Thought Leadership
Unternehmen streben nach einer modernen Fehlerkultur. Die Lösung: Der Einsatz von Robotic-Process-Automation (RPA) entlastet Mitarbeiter, schöpft deren Potenziale aus und kann außerdem wertvolle Zeit gewinnen sowie Kosten umgehen, die durch Fehler entstehen.
Irren ist menschlich, genau wie das Begehen von Fehlern. In diesem Sinne streben immer mehr Unternehmen nach einer modernen Fehlerkultur. Obwohl Missgriffe für einige Lernprozesse unabdingbar sind, lassen sie sich besonders bei repetitiven Aufgaben vermeiden. Indem Betriebe wiederkehrende Aufgaben von virtuellen Arbeitskräften ausführen lassen, geben sie ihren menschlichen Mitarbeitern mehr Freiraum für komplexere Anforderungen. „Durch den Einsatz von Robotic-Process-Automation (RPA) entlasten Unternehmen ihre Mitarbeiter, schöpfen deren Potenziale aus und können nebenbei auch wertvolle Zeit gewinnen sowie Kosten umgehen, die durch Fehler entstehen“, erklärt Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH.
Einmal nicht aufgepasst …
Fehler passieren meist unter Druck, zu ungewohnten Uhrzeiten, an langen Arbeitstagen oder bei repetitiven, monotonen Aufgaben. Es gibt aber auch Tage, an denen Mitarbeiter einfach nicht ganz bei der Sache sind – ob aus krankheitsbedingten Gründen oder weil sie eine private Angelegenheit beschäftigt. So kommt es zu Missgeschicken, von denen einige eher unbedeutende Folgen haben und andere wiederum großen Schaden anrichten. Schlimmstenfalls bleibt ein Projekt auf der Strecke und ein Kunde ist verärgert. Um dieses mögliche Szenario direkt zu vermeiden, können Unternehmen RPA einsetzen.
Softwaretools wie der e:Agent der meta:proc GmbH helfen unter anderem beim Umgang mit großen Aufgabenvolumina, die für eine menschliche Arbeitskraft manuell kaum oder nur unter hohem Zeitaufwand zu bewältigen sind. „Der Softwareroboter agiert dabei wie ein Mensch und hält bei der Durchführung eines Prozesses immer die vorab definierte Reihenfolge ein. Zum Beispiel kann er Programme und Dateien selbstständig öffnen, Daten erfassen, verarbeiten und schließlich abspeichern“, so Steiner. „Ein weiterer Vorteil: Softwareroboter sind, im Gegensatz zu ihren menschlichen Kollegen, nicht auf bestimmte Arbeitszeiten, Pausen oder Wochenenden angewiesen, sondern können Prozesse nach Bedarf bis zu 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche durchführen.“
Entlasten statt ersetzen
Zur Etablierung einer modernen Fehlerkultur zählt also auch das präventive Vermeiden von Missgriffen. Es gilt Mitarbeiter sowohl vor Überforderung als auch vor Unterforderung zu schützen. Überforderung tritt oft im Zusammenhang mit zu vielen Aufgaben in einer dafür zu knapp bemessenen Arbeitszeit auf, die Folge sind zahlreiche Überstunden und Stress. Unterfordert ist ein Mitarbeiter oft, wenn es um eintönige, repetitive Aufgaben geht, die nicht seiner eigentlichen Qualifikation entsprechen. Beide Szenarien, auch bekannt unter den Begriffen Burnout und Boreout, bilden Ursprünge für potenzielle Fehler und lassen sich frühzeitig vermeiden. Es ist möglich, RPA auf einen oder mehrere Geschäftsprozesse anzuwenden. Dabei erledigt die Software alle Aufgaben in kurzer Zeit sowie mit hoher Genauigkeit und Effizienz. Nach der Installation auf einem Client ahmt sie die Arbeitsschrittabfolge des vorgegebenen Prozesses als Oberflächensteuerung eins zu eins nach.
„Alle möglichen Arbeitsprozesse können so schnell und einfach implementiert, erweitert oder optimiert werden – ohne einen Ausbau der vorhandenen IT-Infrastruktur sowie die Einrichtung zusätzlicher Datenbanken oder Schnittstellen“, bestätigt meta:proc-Experte Steiner. „Außerdem sind kleinere Prozessanpassungen jederzeit möglich. Insgesamt kommt es mithilfe klar definierter Abläufe zu einer starken Fehlerreduzierung und einem strukturierten Controlling. Ein großer Vorteil von RPA: Sie kann in jeder Branche eingesetzt werden. Fehler passieren schließlich überall.“ Darüber hinaus unterstützt die Dokumentation der Prozesse im Rahmen der Analyse ein späteres, kontinuierliches Optimierungspotenzial.
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