S&OP: Erfolg trotz Ungewissheit

In den letzten Jahren haben komplexe internationale Lieferketten und unterbrochene Handelsströme die Wirtschaft immer wieder vor schwerwiegende Herausforderungen gestellt.

Vor allem seit 2020 befinden sich viele Unternehmen im Krisenmodus: Eine globale Pandemie, die Havarie der Ever Given im Suez-Kanal, Krieg auf dem europäischen Kontinent, zunehmende Handelsspannungen zwischen den USA und China – diese und andere Ereignisse haben gezeigt, wie sensibel Lieferketten sind und was passieren kann, wenn sie unterbrochen werden. Unvorhersehbare Situationen benötigen neue Lösungen, die noch nicht existieren, damit Unternehmen weiterhin am Markt erfolgreich bleiben können. Ein statistisches Forecasting – also Vorhersagen aus der Vergangenheit abzuleiten – ist nicht mehr zielführend, um Angebot und Nachfrage mit der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen.

Wir befinden uns bereits in einer hochgradig digitalisierten Welt. Wieso stellen unerwartete Situationen dann trotzdem einen so hohen Störfaktor dar? Die digitalen Lösungen, die heute eingesetzt werden, sind oft zu starr und ohne Erfahrungswerte, um auf solche nie vorher eingetretene Situationen agil reagieren zu können. Oft bleibt eine Abstimmung zwischen vielen Abteilungen über das Verfahren zur weiteren Planung unerlässlich. In den letzten Jahrzehnten haben Unternehmen ihre Investitionen in digitale Vermögenswerte zwar massiv gesteigert, jedoch ist dabei die Produktivität nicht gestiegen. Die Investitionsstrategien müssen also überdacht werden – die Zukunft erfordert eine Unternehmenssteuerung, die den Mehrwert innerhalb der Wertschöpfungskette neu definiert.

Verknüpfung von Menschen und Prozessen

Das moderne Unternehmen ist ein Zusammenspiel zwischen Menschen, Daten, Assets und Technologien. Je größer das Unternehmen, desto schwerer ist es, sie alle zu koordinieren. Neue Produkt-Launches, Marketingkampagnen, Produktionsplanung unter Berücksichtigung von Wartungsintervallen – die Optimierung von Vertriebs- und Produktionsprozessen umfasst viele Unternehmenssegmente. Komplexe und schwer nachvollziehbare Prozesse sind Sand im Getriebe eines Unternehmens.

Vor allem im Bereich der Geschäftsplanung ist es herausfordernd, messbare Werte und Ergebnisse aus einem komplexen Zusammenwirken zu ziehen. Dabei ist es essenziell, dass die relevanten Mitarbeitenden solche Ergebnisse für ihre Entscheidungen vorliegen haben. Dafür müssen alle Abteilungen verknüpft werden: Produktmanagement, Vertrieb, Zulieferer, Produktion, Marketing, Finanzen, Unternehmensleitung. Sie alle nutzen eine Vielzahl von Tools, daher ist eine koordinative Unterstützung gefragt, zum Beispiel in Form von künstlicher Intelligenz. Gleichzeitig müssen getroffene Maßnahmen stets nachvollziehbar bleiben.

Der Missing Link: Sales & Operations Planning

Um dieses Beziehungsgeflecht zu entwirren und den Mitarbeitenden verlässliche Entscheidungsgrundlagen zu bieten, braucht es ein Bindeglied. Dieses Bindeglied muss es ermöglichen, Angebot und Nachfrage optimal aufeinander abzustimmen – und zwar agil. Hier kommt Sales & Operations Planning (S&OP) ins Spiel.

S&OP ist ein fortschrittlicher strategischer Geschäftsprozess, der Vertriebsprognosen mit operativen Plänen in Einklang bringt, um eine effektive Ressourcenallokation zu gewährleisten, sodass Unternehmensziele erreicht werden. Dieser Ansatz kann die Leistungsfähigkeit der KI nutzen, um die Genauigkeit von Prognosen zu verbessern, Entscheidungsprozesse zu optimieren und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.

Technologische Lösungen im Bereich S&OP, wie beispielsweise eine Data Fabric, legen ein Layer zwischen die einzelnen Unternehmensbereiche und der Basis an Tools und Datenbanken. Sie decken das gesamte Spektrum an Unternehmensanwendungen ab – vom Produktreview bis zum Executive Meeting.

Viele Schritte für ein S&OP – wenige für die Mitarbeitenden

Wie ein S&OP in der Praxis funktioniert, lässt sich an den drei folgenden Anwendungsbeispielen konkretisieren:

➤ Die Abteilung Produktmanagement plant ein neues Produkt-Release. Das entsprechende Planungstool informiert die Vertriebs-, Marketing und Lager-Teams darüber, den Bestand der aktuellen Produktversion abzuverkaufen, um die Kapitalbindung am schwerer verkäuflichen Altbestand zu minimieren.

➤ Die Marketingabteilung bereitet eine große Werbekampagne vor. Auch hier übermittelt das Planungstool im Vorfeld den Teams von Sales, Supply Chain, Logistik und Produktion entsprechende Informationen, damit sie auf die abzusehende Spitze im Nachfragevolumen optimal reagieren können.

➤ Ein Lieferant meldet Lieferprobleme. Über eine entsprechende Anwendung im Planungstool werden die Aufgaben an die betroffenen Abteilungen delegiert, damit sie Entscheidungen darüber treffen können, ob etwa ein alternativer Lieferant oder ein schnellerer und kostenintensiverer Transportweg die bessere Wahl für das weitere Vorgehen ist.

Je nach Position, in der sie sich in dem System bewegen, erhalten die Mitarbeitenden individuell relevante Erkenntnisse. Dabei aggregiert die S&OP-Prozessanwendung nicht nur Daten, sondern bringt durch die Implementierung von KI neue und maßgeschneiderte Logiken ein. Dieser Prozess ermöglicht die Erzeugung von Bestands-, Vertriebs-, Logistikanalysen und andere Statusberichte aller relevanten Prozesse und hält alle relevanten Stakeholder informiert.

Im nächsten Schritt erfolgt die Erstellung von Prognosen, die auf den gesammelten Daten basieren. Sie sind nicht statisch, sondern werden regelmäßig dynamisch überprüft und angepasst, um auch spontane Veränderungen im Markt oder in der Nachfrage zu berücksichtigen. Das ermöglicht es jedem Anwender und jeder Anwenderin, mit minimalem Aufwand einen smarten und ganzheitlichen Überblick über alle für den jeweiligen Prozess relevanten Informationen zu erhalten und vereinfacht die üblicherweise schwierige Abstimmung zwischen Unternehmensteilen.

Integriert in eine End-to-End-Prozessautomatisierungsplattform, wie die Appian Plattform, wird so die Durchführung der gesamten Prozesskette im Unternehmen für ein effizientes S&OP ermöglicht. Zentral ist hier das Zusammenspiel von Mensch und KI. So erhält zum Beispiel ein Bedarfsplaner von der KI die Warnung zu einer Anomalie im Forecast. Die Entscheidungshoheit liegt jedoch beim Menschen – dieser kann im Bedarfsfall manuell eine Anpassung des Forecasts vornehmen.

S&OP ist ein fortschrittlicher, strategischer Geschäftsprozess, der Vertriebsprognosen mit operativen Plänen in Einklang bringt, um eine effektive Ressourcenallokation zu gewährleisten.

Fabian Czicholl, Appian

Vorteile der Verbindung von S&OP und KI

Die Integration von KI in den Prozess einer Sales & Operations Planung bietet zahlreiche Vorteile. Zunächst einmal ermöglicht sie eine deutlich verbesserte Prognosegenauigkeit. KI-Algorithmen können große Datenmengen analysieren und Muster erkennen, die für menschliche Planer oft nicht erkennbar sind. Dies führt zu präziseren Vorhersagen des Kundenbedarfs und ermöglicht eine effektivere Bestandsplanung. Unternehmen können so ihre Lagerbestände optimieren, was zu einer Reduzierung des gebundenen Kapitals und einer Verbesserung der Liquidität führt.

Ein weiterer Vorteil von S&OP mit KI ist die Möglichkeit zur Szenarioplanung und -analyse. KI-gestützte Systeme können verschiedene „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchspielen und deren Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette simulieren. Diese Vorgehensweise ermöglicht es Unternehmen, besser auf jede Art von Eventualität vorbereitet zu sein und flexibler auf Marktveränderungen zu reagieren. Die Fähigkeit, schnell und fundiert auf Veränderungen zu reagieren, kann einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen.

Zudem wird sichergestellt, dass alle Unternehmensbereiche informiert gehalten werden und für nötige Entscheidungen die dafür relevanten Informationen per Aufgabenkoordinierung den Organisationseinheiten bereitgestellt werden.

Kollaboration vereinfachen, Transparenz steigern

Die Implementierung technologischer Lösungen mit KI für S&OP führt auch zu einer verbesserten funktionsübergreifenden Zusammenarbeit. Traditionell arbeiten verschiedene Abteilungen wie Vertrieb, Produktion und Finanzen oft in Silos, was zu Ineffizienzen und Fehlplanungen führen kann. KI-gestützte Systeme fördern die Zusammenarbeit, indem sie eine einheitliche Datenbasis schaffen und Prozesse automatisieren. Dies ermöglicht eine bessere Abstimmung zwischen den Abteilungen und führt zu kohärenten Planungsentscheidungen.

Darüber hinaus helfen die technologischen Lösungsansätze mit KI im Bereich des S&OP, eine erhöhte Transparenz und Sichtbarkeit in der gesamten Lieferkette zu schaffen. Moderne Prozessautomatisierungsplattformen ermöglichen es Stakeholdern, den aktuellen Status verschiedener Planungs- und Betriebsfragen einzusehen, einschließlich der Verantwortlichkeiten und erwarteten Lösungsfristen. Diese Transparenz fördert das Verantwortungsbewusstsein und ermöglicht eine schnellere Problemlösung.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit zur automatisierten Ausnahmebehandlung und Problemlösung. KI-Systeme können Abweichungen vom Plan schnell erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten. Das kann von der automatischen Anpassung von Produktionsplänen bis hin zur Benachrichtigung relevanter Entscheidungsträger reichen. Diese Fähigkeit zur proaktiven Problemlösung minimiert Unterbrechungen und verbessert die Gesamteffizienz des S&OP-Prozesses.

Prozessexzellenz durch KI-gestütztes S&OP

Die Auswirkungen eines effektiven S&OP-Prozesses mit KI auf die Unternehmensleistung sind beachtlich. Forschungen zeigen, dass Unternehmen mit einem gut implementierten S&OP-Prozess ein oder zwei zusätzliche Prozentpunkte beim EBIT erzielen im Vergleich zu Unternehmen, die dies nicht haben. Ebenso sind ihre Frachtkosten und Kapitalintensität 10 bis 15 Prozent niedriger und sie haben 40 bis 50 Prozent weniger Vertragsstrafen und entgangene Umsätze bei ihren Kunden. Zudem können sie die Produktivität ihrer Planer um 10 bis 20 Prozent steigern.

All diese Potenziale schreien förmlich nach der Implementierung eines S&OP. Der praktischen Umsetzung waren bislang durch komplexe Datenanbindungen über Drittsysteme und technische Limitierungen in der Abbildung von Prozessvariationen oft enge Grenzen gesetzt. Ein mit KI technologisch gestütztes S&OP macht das Angehen dieser komplexen Problemstellung endlich möglich und hilft, große Effizienzen zu heben. Es ermöglicht eine präzisere Prognose, eine verbesserte funktionsübergreifende Zusammenarbeit, eine erhöhte Agilität und letztendlich eine Steigerung der Unternehmensleistung.

In einer zunehmend komplexen und volatilen Geschäftswelt wird dies zu einem entscheidenden Faktor für den Unternehmenserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit. Mit einem Partner wie Appian lässt sich so Prozessexzellenz erzielen, um in einer sich ständig wandelnden und weiterentwickelnden Geschäftswelt erfolgreich zu bleiben.