Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber beschlossen, dass eine große Anzahl an Unternehmen ab 2025 elektronische Rechnungen verwenden muss. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind.

Dabei kann eine Implementierung von E-Rechnungen in den Unternehmensalltag auch unabhängig von dieser Pflicht sinnvoll sein, da hierdurch zahlreiche Vorteile entstehen. Dementsprechend müssen sich Unternehmen mit der Umstellung der unternehmensinternen Prozesse auf E-Rechnungen auseinandersetzen, wobei eine Berücksichtigung von Datenschutz und Compliance von großer Bedeutung ist.  

Darum sind Datenschutz und Compliance wichtige Faktoren für Unternehmen

Dem Datenschutz und der Einhaltung von rechtlichen Vorgaben kommt deshalb eine so wichtige Rolle innerhalb von Unternehmen zu, weil die Missachtung dieser wichtigen Bereiche schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen kann. Ein ungenügender Datenschutz kann zu einem Verlust oder einem Diebstahl von Daten führen. Da es bei E-Rechnungen zur Verarbeitung von sensiblen Daten kommt, stellt eine Entwendung sowie ein Missbrauch durch Dritte ein großes Risiko dar. Grund hierfür ist, dass sich dies negativ auf das Image des Unternehmens auswirken kann, wenn Kunden und Geschäftspartner sich nicht sicher sein können, dass ihre Daten ausreichend geschützt werden. Zudem gilt es, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten, da ansonsten neben Bußgeldern auch rechtliche Konsequenzen drohen.

Diese Anforderungen werden hinsichtlich Datenschutz und Compliance an E-Rechnungen gestellt

Damit Unbefugte keinen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten und diese vor einem Missbrauch geschützt sind, müssen bestimmte Vorgaben für E-Rechnungen berücksichtigt werden. Zu diesen zählen vor allem:

• Integrität
• Verfügbarkeit
• Vertraulichkeit

E-Rechnungen müssen eine hohe Integrität aufweisen, was bedeutet, dass eine nachträgliche Veränderung oder Manipulation der in Rechnungen enthaltenen Daten nicht möglich ist. Mit Verfügbarkeit ist gemeint, dass elektronische Rechnungen bei Bedarf jederzeit abgerufen werden können müssen, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung. Unter dem Begriff Vertraulichkeit versteht man die Gewährleistung, dass ausschließlich autorisierte Personen innerhalb des Unternehmens Zugriff auf die jeweiligen Rechnungen haben. Damit eine ausreichende Compliance gewährleistet ist, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sämtliche gesetzliche Vorgaben bezüglich der Nutzung von E-Rechnungen eingehalten werden. Hierzu zählt unter anderem die innerhalb der EU eingeführte Norm CEN EN 16931, deren Vorgaben elektronische Rechnungen erfüllen müssen.

Einsatz moderner Verschlüsselungstechniken

Um zu verhindern, dass Dritte Zugriff auf sensible Rechnungsdaten erhalten, können Unternehmen moderne Verschlüsselungstechnologien einsetzen. Zu den möglichen Verschlüsselungstechnologien zählen unter anderem:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Symmetrische Verschlüsselung
• Asymmetrische Verschlüsselung

Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung werden Daten auf dem Sendegerät verschlüsselt. Die Entschlüsselung erfolgt erst wieder auf dem Empfangsgerät, sodass sämtliche Daten während der Übermittlung im verschlüsselten Zustand sind. Die symmetrische Verschlüsselung zeichnet sich dadurch aus, dass sowohl bei der Verschlüsselung als auch bei der Entschlüsselung der Daten der gleiche Schlüssel zum Einsatz kommt. Hierbei handelt es sich um eine effiziente Methode, sofern nicht zu viele Kommunikationspartner bestehen, denn muss eine sichere Übertragung des Schlüssels gewährleistet werden. Bei der asymmetrischen Verschlüsselung hingegen gibt es einen öffentlichen Schlüssel, der zur Verschlüsselung genutzt wird, und einen privaten Schlüssel zur Entschlüsselung, welcher geheim bleiben muss. Unternehmen sollten sich intensiv mit den Vor- und Nachteilen der einzelnen Methoden auseinandersetzen, um eine sichere Übertragung und Speicherung sensibler Daten sicherzustellen.

Die Bedeutung von digitalen Zertifikaten und Signaturen

Sowohl digitale Zertifikate als auch entsprechende Signaturen können verwendet werden, um die Authentizität sowie die Integrität von elektronischen Rechnungen zu gewährleisten. Bei einem digitalen Zertifikat handelt es sich um eine Art von digitalem Identitätsnachweis, welcher von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle herausgegeben wird. Diese dienen der Sicherstellung der Echtheit von digitalen Signaturen.

Digitale Signaturen setzen auf kryptografische Techniken. Diese können als Bestätigung dafür eingesetzt werden, dass die Erstellung einer Rechnung von einer bestimmten Person durchgeführt wurde und keine Veränderung des Dokuments erfolgt ist. Dementsprechend können diese beiden Faktoren von Unternehmen eingesetzt werden, um eine hohe Datensicherheit beim Einsatz von E-Rechnungen sicherzustellen. 

Einführung rollenbasierter Zugriffskontrollen

Die Integration von rollenbasierten Zugriffskontrollen erlaubt es Unternehmen, den Zugriff auf E-Rechnungen und die hierin enthaltenen Informationen auf diejenigen Personen zu beschränken, die mit der Verarbeitung der jeweiligen Rechnungen betraut sind. Dies sorgt dafür, dass ausschließlich autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Daten haben. Zusätzlich können Unternehmen ein Berechtigungsmanagement implementieren, über das Benutzerrechte verwaltet werden. Auf diese Weise lässt sich gewährleisten, dass ausschließlich hierzu befugte Mitarbeiter Rechnungen erstellen, bearbeiten sowie löschen können.

Integration sinnvoller Sicherheitsmaßnahmen gegen Cyberangriffe

Da immer mehr Unternehmen ihre betriebsinternen Prozesse durch den Einsatz von E-Rechnungen digitalisieren, bietet sich für Cyberkriminelle eine größere Angriffsfläche. Dementsprechend müssen Firmen Sicherheitsmaßnahmen gegen Cyberangriffe in den Betrieb integrieren. Zu den möglichen Maßnahmen zählen unter anderem:

• Schulungen der Mitarbeiter
• Anschaffung moderner Antiviren-Software
• Integration von Firewalls

Insbesondere die Schulung von Mitarbeitern ist im Hinblick auf Cyberangriffe wichtig, da es immer wieder zu Phishing-Angriffen auf europäische Unternehmen kommt. Zudem sollten Unternehmen regelmäßig Sicherheitsupdates durchführen, um sicherzustellen, dass sämtliche Systeme stets auf dem aktuellen Stand sind und Cyberkriminelle keine Sicherheitslücken ausnutzen können.