Quantensprung

Es ist gut, dass es sie gibt: die zahlreichen Möglichkeiten der Automatisierung und Digitalisierung. Und je länger moderne Automatisierungs-Tools und Digitalisierungsplattformen auf dem Markt sind, umso deutlicher wird ihr Einfluss.

Inzwischen zeigen zahlreiche Studien, aber auch Praxisbeispiele, wie nachhaltig die Automatisierung die Strukturen in den Unternehmen verändert und wie vorteilhaft das nicht zuletzt in Zeiten des Fachkräftemangels ist. Besonders eindrucksvoll lässt sich dieser Wandel im Finance-Segment nachvollziehen. Hier haben sich nicht nur zahlreiche Prozesse grundlegend verändert, sondern sogar ganze Stellenbeschreibungen und Rollenmodelle gewandelt.

Um die Dimension der Veränderung und vor allem deren Auswirkung auf die zukünftige Rolle der Finanzfunktion und des CFOs und dessen Team richtig erfassen zu können, ist zunächst ein kurzer Blick auf die Ausgangslage erforderlich. Zwar waren in der Vergangenheit im Finance & Accounting (F&A) bereits Softwarelösungen im Einsatz, die die klassischen Accounting-Prozesse unterstützen, aber das Automatisierungspotenzial dieser ersten Branchenlösungen war nur gering. Doch die Technologie entwickelte sich weiter und damit die Wertschöpfungsmöglichkeiten durch RPA (Robotic Process Automation)-Lösungen.

Laut einer Studie von PwC aus dem Jahr 2020 werden Automatisierungslösungen vor allem in der Kreditorenbuchhaltung (72 Prozent), der Debitorenbuchhaltung (51 Prozent) sowie bei der Abschlusserstellung (28 Prozent) eingesetzt. Dadurch haben sich die Aufgaben und die Rollen der Finanzfachleute geändert. Anstatt Zahlen manuell abzugleichen und Daten händisch zu übertragen, erfolgen diese Aufgaben jetzt automatisiert im Hintergrund – basierend auf zuvor definierten Regeln. So verfügen die Finanzfachleute über mehr Kapazität für ihre eigentliche Arbeit, nämlich die Analyse der Unternehmensdaten.

Laut einer Studie von McKinsey & Company ist das Potenzial enorm: Demnach können etwa 40 Prozent der Finanztätigkeiten vollständig automatisiert werden, was nicht nur zu einer weiteren Reduktion monotoner Fleißarbeit führt, sondern auch zu einem effizienten Finanzprozess. Die Untersuchung hat zudem ergeben, dass es den Unternehmen schon heute gelungen ist, mittels Automatisierung, die Kosten der Finanzfunktion durchschnittlich um 20 Prozent zu senken.

Automatisierung – der Turbo moderner Unternehmen

Durch die Automatisierung sind vor allem prozessuale Veränderungen derart grundlegend, dass die damit einhergehenden neuen Strukturen eine wesentlich breitere Basis für datenbezogene Geschäftsmodelle mit sich bringen. Am Beispiel der Accounting-Abteilung zeigt sich, dass sich die Finanzfachleute deutlich intensiver auf wertschöpfende Aktivitäten, wie etwa die Datenanalyse und das Ableiten von Prognosen, konzentrieren können.

Unternehmen, die etwa auf ein softwaregestütztes Continuous Accounting setzen, die also ihren Abschlussprozess so gestalten, dass er kontinuierlich über den Monat verteilt stattfindet und nicht erst zum Monatsende, können sogar auf Echtzeitdaten zugreifen. Das wiederum ist ein Benefit einer konsequenten Automatisierungsstrategie. Dass qualitativ hochwertige Echtzeitdaten aus der Finanzbuchhaltung in Zeiten fortwährender wirtschaftlicher Veränderungen einem Unternehmen nicht nur aus wirtschaftlicher Sicht Vorteile bringen, sondern vor allem ein Vielfaches an Agilität sowie realistischere Prognosen, versteht sich von selbst.

Durch Automatisierung wird aus der traditionellen, administrativen Finanzbuchhaltung eine strategische Unternehmensfunktion.

Ralph Weiss, BlackLine

Die Finanzfunktion im Wandel

Stellt man diese Mehrwerte einer gezielten Automatisierung den zahlreichen Herausforderungen, die sich durch die aktuelle Wirtschaftslage ergeben, gegenüber, werden die Dimensionen der positiven Veränderung deutlich. Vor allem wenn man bedenkt, dass die Unternehmen nicht nur ihre aktuellen Aufgaben erledigen, sondern gleichzeitig auch ihre Zukunft planen müssen – egal, ob sie genügend Mitarbeiter haben oder nicht. Egal, ob diese im Homeoffice arbeiten möchten oder lieber im Büro. Und egal, welche Anpassungen Wirtschaft oder Politik in Zukunft von ihnen fordern.

Wer den Finanzprozess automatisiert, auf Continuous Accounting setzt und für einen möglichst lückenlosen Daten-Flow innerhalb der Finanzabteilung sorgt, hat vieles richtig gemacht. Denn damit werden die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die Finanz-Experten innerhalb kürzester Zeit auf topaktuelle Finanzdaten zurückgreifen, auf Marktveränderungen reagieren sowie das Unternehmen auf Kurs halten können.

IT & Automatisierung zieht Mitarbeiter an

Wer die Chancen der Automatisierung erkennt und die richtigen Weichen stellt, profitiert zudem davon, dass die zu erledigende Arbeit hochwertiger wird. Sobald solche Aufgaben automatisiert werden, die in der Regel wenig Freude bereiten – wie beispielsweise manuelle Abgleiche oder das Übertragen von Daten aus einem System in ein anderes – steigt die Motivation für neue Herausforderungen. Denn durch die Automatisierung sind zum einen die Unternehmensdaten in Echtzeit vorhanden, die analysiert werden können. Zum anderen haben die Finanzspezialisten auch die Zeit, ihre eigentliche Kompetenz auszuspielen. Die Automatisierung der Prozesse ist Geburtshelfer für neue Aufgabenfelder und damit auch für neue Stellenbeschreibungen und Rollen im F&A.

Der technologisch geprägte und auf Effizienz ausgerichtete Wandel sorgt also für weitaus grundlegendere Veränderungen in der Finanzabteilung als nur für eine Automatisierung der Workflows. Dank der neuen Technologie und automatisierten Tools, sind die Finanzexperten in der Lage, Real-Time-Reportings mit einer höheren Vorhersagegenauigkeit abzugeben als früher. Und sie können unterschiedliche Szenarien skizzieren, um aus diesen im Anschluss möglichst exakte Schlussfolgerungen abzuleiten und Planungen vorzunehmen. Die Automatisierung sorgt also dafür, dass überaus dynamisch und je nach Bedarf ganzheitliche Strategien entwickelt und die erforderlichen Maßnahmen abgeleitet werden können. Zusammengefasst verleiht eine strategisch durchdachte und durchgängig realisierte Automatisierung dem Finanzbereich und nicht zuletzt seinem Leiter, dem CFO, eine neue, tragende Rolle mit höherer Wertschätzung.

Mehr Business Consultant

Die Mehrwerte der Automatisierung sind konkret messbar. Welcher Vorstand oder welche Geschäftsführung würde es nicht begrüßen, wenn durch eine größere Genauigkeit der Finanzzahlen die Vorhersagequalität verbessert und Entscheidungsfindung unterstützt würde? Die Folge: Der CFO, der mit seinen Informationen und Analysen das Management jetzt noch zielgerichteter und wirksamer informieren und beraten kann, wird zum gefragten Business Consultant.

Nach und nach wird ihm und seinen Zahlen mehr Vertrauen entgegengebracht und er hat die Chance sich als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den anderen Unternehmensbereichen zu etablieren, denn als CFO steht er automatisch im Austausch mit diesen. Das wiederum trägt zur Stärkung seiner Rolle und der Wertschätzung seiner Abteilung beziehungsweise Mitarbeiter bei. So werden der CFO und sein Team zu einem Katalysator der Wertschöpfung und Zukunftsfähigkeit im Unternehmen.

Erfolg macht attraktiv

Der Wandel durch die Automatisierung schlägt sich auch in der Finanzabteilung nieder: Die Mitarbeiter sind motiviert, weil sie wertvollere Arbeit leisten und ihre Ergebnisse eine höhere Anerkennung bekommen. Das wiederum wirkt sich positiv auf das Betriebsklima aus. Und wer zufrieden ist, kündigt nicht; ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil in Zeiten des Fachkräftemangels. Hinzukommt, dass diese positive Grundstimmung innerhalb des Unternehmens auch nach außen wirkt.

Dieses positive Stimmungsbild lässt sich bei der Suche nach neuen Talenten für das F & A nutzen, um sich gegenüber anderen Unternehmen in Szene zu setzen und interessante Bewerber für sich zu gewinnen. Gerade jetzt, wo Controller und Management Accountants überall gesucht werden, dürfte dieser Nebeneffekt des Automatisierungsprojekts nicht ganz unbedeutend sein. Wie jeder weiß, hat ein gutes Arbeitsklima eine große Strahlkraft. Und wenn ein Unternehmen, das im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs vermitteln und auch noch darauf verweisen kann, dass in der Accounting-Abteilung mit den neuesten Softwarelösungen gearbeitet wird und sich die Mitarbeiter nicht mit Fleiß- sondern mit Analysearbeiten beschäftigen, dürfte das seine Wirkung kaum verfehlen.

Die Zukunft der Finanzfunktion

Die fortschreitende Automatisierung und Digitalisierung wird aus der bisher eher als passiv wahrgenommenen Finanzbuchhaltung der Unternehmen sukzessiv eine Abteilung gestalten, die intensiver in die Managementfunktionen, darunter die Unternehmensplanung, integriert sein wird. Der „Game Changer“ Automatisierung wird dafür sorgen, dass das Finanzwesen zukünftig eine noch verantwortungsvollere Position einnimmt, und zwar nicht nur rückblickend und aus analytischer Sicht, sondern vor allem auch hinsichtlich der Vorhersagen.

Dabei wird es keine Rolle spielen, wie ein Unternehmen strukturiert ist – sprich ob die Accountants im Büro arbeiten oder aus dem Homeoffice. Es wird egal sein, ob es sich um ein großes oder kleines Team handelt und wie oft die Geschäftsführung topaktuelle Analysen der Finanzdaten anfordert. Die modernen Tools sorgen dafür, dass manuelle Prozesse eliminiert werden und auf die Daten jederzeit und von überall zugegriffen werden kann – sicher und compliant.

Dank dieser Entlastung können sich die Verantwortlichen dem widmen, was wirklich wichtig ist: Wertbeiträge zur Unternehmenssteuerung leisten, solide Analysen durchführen, realistische Prognosen ableiten und potenzielle Szenarien skizzieren. Dieser Wandel hat in vielen Unternehmen bereits eingesetzt und zeigt eindrucksvoll, wie wichtig und dynamisierend Automatisierungsstrategien und Digitalisierungsprojekte sind – ganz zu schweigen davon, dass diese Unternehmen wesentlich bessere Chancen haben, qualifizierte und hoch motivierte Mitarbeiter für sich zu gewinnen.