Ohne Usability kein New Work

New Work gilt als das Trendthema der Arbeitswelt, dem sich mehr und mehr Unternehmen annehmen. Welchen Einfluss üben Usability sowie User Experience auf die neuen Arbeitskonzepte aus?

Open-Space-Büros, der Sechs-Stunden-Tag oder die Vier-Tage-Woche – Begrifflichkeiten, die häufig in Bezug auf neue Arbeitsformen fallen. Sie gewinnen in schnelllebigen digitalen Zeiten immer mehr an Bedeutung. Laut einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung EY wünschen sich mehr als sechzig Prozent der rund 16.000 weltweit Befragten einen Ausbau der Technologien in ihrem Unternehmen sowie eine Ausweitung von Homeoffice-Möglichkeiten.

New Work bietet hier einen Ansatz, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten des Tagesablaufes vorzunehmen sowie ortsungebundenes Arbeiten zu ermöglichen. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung entwickelt sich die Geschäftswelt immer weiter in diese Richtung, befindet sich allerdings erst am Anfang eines agilen und individualisierten Arbeitswesens. Um die Erwerbstätigen auf dem Weg dieser Entwicklung nicht alleinzulassen, darf Technik – die die Ausübung eines Berufes unterstützend begleiten soll – keine zusätzliche Belastung darstellen. Sie soll die Menschen in erster Linie entlasten, nicht durch eine unverständliche Bedienbarkeit Verwirrung stiften. Allerdings müssen Unternehmen zunächst die technischen Voraussetzungen erfüllen, um sich veränderten Bedingungen anzupassen und New Work in Zukunft vollends in das Tagesgeschäft aufnehmen zu können.

Laptop auf und los

Flexibles Arbeiten ist immer auch an die Umgebung gebunden. Vom Smartphone in Echtzeit rüber auf den Computer, aus dem Büro, Homeoffice oder von unterwegs – das funktioniert nur, wenn die technischen Gegebenheiten dafür sorgen, dass sich ohne großen Einrichtungsaufwand direkt mit der Arbeit beginnen lässt. Ziel muss es sein, eine ideale Arbeitsatmosphäre zu etablieren – ungeachtet des Arbeitsorts und der individuellen Zeiteinteilung. Zum Start in den Arbeitstag sollte es ausreichen, den Laptop aufzuklappen und sofort Einsatzbereit zu sein, ohne Probleme bei der Zusammenarbeit mit dem Team, durch die Arbeit in der Cloud. Standardmäßige B2B-Technik erweist sich allerdings häufig als Stolperfalle für den Einzelnen.

Diese soll durch automatisierte Anwendungen eigentlich entlasten, stößt bei vielen jedoch auf Verständnisprobleme. Um derartige Technik anwenden zu können, passiert es nicht selten, dass Mitarbeitende externe Schulungen belegen müssen. Erst dann verstehen und nutzen sie sie vollständig – ein typisches Beispiel dafür, wie es nicht laufen sollte. Die Technologie muss in erster Linie dafür sorgen, dass sich fließende Übergänge in jeglichen Prozessen einstellen. Wenn sie im täglichen Gebrauch unbemerkt im Hintergrund ihren Beitrag leistet, halten sich agile Teams nicht mit derartigen oftmals kräfteraubenden Technikproblemen auf, sondern können sich voll auf ihr eigentliches Aufgabenfeld konzentrieren. Positiv kann sich dieser Umstand ebenfalls auf die Zufriedenheit der agierenden Belegschaft auswirken, die durch die gewonnene Zeit – die die optimierte Prozessgestaltung mit sich bringt – konzentrierter arbeiten kann.

Konzentration auf das Ziel

Um für unterschiedliche Berufsfelder ein auf die Bedürfnisse ihrer Nutzer angepasstes und damit effizienzsteigerndes New-Work-Konzept zu etablieren, müssen Potenziale besonders unter den Gesichtspunkten einer gebrauchstauglichen User Experience & Usability erkannt sowie umgesetzt werden. Analysieren lässt sich dies am besten anhand der handelnden Personen selbst: Interviews mit Fachangestellten aus jeglichen Abteilungen, die den Fokus auf die individuelle Wahrnehmung des Einzelnen legen, helfen dabei, aktuelle Bedürfnisse zu identifizieren.

In einem zweiten Schritt lassen sich die aus der User Research gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um die technischen Gegebenheiten nach den Vorstellungen der Belegschaft anzupassen. Wie gebrauchstauglich sich Technik – die für ein agiles Arbeitskonzept von großer Wichtigkeit ist – erweist, lässt sich zudem mit Usability Testings ermitteln. Letztlich benötigt New Work Technologie, die es Berufstätigen durch alltagsgerechte Usability ermöglicht, sich auf das Ziel einer Tätigkeit zu konzentrieren, ohne sich dabei Nebenschauplätzen widmen zu müssen. Nur so gelingt es, die Potenziale von New Work vollends auszuschöpfen.“