Immer mehr Meetings: Deshalb ist Datensicherheit wichtig

Zoom, Teams, Skype und Co. – Videokonferenzen sind spätestens seit 2020 integraler Bestandteil des Berufsalltags geworden. Doch bereits vor Ausbruch der Pandemie waren virtuelle Meetings beliebt.

Nun ist es wichtiger denn je, auch auf den Datenschutz zu achten. Folgende Problempunkte sollte man dabei im Hinterkopf behalten:

1. Keine ausreichende Absicherung

Wer Video Calls nicht verschlüsselt durchführt, gibt Dritten die Möglichkeit, unbemerkt mitzuhören. Lösen lässt sich dieses Problem mithilfe einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der Ton, Video und Text zwischen den Teilnehmenden codiert gesendet und erst auf dem jeweiligen Endgerät wieder entschlüsselt werden. Bei diesen Lösungen kann nicht einmal der Serveranbieter mithören bzw. -lesen. 

2. Fehlender Datenschutz

Nicht nur die Verschlüsselung von Inhalten, sondern auch die Einhaltung der darüber hinausgehenden Datenschutzbestimmungen ist essentiell. Meetingtools sollten im Idealfall nicht vom US-CLOUD-Act betroffen sein. Denn dieser gibt amerikanischen Behörden das Recht, auf im Ausland gespeicherte Daten von USA-Unternehmen zuzugreifen – unabhängig davon, wo sich deren Server befinden. Da der US-CLOUD-Act nicht mit der DSGVO vereinbar ist, befinden sich nicht wenige User üblicher Meetingtools im Dilemma. Wichtig ist also, dass Unternehmen zumindest über den CLOUD-Act sowie seine potenziellen Auswirkungen Bescheid wissen. 

Helfen können im Tool-Dschungel zudem Zertifizierungen unabhängiger Regulierungsbehörden, die bestimmte Sicherheitsstandards bestätigen. Egal, ob man Tools im eigenen Unternehmen oder für große, webbasierte Konferenzen nutzt: Transparenz sollte immer die Basis bilden. Alle Nutzenden sollten die Option haben, Informationen bezüglich Systemsicherheit und Systemleistung der Tools einzusehen oder zu erfragen.

3. Unzureichende Kontrolle 

Viele Tools für virtuelle Videokonferenzen verfügen über gewisse Kontrollfunktionen, die in der Regel in der Premiumversion nutzbar sind. Damit können Veranstaltende entscheiden, wer Teil der Meetings ist. So beispielsweise der sogenannte „Warteraum“, in dem Teilnehmende warten, bis der Veranstaltende sie aktiv zum Meeting zulässt. Auch die Möglichkeit, Meetings zu sperren, gibt Veranstalter*innen eine verstärkte Kontrolle. Denn so kann niemand zu einem späteren Zeitpunkt unbemerkt am Meeting teilnehmen. 

Darüber hinaus lassen sich virtuelle Veranstaltungen und Co. auch durch ein zusätzliches Passwort sichern. Wer darüber nicht verfügt, kann dem Meeting nicht beitreten. Die Sicherheit zusätzlich können dabei Features erhöhen, die Accounts nach mehreren erfolglosen Login-Versuchen blockieren oder verdächtige Login-Aktivitäten monitoren. Für mehr Kontrolle in den Meetings sorgen auch festgelegte Zuständigkeiten. Gerade bei großen Konferenzen macht es Sinn, nur bestimmten Leuten Video- und Audio-Funktionen freizugeben, während man Zuhörende im Gegenzug weder persönlich sehen noch hören kann. 

Auch eine Beschränkung, wer Dokumente und weitere Dateien teilen darf, kann für weniger Unterbrechungen der Meetings sorgen. Außerdem lässt sich so nicht ungehindert Malware verteilen. Egal, ob virtuell oder vor Ort im Büro: Wer ein Meeting einberufen möchte, sollte sich vorab immer die Frage stellen, wer unbedingt teilnehmen sollte und bei wem die Teilnahme eventuell unnötig ist. Denn besonders bei kritischen Themen ist es nicht immer ratsam, gleich zu Beginn zu viele Unbeteiligte zu involvieren. 

4. Ungewolltes Teilen von Inhalten

Wer aktuell im eigenen Wohn- oder Arbeitszimmer vor dem Laptop sitzt, vergisst sicher einmal den Hintergrund. Das kann unangenehm sein, stellt jedoch keine unfreiwillige Weitergabe vertraulicher Daten dar. Anders sieht die Situation im Büro aus. Nicht selten werden Strategien und Co. auf Whiteboards skizziert. Sind diese im Hintergrund des Video Calls zu sehen, haben Dritte im schlimmsten Fall freie Sicht auf interne Quartalszahlen oder Ähnliches. Daher sollten sich Teilnehmende von virtuellen Meetings immer bewusst machen, was sich hinter ihnen befindet und ihren Hintergrund bei Bedarf mithilfe von Tools unkenntlich machen. 

Ebenso verhält es sich mit der unfreiwilligen Daten- und Informationsfreigabe direkt auf dem PC: Wer eine Präsentation mit anderen teilt, sollte nicht den kompletten Bildschirm freigeben, sondern nur die betreffende Anwendung. Damit wird nicht nur verhindert, dass alle freie Sicht auf weitere geöffnete Tabs haben. Auch Anwendungen wie interne Chats sind so nicht zu sehen – werden dort vertrauliche Nachrichten geteilt, könnte es sonst unangenehm werden.

Fazit

Wir haben gesehen, dass beim Aufsetzen von Meetings einige Datenschutzpannen auftreten können. Doch bereits mit ein wenig Wissen und etwas Planung können Probleme vermieden werden. Konferenz-Tools erleichtern mittlerweile den Arbeitsalltag eines Großteils der Unternehmen, denn sie bieten viele Vorteile – man muss nur wissen, wie man sie richtig benutzt. Dann steht Arbeitsroutinen mit Webkonferenzen nichts mehr im Weg.