RPA: Wie Mitarbeiter Veränderungen akzeptieren lernen

Mit der digitalen Transformation und der immer stärkeren Implementierung von Software-Robotern stehen Unternehmen vor mehr als einer großen Herausforderung. Neben der technischen Umsetzung und dem Anpassen von Prozessen geht es nämlich auch darum, die eigene Belegschaft bei den Veränderungen mitzunehmen.

Dies ist selten leicht, denn Mitarbeiter reagieren bei umwälzenden Veränderungen häufig reserviert oder ablehnend – erst recht, wenn Roboter im Spiel sind. Wenn Sie als Unternehmer vor diesem Problem stehen, dann wundern Sie sich nicht. Solche Veränderungsprozesse durchlaufen standardmäßige Phasen, die ganz normal und sogar wichtig sind. Wir erklären Ihnen die entscheidenden Phasen.

Roboter als epochale Veränderung im Unternehmen

Umso größer eine Veränderung ist und umso mehr Menschen betroffen sind, umso heftiger fällt meist die kollektive Reaktion aus. Spielen Sie mit dem Gedanken, Software Roboter einzusetzen, so dürfte dies im ganzen Unternehmen hohe Wellen schlagen, zumindest aber in der betroffenen Abteilung für Unsicherheit oder Missgunst sorgen. Dabei geht es gar nicht so sehr darum, was explizit geändert wird. Menschen interpretieren gern viel in einen neuen Umstand hinein. Die Angst vor dem Jobverlust oder vor unzureichender Qualifikation spielt in diesem Kontext eine besondere Rolle. Daher fallen die emotionalen Reaktionen oft sehr stark aus.

Normale emotionale Reaktionen auf Veränderungen

Viele Unternehmer sind überrascht von der kalten Ablehnung, mit denen Mitarbeiter manchen Änderungen gegenüberstehen. Diese ist allerdings ganz natürlich. Menschen brauchen Konstanz und feste Strukturen. Alles Neue erschüttert sie und stellt zudem ihre jahrelange Leistung in Frage. Meist folgt aber schon nach kurzer Zeit eine rationale Einsicht in die Notwendigkeit der Veränderung. Ihre Mitarbeiter sehen, dass RPA und KI notwendige Modernisierungen sind und werden dies nach einer Übergangszeit auch emotional akzeptieren. Nicht selten folgt auf die Unsicherheit sogar eine Phase der Begeisterung. Das Personal will das Neue lernen und ausprobieren und sich von seinem Nutzen überzeugen.

Change Management Prozess in acht Stufen

Um Ihrem Personal dabei zu helfen, mit den Veränderungen der digitalen Transformation umgehen zu können, sollten Sie die acht Stufen des Change Management nach Havard Professor John P. Kotter berücksichtigen:

1. In der ersten Stufe sollten Sie eine Dringlichkeit erzeugen und überzeugend kommunizieren. Oft ist diese Dringlichkeit vom Wettbewerb auf dem Markt diktiert, manchmal auch von anderen Faktoren.
2. In der zweiten Stufe sollten Sie ein Führungsteam aufbauen, welches in der besagten Veränderung vorangeht. Diese Führungskräfte müssen natürlich glaubwürdig und integer sein.
3. In der dritten Stufe geht es darum, eine schlagkräftige Vision zu formulieren, wie es einmal werden soll.
4. Diese Vision wird in einer vierten Stufe kommuniziert und das Personal wird mit einbezogen.
5. In der fünften Stufe geht es darum, die Mitarbeiter dazu zu befähigen, die Veränderung mitzutragen. Das kann zum Beispiel durch Workshops, Weiterbildungen oder Einzelgespräche passieren.
6. In der sechsten Stufe sollten sich erste Erfolgeeinstellen, mit denen die Mitarbeiter motiviert werden, weiterzumachen. Diese Erfolge sollten unbedingt gut sichtbar gemacht werden.
7. Die siebte Stufe dient dazu, die Veränderungen weiter anzutreiben. Es gilt, Nachlässigkeiten zu verhindern, die sich oft nach den ersten Erfolgen einstellen.
8. Die achte und letzte Stufe beim Change Management Prozess verankert die Veränderung im Betriebsalltag und in der Unternehmensphilosophie.

Erfolg durch Kommunikation, Geduld und ausreichende Ressourcen

Veränderungen in der Digitalisierung passieren oft rasant und mit hohem Zeitdruck. Für die Integration ins Team ist das eine Erschwernis. Wir raten dazu, genügend personelle und zeitliche Ressourcen bereitzustellen, damit sich Ihr Personal mit neuen Technologien arrangieren kann. Eilig und ohne Vorankündigung von oben herab verordnete Maßnahmen scheitern nicht selten am Widerstand der Belegschaft. Der Schlüssel ist immer eine offene und transparente sowie rechtzeitige und regelmäßige Kommunikation. Schulen Sie Ihre Führungskräfte und lassen Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, sich mit den neuen Ideen anzufreunden. Sind Roboter und Co. erst akzeptiert, fällt jeder weitere Schritt in diesem Segment umso leichter.

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