Datenschutz am Arbeitsplatz – was Arbeitgeber wissen müssen

Personenbezogene Daten dürfen in der Europäischen Union nicht einfach ohne Zustimmung gespeichert und verwendet werden. Das gilt auch für die Daten von Mitarbeitern.

Dementsprechend müssen Arbeitgeber für einen funktionierenden Datenschutz im Büro sorgen und ihre Regelungen insbesondere an die neue digitale Arbeitswelt anpassen.

Diese Daten dürfen Arbeitgeber erheben

Wenn ein Beschäftigungsverhältnis zwischen einem Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber zustande kommt, muss letzterer bestimmte personenbezogene Daten wie die Adresse, die Kontoverbindung oder Angaben für die Lohnsteuer speichern. Das ist ihm erlaubt, solange die Erhebung und Verarbeitung der Daten eine Voraussetzung für das Beschäftigungsverhältnis sind. Gleichzeitig muss der Arbeitgeber aber dafür sorgen, dass diese Daten sicher gespeichert und vor dem Zugriff Dritter geschützt sind. Darüber hinaus darf er die Daten nur zu dem Zweck verarbeiten, für den sie erhoben worden sind. Hierbei handelt es sich in der Regel um die Durchführung des Arbeitsverhältnisses und um die Lohnbuchhaltung.

Diese Sachverhalte fallen unter den Datenschutz

Der Arbeitgeber darf nicht einfach auf die privaten E-Mails des Arbeitnehmers zugreifen, sofern er die private Nutzung der Arbeitsmittel nicht ausdrücklich untersagt hat. Darüber hinaus ist die heimliche Videoüberwachung nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Sie darf zum Beispiel angewendet werden, um den Arbeitnehmer einer Straftat zu überführen. Auch das ist aber nur gestattet, wenn bereits alle anderen möglichen Mittel ausgeschöpft worden sind. Sonst kann die Videoüberwachung schnell als unverhältnismäßig gelten. Darüber hinaus darf der Arbeitgeber keine Fragen zum Gesundheitszustand des Arbeitnehmers stellen und Informationen darüber auch nicht protokollieren. Themen wie Partnerschaft, Familienplanung und Glaube sind ebenfalls tabu.

Tipps für den Datenschutz am Arbeitsplatz

Der Arbeitgeber hat den Datenschutz sicherzustellen. Er ist dafür verantwortlich, die personenbezogenen Daten zu schützen und dem Arbeitnehmer bei Nachfrage Auskunft über die erhobenen Daten zu erteilen. Für die Umsetzung sollten nicht nur sichere Lösungen zur Speicherung eingeführt werden. Darüber hinaus können auch Verhaltensregeln und die Schulung der Mitarbeiter für einen besseren Datenschutz am Arbeitsplatz sorgen:

• Für die Zugänge am PC sollten nur sichere Passwörter verwendet werden, die darüber hinaus regelmäßig geändert werden. Gegebenenfalls kann die Verwendung eines Passwortmanagers sinnvoll sein.
• Alle Mitarbeiter sollten dazu angehalten werden, ihren Bildschirm zu sperren, sobald sie ihren Arbeitsplatz verlassen. Das gilt auch dann, wenn sie nur kurz auf die Toilette oder zur Kaffeemaschine gehen. Insbesondere diejenigen Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, sollten Vorsicht walten lassen.
• Papierakten und andere wichtige Dokumente sollten immer weggeschlossen werden und nicht einfach auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Wenn es am Arbeitsplatz selber keine abschließbare Schublade gibt, sollten sie nach der Verwendung in einem Aktenschrank mit Schloss untergebracht werden.
• Falls Mitarbeiter Schlüssel für die Geschäftsräume oder einzelne Räume erhalten, sollten sie die Schlüssel auch zu Hause sicher aufbewahren. Ein Verlust muss umgehend gemeldet werden.

Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre IT-Sicherheit verbessern und sich vor Hackerangriffen von außen schützen, denn auch auf diese Weise können personenbezogene Daten von Mitarbeitern in die falschen Hände geraten. Wenn im eigenen Betrieb das Know-how fehlt, sollten externe Dienstleister mit ins Boot geholt werden. Hier ist natürlich besonders darauf zu achten, dass es sich um seriöse IT-Sicherheitsfirmen handelt. Sie können die aktuelle Lage analysieren, einen Penetrationstest durchführen und anschließend die passenden Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.