Die richtige Strategie für mobiles Arbeiten 

Mobile Work ist seit Jahren auf dem Vormarsch. Aber erst 2020 kam der Durchbruch. Aller Voraussicht nach wird die Arbeit vom Home Office aus nun zum langfristigen Trend. Um auf lange Sicht Vorteile daraus zu ziehen, brauchen Unternehmen eine individuell zugeschnittene Strategie.

Ein fliegender Wechsel für Arbeitnehmer: Binnen Tagen wurden im Frühjahr 2020 viele Beschäftigte aus dem Büro ins Home Office geschickt. Was zuvor undenkbar war, kennt nun kein Zurück mehr. Denn ein Großteil der Betroffenen will auch in Zukunft flexibel bleiben, was den Arbeitsort angeht. Jeder zweite Berufstätige (49 %) war laut einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom im März zumindest anteilig im Home Office tätig. Zum Vergleich: Noch 2014 war es in rund 80 Prozent der Unternehmen überhaupt nicht erlaubt, vom Home Office oder von anderen Orten aus zu arbeiten. 

Gestärkt durch positive Erfahrungen, sehen auch Unternehmen im mobilen Arbeiten zunehmend Vorteile. Dazu gehören Einsparungen, die mit einem Rückgang des Bedarfs an Bürofläche und -ausstattung verbunden sind. Aber damit nicht genug: Unter dem Strich kann der Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten und Lernen zu einer Grundlage für tiefergreifende Change-Prozesse werden. Vertrauen in jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen Arbeit wird in Zukunft zu einem unabdingbaren Erfolgsfaktor – eine Entwicklung, die sich schon länger ankündigt und die nun an Dynamik gewinnt. Daraus resultieren Veränderungen im täglichen Miteinander und ein neues Verständnis von Führung. Denn auch die Kommunikation zwischen Chef und Mitarbeiter verändert sich.

Eine Strategie zum mobilen Arbeiten stellt fünf Punkte in den Mittelpunkt:

1. Technologische Infrastruktur schaffen

Um effizientes mobiles Arbeiten zu gewährleisten, ist eine technologische Infrastruktur notwendig, die dies unterstützt. Dazu gehört entsprechende Hardware, wobei sich die Frage stellt, ob Geräte seitens der Mitarbeiter genutzt werden können (Bring your own Device, BYOD-Ansatz) oder ob der Arbeitgeber etwa Laptop und Smartphone zur Verfügung stellt. Noch entscheidender ist die richtige Software: So helfen Projektmanagement-Tools bei der täglichen Zusammenarbeit im Team. Apps können die Kommunikation unterstützen. Auch das Netzwerken lässt sich verbessern: So ermöglichen es heutige Lösungen, neue Kontakte zu schaffen – virtuell und über Standorte hinweg. Dafür sind beispielsweise Tools geeignet, die Blind Dates zum Kaffee ermöglichen. Auf diese Weise lernen sich neue Kollegen rund um die Welt kennen. Solche ist Software nützlich, um Mitarbeiter im operativen Alltag zu unterstützen. Gleichzeitig braucht es etwas anderes: Mit dem mobilen Arbeiten verbunden ist auch ein Anstieg an IT-Risiken – etwa, sofern Mitarbeiter von extern auf das Firmennetzwerk zugreifen. Hier gilt es, potenzielle Bedrohungen zu erkennen und die Resilienz zu stärken. Sicherheitsstandards sollten auf Basis entsprechender Konzepte maximiert werden. 

2. Neue Informationspolitik notwendig

Mitarbeiter wollen auch im Home Office auf dem Laufenden bleiben. Wenn der persönliche Kontakt zurückgeht, müssen Unternehmen relevante Informationen auf anderen Kanälen zur Verfügung stellen. Dafür sind eine strategische Planung und eine neue Ausrichtung der Kommunikation erforderlich. Um Transparenz und Strukturen über Abteilungen hinweg zu gewährleisten, sollte jedoch eine zentrale Steuerung erfolgen. Interaktionspunkte können etwa über interne Social Networks verfügbar gemacht werden. Außerdem wird der virtuelle Austausch zwischen Einzelnen wichtiger. Dabei gilt es, sowohl die Kollegen vor Ort als auch die mobil tätigen einzubeziehen.

3. Persönlicher Kontakt und Vernetzung 

Der persönliche Kontakt mit den Kollegen ist das, was vielen im Home Office am meisten fehlt. Digitale Tools für Video Conferencing helfen dabei, diesen dennoch aufrecht zu erhalten – unabhängig davon, von wo aus der einzelne arbeitet. Damit darüber hinaus neue Verbindungen zwischen Kollegen hinweg entstehen können – auch über Abteilungsgrenzen hinweg – ist der Einsatz entsprechender Software-Lösungen zu prüfen, die das ermöglichen. Sind solche Blind Dates früher meist auf direktem Wege beim Mittagessen erfolgt, werden sie heute auf den virtuellen Raum verlagert. So können sich Kollegen für einen gemeinsamen Kaffee verabreden. Per digitalem Chat ist sogar eine Vernetzung über Standorte und Ländergrenzen hinweg möglich. Bei alledem gilt: Ideal ist eine Verbindung aus digitaler Interaktion und persönlichen Meetings. 

4. Messbare Ergebnisse rücken in den Vordergrund 

Weniger Kontrolle, mehr Freiheit: Nicht immer tun sich Führungskräfte mit dieser Maxime leicht. Sie befürchten, dass die Leistungsbereitschaft zurückgeht. Doch das Gegenteil ist der Fall. Wenn das Team komplett oder zu einem erheblichen Anteil mobil arbeitet, zählen Ergebnisse anstatt von Anwesenheitsstunden. Das führt zu einem Umdenken auf allen Seiten – und unter dem Strich zu mehr Vertrauen. Mitarbeiter und Führungskräfte konzentrieren sich auf das, was wirklich zählt. Allerdings: Wo der tägliche Kontakt fehlt, sind klar definierte KPIs nötig, um zu bewerten, wo Projekte stehen und welche Kollegen am Zug sind. Es braucht Technologien, die eine Messbarkeit ermöglichen.

5. Führung und Zusammenarbeit verändern sich

Neben der Frage, wie ein intensiver Kontakt zwischen den Mitgliedern aus Abteilungen und Projekt-Teams zu halten ist, geht es beim mobilen Arbeiten auch um Führung: Dabei gilt es, die neue Freiheit der Mitarbeiter verantwortungsvoll zu managen. Beratung und offener, transparenter Austausch sind gefragt. Kontrollmechanismen fallen weg, Vertrauen in die Mitarbeiter wird gestärkt. Und doch ist starke Führung gefragt: So steht das Management vor der Herausforderung, Strategien zielgenau zu vermitteln. Denn gerade wenn Mitarbeiter mobil arbeiten, brauchen sie Leitlinien im Hinblick auf zukünftige Perspektiven.