Thought Leadership
Ein hybrides Arbeitsmodell erfordert klare Richtlinien, um sowohl Flexibilität als auch Struktur zu gewährleisten. Hybrid Work Regeln bieten die nötige Grundlage, um unterschiedlichen Präferenzen gerecht zu werden, das Engagement zu fördern und Effizienz sowie Compliance zu sichern.
Herausforderungen hybrider Arbeitsmodelle
Schluss mit Homeoffice – das mussten in den vergangenen Monaten Mitarbeitende großer Unternehmen wie SAP fürchten, nachdem entsprechende Betriebsvereinbarungen aus der Corona-Zeit aufgehoben worden waren. Mittlerweile ist die Diskussion vorübergehend beigelegt. Es gilt die Regel, dass Mitarbeitende weiterhin zwei Tage in der Woche remote arbeiten dürfen. Solche Fälle zeigen jedoch: Hybridarbeit ist kein Selbstläufer und kann sowohl bei der Belegschaft als auch beim Management zu Unsicherheiten führen. Ohne ausreichende Koordination kann es schnell zu Chaos und Ineffizienz kommen. Um dem vorzubeugen, sind die richtige Infrastruktur und eine sorgfältige Planung unerlässlich.
Hybrid Work Regeln wie die Policy bei SAP schaffen die Grundlage, um die unterschiedlichen Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, das Engagement zu fördern und gleichzeitig Effizienz und Compliance zu gewährleisten. Die zentrale Frage ist dabei, welche Regelungen auf Team- und Unternehmensebene notwendig sind, um eine produktive und strukturierte hybride Arbeitsumgebung zu ermöglichen.
Die Regeln in die Unternehmensstrategie implementieren
Die Integration von Hybrid Work Regeln in die Strategie ist entscheidend, damit Unternehmen die Vorteile hybrider Arbeit vollständig ausschöpfen. Dazu gilt es zunächst, die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden zu identifizieren. Hierunter fallen Faktoren wie bevorzugte Arbeitszeiten und -orte oder auch passende Tools. Die Analyse dieser Bedürfnisse kann durch eine Kombination aus qualitativer und quantitativer Recherche geschehen. Mögliche Methoden sind dabei z. B. Mitarbeitergespräche, Umfragen und die Auswertung von Bürodaten, indem etwa identifiziert wird, wie viele Mitarbeitende gleichzeitig im Büro Platz finden.
Auf Grundlage dieser Erkenntnisse sollten klare und einheitliche Regelungen festlegt werden, die aber auch Ausnahmefälle berücksichtigen. Dazu gehören beispielsweise spezielle Regeln für Teilzeitangestellte oder Mitarbeitende im Außendienst. Digitale Tools können hierbei unterstützen, die Richtlinien effizient umzusetzen, zu managen und zu vermitteln.
Kommunikativ den Erfolg der Hybrid Work Regeln sichern
Für die transparente und offene Kommunikation der neuen Regeln ist jedoch auch der persönliche Kontakt wichtig. Andernfalls kann es schnell zu Missverständnissen kommen oder es werden Regeln eingeführt, die nicht mit den Anforderungen der Mitarbeitenden übereinstimmen. Die Einstellung der Belegschaft und ihre Bedürfnisse an die Organisation des hybriden Arbeitsplatzes sind in jedem Fall vorab einzuholen. Darauf basierend lassen sich dann die individuell richtigen Regeln planen. Wichtige Maßnahmen zur Vermittlung der Regen sind etwa Meetings, bei denen die Richtlinien vorgestellt und Fragen geklärt werden. Auch eine schriftliche Dokumentation der Regeln, die für alle Mitarbeitenden jederzeit zugänglich ist, unterstützt die Vermittlung. Ergänzend dazu können Teamleads Sprechstunden anbieten, in denen individuelle Anliegen thematisiert werden. Persönliche Meetings, Teamtreffen oder kreative Aktionen wie Outfit-Mottos schaffen zudem weitere Anreize, die Mitarbeitende motivieren können, an bestimmten Tagen ins Büro zu kommen.
Welche Hybrid Work Regeln braucht es?
Um zu ermitteln, welche Regeln für das eigene Unternehmen sinnvoll sind, gilt es vorab einige Entscheidungen zu treffen: Sollen die Regeln etwa auf der Anwesenheit vor Ort oder Remote-Tagen basieren? Gelten die Regeln pro Woche, Monat oder Jahr? Sollen fixe Office- oder Remote-Tage festgelegt werden? Und für welche Mitarbeitenden oder Teams gelten die Regeln ab wann?
Viele Unternehmen entscheiden sich beispielsweise dafür, eine Mindestzahl an Bürotagen auf Wochenbasis festzulegen. Am beliebtesten ist dabei in der Praxis die Vorgabe von zwei oder drei flexibel wählbaren Tagen, an denen die Mitarbeitenden im Büro anwesend sein sollen. Häufig kommen sie dann dienstags, mittwochs und donnerstags ins Büro, auch „DiMiDo“ genannt.
Darüber hinaus können feste Tage mit Präsenzpflicht vorgegeben werden, etwa für wichtige Meetings oder Workshops. Diese Tage lassen sich flexibel an die Bedürfnisse der Teams oder Projekte anpassen. Gemeinsame Teamtage können z. B. für Brainstormings genutzt werden, da sich kreative Ideen und innovative Ansätze im direkten Austausch oft deutlich einfacher entwickeln lassen als online. So können Teamleads sicherstellen, dass die Büroanwesenheit den Arbeitsanforderungen entspricht und Mitarbeitende wie Unternehmen profitieren gleichsam von der geplanten Präsenz. Gleichzeitig sollten flexible Homeoffice-Tage nicht vernachlässigt werden, um individuelle Bedürfnisse und eine bessere Work-Life-Balance zu unterstützen.
Weitere Regelungen können vorsehen, dass Teammeetings immer hybrid stattfinden. Auf diese Weise können sowohl Mitarbeitende vor Ort als auch Remote Worker gleichberechtigt teilnehmen. Die Definition von Kernarbeitszeiten, in denen alle verfügbar sein müssen, hilft ebenfalls, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu optimieren.
Zusätzlich gilt es zu entscheiden, wie Unternehmen ihre Teams definieren möchten. Dies kann auf der Grundlage von Funktionen (z. B. Finanz- oder IT-Teams), Projektgruppen (Teams, welche nur für die Dauer des Projekts bestehen) oder einer Kombination aus beidem geschehen. Diese Teamstruktur beeinflusst die Gestaltung der Regeln maßgeblich. Zudem ist es wichtig, dass Events und Benefits wie Teambuilding-Events oder Schulungen mit den bestehenden Regeln abgestimmt sind. Sind z. B. ohnehin viele Kolleg:innen vor Ort, sind Aktivitäten an diesen Tagen sinnvoll, damit die Mitarbeitenden keinen zusätzlichen Präsenztag dafür einplanen müssen.
Sind die Regeln festgelegt, ist aus Compliance-Gründen auch deren Einhaltung kontinuierlich zu prüfen. Digitale Lösungen ermöglichen es HR- und Office-Manager:innen nicht nur, die Richtlinien zu erstellen und zu kommunizieren. Sie können damit auch deren Einhaltung tracken. Durch die regelmäßige Kontrolle lassen sich mögliche Abweichungen frühzeitig erkennen und korrigieren. Das hilft, rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Compliance-Risiken zu minimieren.
Hybrid Work: Zufriedenheit durch klare Regeln sichern
Durch proaktives Handeln und die Bereitschaft, auf Veränderungen im Arbeitsumfeld flexibel zu reagieren, können Unternehmen ein erfolgreiches und zukunftssicheres hybrides Arbeitsmodell etablieren. Hybrid Work Regeln bieten die Möglichkeit, ein solches Arbeitsumfeld individuell zu gestalten, zu koordinieren und auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abzustimmen. So entsteht eine offene und vertrauensvolle Kultur, in der Flexibilität nicht die Produktivität und Zusammengehörigkeit gefährdet, sondern sie sogar stärkt. Für Mitarbeitende schaffen klar definierte Regeln Orientierung und Sicherheit, während Unternehmen dadurch eine konsistente Arbeitsweise und eine stärkere Mitarbeiterbindung fördern.
Aus diesen Gründen werden Hybrid Work Regeln in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Modelle, die eine Anwesenheit an zwei bis drei Tagen pro Woche im Büro vorsehen, bieten dabei eine ausgewogene Balance zwischen Flexibilität und Zusammenarbeit vor Ort. Dennoch können auch andere individuelle Ansätze sinnvoll sein, die auf die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Belegschaft abgestimmt sind. Unternehmen, die klare Regelungen definieren, profitieren insgesamt von höherer Klarheit und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden und stärken langfristig ihre Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit.
