ERP-Systeme für Kleinunternehmen

ERP-Systeme strukturieren und unterstützen die Geschäftsprozesse in vielen Unternehmensbereichen. Auch Kleinunternehmen sind häufig auf der Suche nach einem passenden System, wenn die vorhandenen IT-Systeme nicht mehr die aktuellen Anforderungen abdecken.

Aus diesem Grunde hat das Fraunhofer IML eine ERP-Markstudie für diese Zielgruppe durchgeführt.

Die Planung der Kapazitäten in einem Unternehmen stellt eine alltägliche und ganz wesentliche betriebliche Aufgabe dar, die üblicherweise mit einem ERP-System bewerkstelligt wird. Ein ERP-System ist eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware, die es ermöglicht, kaufmännische und technische Geschäftsprozesse in einem System standardisiert und integriert abzubilden. Darüber hinaus hat ein ERP-System üblicherweise die Aufgabe die Unternehmensressourcen in einem Betrieb zu verwalten, zu steuern, zu überwachen und zentral zu archivieren.

Unternehmen, die bereits ein ERP-System nutzen, beabsichtigen die Wirtschaftlichkeit ihrer betrieblichen Prozesse zu verbessern. So sollen Prozesse vereinfacht, transparenter und mit Hilfe digitaler Abläufe effizienter gestaltet werden. ERP-Systeme dienen ferner als zentrale Datenquelle, um Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung im Vertrieb, Einkauf, Produktion, Logistik und Finanzbuchhaltung zur Verfügung  zu stellen.

Nicht nur große und mittelstandsorientierte Unternehmen sind auf gute ERP-Systeme im strategischen und operativen Tagesgeschäft angewiesen. Auch kleine Betriebe können schnell eine Komplexität erreichen, die den Einsatz eines ERP-Systems zur Planung und Steuerung der Prozesse und Unternehmensressourcen notwendig macht. Folgende Ausgangssituationen führen in der Praxis häufig zur Notwendigkeit einer ERP-Ablösung oder -Einführung:

• wenn sich zunehmend Datensilos mit Auftrags- und wichtigen Stammdaten bilden und zu eingeschränkter Transparenz über Kunden, Artikel- und Lieferanteninformationen führen,
• wenn unterschiedliche Expertensysteme gleiche oder heterogene Daten bevorraten, die jedoch inhaltlich starke Zusammenhänge aufweisen,
• wenn die Planungsqualität schlecht ist und es viele Störungen im Auftragsdurchfluss gibt,
• wenn zunehmendes Datenvolumen in Hinblick auf die Unternehmensressourcen und Aufträge auf manuellem Wege kaum noch sicher bewältigt werden kann (z. B. manuelle Excel basierte Materialdisposition) oder 
• wenn systemseitig keine oder wenig Transparenz hinsichtlich des Auftragsabwicklungsprozesses und der zentraler Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung besteht.

Eine ERP-Auswahl ist komplex und für kleine Unternehmen eine Mammutaufgabe, die ohne Experten Know-How kaum zu bewerkstelligen ist. Häufig fällt es insbesondere kleinen Betrieben schwer, einen Überblick über in Frage kommende ERP-Systeme zu bekommen, zumal das Investitionsbudget bei kleinen Unternehmen häufig stark eingeschränkt ist. Der ERP-Anbietermarkt ist sehr groß, stark fragmentiert und für viele klein- und mittelständische Unternehmen ziemlich undurchsichtig. In Deutschland gibt es über 120 ERP-Produkte, die angeboten werden. Dazu gibt es unzählige ERP-Implementierungspartner auf dem Markt, die auf Basis der gängigen ERP-Lösungen spezifische ERP-Produkte mit Branchen Add-Ons als funktionale Ergänzung zu den Hauptlösungen anbieten. 

Das Fraunhofer Institut für Materialfluss und Logistik (IML) setzt hier an und bietet mit der Marktstudie: „ERP-Systeme für Kleinunternehmen“ eine Orientierungshilfe für Kleinunternehmen. Der Fokus der Studie liegt auf ERP-Herstellern und Anbietern und deren ERP-Produkten, die für Unternehmen mit weniger als 15 ERP-Usern grundsätzlich geeignet sind. Die Studie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es gibt natürlich auch weitere ERP-Lösungen auf dem Markt, die sich prinzipiell für kleine Unternehmen eignen. 

An der Studie haben 34 ERP-Anbieter teilgenommen. Darunter sind sowohl ERP-Hersteller als auch Vertriebspartner. Der Fokus lag neben allgemeinen Anbieter- und Systeminformationen auf den Grundfunktionen der Lösungen in folgenden Bereichen:

• Vertrieb
• Projekte
• Materialflussplanung
• Einkauf
• Lager
• Produktionsplanung und Produktion
• Finanz- und Rechnungswesen
• weitere Zusatzfunktionen

In der nachfolgenden Abbildung sind die Anbieter alphabetisch aufgeführt, die an der Marktstudie des Fraunhofer IML teilgenommen haben:

Um den Markt zu strukturieren, wurden die ERP-Anbieter u.a. anhand folgender Kriterien voneinander abgegrenzt:

• Unternehmensstandort
• Unternehmensgröße (auf Basis der Mitarbeiterzahl)
• Branchenausrichtung
• funktioneller Umfang

Aus der Analyse der Unternehmensprofile der ERP-Anbieter geht hervor, dass die Anbieter unterschiedliche Branchenausrichtungen haben. Einige bieten auf spezifische Branchen ausgerichtete Speziallösungen an. Andere ERP-Lösungen sind eher Generalisten und branchenübergreifend anwendbar. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die Branchenausrichtung der ERP-Produkte.  

In der Studie wurden ferner die Lizenzmodelle der Anbieter beleuchtet und hinterfragt, inwieweit die Lösungen gekauft oder gemietet werden können und welche Betreibermodelle (On-Premise, Hosting, Cloud-Betrieb) angeboten werden. 

Wesentliches Ergebnis der Gegenüberstellung des funktionalen Angebots der ERP-Anbieter, die an der Marktstudie teilgenommen haben, ist, dass die überwiegende Zahl der Lösungen die wesentlichen ERP-Funktionen in Vertrieb, Einkauf und der Logistik abdecken. Differenzierter ist das Bild im Bereich der Materialdisposition, insbesondere jedoch in der Produktion sowie in den ergänzenden Zusatzfunktionen. 

In eine Auswahlentscheidung sollten neben den funktionalen Anforderungen weitere, insbesondere auch weiche Faktoren einfließen bzw. berücksichtigt werden (z. B. Anbietersicherheit, Branchenerfahrung, Usability des Systems und eingesetzte Technologie). Die Selektion eines geeigneten Herstellers ist nicht trivial und eine Entscheidung von enormer Tragweite, da ein ERP-System durchschnittlich mindestens 15 Jahre eingesetzt wird. Wichtigste Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Auswahl und -Einführung ist eine fundierte Anforderungsanalyse, um die unternehmensspezifischen ggf. auch branchenspezifischen Anforderungen an das neue ERP-System zu identifizieren, zu dokumentieren und im Anbietermarkt (ggf. über ein ERP-Lastenheft und Ausschreibung) zu kommunizieren. Die Anforderungsanalyse ist nicht nur ein wichtiges Instrument, um zu beschreiben, was die neue betriebliche Softwarelösung leisten muss, sondern ein wesentlicher Baustein in dem Veränderungsprojekt im Unternehmen, denn letztendlich ist eine ERP-Einführung nichts anderes als das größte Change Projekt, was ein Betrieb durchführen kann.

Die Studie sollte hier zur Verfügung stehen.

Katharina Kompalka, Senior ERP-Consultant, Fraunhofer IML

Dietmar Ebel, Teamleiter ERP & Digital Design, Fraunhofer IML