Ausgabenberichterstattung langsam über E-Mail, Tabellenkalkulationen und Papierschecks abwickelt, verfügen reifere Buchhaltungsteams über vollautomatische Systeme mit Echtzeit-Dashboards, die Einblicke in die Gesamtausgaben der einzelnen Abteilungen bieten.
Stufe 1: Ad-hoc
In dieser Anfangsphase sind manuelle Prozesse im Unternehmen noch der Regelfall – selbst wenn es schon vereinzelte SaaS-Anwendungen gibt. Die Automatisierungen sind jedoch noch sporadisch und ausschließlich am konkreten Schmerzpunkt und am spezifischen Einzelfall orientiert. Getrieben wird die Automatisierung von einzelnen Anwender*innen, die damit ausschließlich ihre eigenen Probleme auf einer bedarfsgerechten Basis lösen.
Stufe 2: Entwicklung
Während der Entwicklungsphase beginnen Unternehmen damit, nach und nach einige grundlegende SaaS-Anwendungen zu integrieren.
Das Problem: An diesem Punkt folgen die meisten Automatisierungen noch einem rein operativen Gedanken. Die Anwendungen werden also reaktiv eingesetzt, je nach Einzelfall und je nach Einzelbedarf – ohne die Strategie ganzheitlich zu denken. Dadurch entsteht ein Konglomerat aus nativen oder Punkt-zu-Punkt-Automatisierungen, meist von verschiedenen Herstellern und Anbietern. Die Gefahr, in ein ineffizientes Best-of-Breed-Modell zu rutschen, ist hier besonders hoch – ein Albtraum im Hinblick auf Wartung, Übersichtlichkeit und (DSGVO-)Compliance.
Stufe 3: Zentralisierung
An diesem Punkt beginnen Unternehmen, ihre Ressourcen zu zentralisieren. Die IT- und Fachabteilungen bauen eigenständig Prozesse und Automatisierungen auf. Ganz entscheidend: Die Strukturen entstehen abteilungsübergreifend und unternehmensweit. Bedeutet: Verschiedene Teams arbeiten gemeinsam daran, die bestmögliche Automatisierungslösung zu finden – oder zu entwickeln. Externe SaaS-Anwendungen dienen an diesem Punkt nur noch dazu, die internen Strukturen zu unterstützen.
Dies ist der Zeitpunkt, an dem eine Automatisierungsplattform (iPaaS) in Betracht gezogen werden sollte. Denn: Der Bedarf an Automatisierung steigt jetzt exponentiell. SaaS-Automatisierung je nach Einzelfall kostet Zeit – für die Implementierung wie auch für die Wartung der Einzelanwendungen. Mit einer iPaaS-Lösung wie etwa der Integrationsplattform von Celigo fällt dieser Aufwand weg: Die IT-Abteilung kann Automatisierungsprobleme im gesamten Unternehmen zentralisiert über eine Plattform angehen, die die Produktivität ihrer technischen Ressourcen maximiert und die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse und die Integration von Daten im gesamten Unternehmen ermöglicht – was die Möglichkeit einer beliebigen Skalierung eröffnet.
Stufe 4: Optimierung
Haben Unternehmen eine Automatisierungslösung eingeführt, beginnt die Optimierungsphase: IT-Abteilung und Fachanwender*innen haben Zugang zu der Automatisierungsplattform und können eigene Automatisierungen vornehmen. Mit einer iPaaS-Lösung wie der von Celigo können sowohl Mitarbeitende ohne vertiefte IT-Kenntnisse (sogenannte „citizen integrators“) als auch fachlich versierte Mitarbeitende („automation professionals“) Prozesse aus ihren Abteilungen integrieren, verwalten und pflegen, weil im richtigen iPaaS-Modell Programmierkenntnisse dazu wegen eines low-code-Ansatzes nicht erforderlich sind. Während die Fachabteilungen ihre Automatisierungen nach Bedarf selbst vornehmen, kann sich das IT-Team um geschäftskritische Automatisierungen kümmern, die abteilungsübergreifende Bedeutung haben – etwas weil sie Ressourcen und zentrale Geschäftsanwendungen betreffen.
Stufe 5: Empowerment
„Automation first!“ lautet das Motto für Unternehmen, die an diesem Schritt angekommen sind. An diesem Punkt können Unternehmen auf einen soliden und individuell auf ihre Bedürfnisse angepassten Automatisierungsfahrplan zurückgreifen und ihn als zentrales Instrument zur Automatisierung von Prozessen nutzen.
Und das Wichtigste: Alle Mitarbeitenden aus allen Fachabteilungen sind an diesem Punkt in der Lage, aktiv an der Verbesserung der Geschäftsprozesse teilzunehmen – der Zugang zu Technologie ist demokratisch geworden. So entstehen sogenannte „Centres of Excellence“ – das Gegenteil von Bottlenecks – mit denen eine grundlegende Veränderung der Aufgaben der IT-Abteilung einhergeht: Modelle, bei denen alle Mitarbeitenden Zugang zu den relevanten Unternehmensprozessen haben, verändern den Status der IT-Teams im Unternehmen – Sie befähigen nun andere, besser zu werden.
Unternehmen müssen dazu klären, in welcher der fünf Phasen man sich selbst gerade befindet – und dann Transparenz schaffen, die Wirkungsgrade der verschiedenen Prozesse klären, die Relevanz der einzelnen Anwendungen und Probleme beurteilen und den ROI berechnen. Zentral ist in jedem Fall das richtige Tool, um nicht im Dickicht eines reinen Best-of-Breed-Modells steckenzubleiben: eine flexible, leicht zu handhabende iPaaS-Lösung.
