Studie: zu viele Backup-Lösungen in Firmen verursachen Kosten

Eine Studie des Datenrettungsunternehmens Kroll Ontrack ergibt: Über 50 Prozent der Befragten verwenden mehrere Backup-Lösungen, und haben dadurch höhere Kosten für die Verwaltung ihrer Legacy-Daten auf Tape als notwendig.

Verwaltung der Legacy-Daten auf Tape kann kostenintensiver als gedacht sein (Bild: Kroll Ontrack)In Unternehmen sind zu viele Backup-Lösungen im Einsatz, und diese sorgen kaum für mehr Sicherheit, aber auf jeden Fall für höhere Kosten. Dies ergab eine Studie des Datenrettungsunternehmens Kroll Ontrack. Demnach verwenden über 50 Prozent der befragten IT-Administratoren mehrere Backup-Lösungen, und haben dadurch höhere Kosten für die Verwaltung ihrer Legacy-Daten auf Tape als notwendig. Die Studie bestätigt unterm Strich, dass das adäquate Management von Legacy-Tape-Archiven immer noch eine Herausforderung für viele Firmen darstellt und damit Risiken und hohe Kosten für Ihr Geschäft birgt.

Die von Kroll Ontrack, dem Experten für Datenrettungs- und E-Discovery-Lösungen, Ende vergangenes Jahr zum zweiten Mal durchgeführte Befragung von 819 IT-Administratoren deckt auf, welche Prozesse und Herausforderungen mit dem effektivem Management und der Archivierung von Bandmaterial einhergehen. Wie bereits im Jahr 2015 gaben beinahe ein Drittel (27 Prozent) aller teilnehmenden Firmen an, dass sie keinen klaren Überblick darüber haben, welche Informationen sich genau auf ihren gelagerten Legacy-Bändern befinden (im Vergleich zu 30 Prozent im Jahr 2015).

Sieben Prozent der Unternehmen verwenden vier oder mehr Lösungen parallel

»Es ist eigentlich unerlässlich, dass Unternehmen wissen, welche Daten sich auf Ihren Legacy-Bändern befinden und dass sie schnell reagieren können, wenn sie behördliche Anfragen oder Anfragen im Rahmen von Ermittlungen oder einer E-Discovery, die ihre Archivdaten betreffen, beantworten müssen«, sagt Peter Böhret, Managing Director bei der deutschen Niederlassung von Kroll Ontrack. »Fast die Hälfte aller befragten Firmen (49 Prozent) bestätigte, dass sie zwei oder drei verschiedene Backup-Lösungen verwenden. Weitere sieben Prozent gaben an, vier oder mehr Lösungen parallel zu verwenden. Dadurch wird es nicht nur schwieriger, zu wissen, wo sich welche Daten befinden und auf Anfragen zu reagieren. Auch die Kosten für das Management der Legacy-Tape-Daten steigen.«

Backup-Lösungen für Legacy-Bänder beizubehalten kann kostspielig sein. Dies beruht sowohl auf der Datenmenge als auch auf der Anzahl der Systeme, die Firmen oftmals beibehalten, um sicherzustellen, dass sie Datenanfragen weiterhin beantworten können. Tatsächlich gaben die Studienteilnehmer an, dass die Kosten dafür, ihre Legacydaten zugänglich zu halten, zwischen 10.000 und 1 Mio. US-Dollar pro Jahr betragen.

Wiederherstellungsanfragen in den USA, Großbritannien, Kanada und Australien wesentlich höher

Ein Anforderung zur Datenwiederherstellung mit dem »DataAdvisor« (Bild: Kroll Ontrack)Als Hauptverursacher der erhöhten Kosten gaben sie die folgenden Bereiche an: Speicher (70 Prozent), Instandhaltung (69 Prozent), Personal (52 Prozent), Sicherheit (42 Prozent) und Lizenzen (38 Prozent). Die Kosten können sich auch durch Aktivitäten im Zusammenhang mit der Wiederherstellung von Daten aus Legacy-Systemen erhöhen.

So zeigt die Studie beispielsweise, dass die durchschnittliche Anzahl der Wiederherstellungsanfragen in den USA, Großbritannien, Kanada und Australien – im Vergleich zu der in Deutschland, Frankreich, Polen und Italien – wesentlich höher ist. Ein wahrscheinlicher Grund hierfür liegt in der gemeinsamen Rechtstradition des Common Law dieser Staaten, das die Herausgabe von relevanten Daten in Rechtsstreitigkeiten vorsieht, was eine häufigere Datenwiederherstellung aus Legacy-Bändern erforderlich macht.

Der Wille ist schon länger da: Wartungsverträge beenden aufgrund der Kosten

Darüber hinaus berichtet die Mehrheit der Unternehmen (56 Prozent), dass sie verschiedene Versionen ihrer Backup-Lösungen in Gebrauch hat (beispielsweise verschiedene Versionen desselben Backup-Formats an jedem Unternehmensstandort). Wenig überraschend beabsichtigen bis zu 40 Prozent der Unternehmen, ähnlich wie im Vorjahr, ihre Wartungsverträge aufgrund der Kosten zu beenden.

»Wir sind nicht überrascht von diesen Ergebnissen«, wundert sich Böhret. »Unternehmen sind, vor allem in gesetzlich regulierten Branchen, oft dazu verpflichtet, Daten für einen bestimmten Zeitraum zu speichern. Da die Unternehmen nicht wissen, welche Daten im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder einer Ermittlung benötigt werden, entscheiden sie sich meistens dafür, ihre Legacy-Backup-Systeme zugänglich zu halten, um sicherzustellen, dass sie auch in Zukunft noch auf die Daten zugreifen können.«

Kroll Ontrack offeriert Tape-Services

Architektur des »DataAdvisor«: Die Lösung fasst archivierte Backup-Verzeichnisse aus verschiedenen Systemen und Medien zu einem einzigen Bestandsverzeichnis zusammen (Bild: Kroll Ontrack)Als Alternative zur Aufrechterhaltung mehrerer Systeme und zur Senkung der Kosten im Zusammenhang mit dem Altdatenmanagement entwickelte Kroll Ontrack die Lösung »Ontrack DataAdvisor«, die die Banddaten in einem durchsuchbaren, einfach zu bedienenden Online-Verzeichnis katalogisiert. Wenn Daten von Legacy-Bändern benötigt werden, können Kunden ihr katalogisiertes Inventar durchsuchen, ohne dass alte Backup-Lösungen in Betrieb genommen werden müssen, und dann, wenn nötig, Anfragen zur Wiederherstellung der erforderlichen Daten an Kroll Ontrack senden.

»Mit dieser neuen Lösung«, erklärt Böhret, »können die bedeutendsten Kostentreiber – Speicher, Instandhaltung, Personal und Lizenzen – reduziert und die Legacy-Systeme abgeschaltet werden, ohne die Möglichkeit eines Zugriffs auf Daten im Falle einer Offenlegungspflicht aus rechtlichen Gründen zu verlieren.«

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