DSGVO-konforme Archivierung aus der Cloud

Dokumentenmanagement ist schon per Definition ein auf Langfristigkeit und Sicherheit ausgerichtetes Thema. Moderne Softwareanwendungen unterstützen Unternehmen heute bei der elektronischen Dokumentation, rechtssicheren Verwaltung und Archivierung sämtlicher Geschäftsvorgänge: von der Datenerfassung über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur Speicherung aller Informationen.

Um ihren Kunden alternativ zu Lizenzierung und Eigenbetrieb auch eine vollständig cloud-basierte E-Mail- und Dokumentenarchivierung anbieten zu können, war Inoxision auf der Suche nach einem passenden Cloud-Provider. Der Softwarehersteller hatte hohe Ansprüche: eine jederzeit stabile und performante Infrastruktur, die zugleich vollständig den Anforderungen der DSGVO wie auch den strengen Vorgaben einer revisionssicheren Archivierung genügt. 

Rein technisch ist es kein Problem, mehr Speicherplatz für die wachsenden Datenmengen im Unternehmen bereitzustellen. Organisatorisch betrachtet hingegen schon. Denn zusätzliche Storage-Ressourcen sind ein Kostenfaktor und müssen gemanagt werden. Zudem genügt reine Hardware nicht: Sollen Dokumente und E-Mails langfristig archiviert werden, müssen strenge Revisions-, Compliance- und Datenschutzregeln eingehalten werden. Außerdem sollte sichergestellt sein, dass die Nutzer bei Bedarf möglichst unkompliziert und performant wieder auf ihre archivierten Daten zugreifen können.

Papierdokumente, E-Mails und digitale Unterlagen revisionssicher archivieren

Andreas Reichmann, Geschäftsführer der Inoxision GmbH aus dem oberfränkischen Neuenmarkt, beschreibt die typische Situation bei mittelständischen Unternehmen so: „Die Datenmengen wachsen rasant. Oft sind mehrere Insellösungen für die Archivierung implementiert und die Suche nach Dokumenten kostet die Mitarbeiter viel Zeit. Und selbst wenn es im Unternehmen so etwas wie eine Archivierungsstrategie gibt, kennen die meisten Mitarbeiter sie nicht und suchen sich eigene Wege, ihre Daten zu archivieren.“ 

Der Software-Hersteller bietet mit inoxision ARCHIVE eine leistungsfähige Dokumenten- und E-Mail-Archivierungslösung an, die Unternehmen genau an diesen Punkten unterstützen soll – durch eine zentrale, revisionssichere Archivierung der Daten mit der Möglichkeit, bei Bedarf sekundenschnell wieder auf die Informationen zurückgreifen zu können. Ein Work- flowserver unterstützt bei der Automatisierung des Archivierungsprozesses, Stapelver- arbeitung mit Maskenerkennung sowie ein OCR-Server sorgen für hohe Performance und Volltextsuche. „Für manche unserer Kunden aber blieb es schwierig, die Dimension der benötigten Hardware-Ressourcen zu planen“, erzählt Andreas Reichmann. „Wir wollten deshalb alternativ unbedingt eine Software-as-a-Service Variante anbieten, bei der sich Kunden weder um eigene IT-Infrastruktur noch um den IT-Betrieb oder das richtige Sizing kümmern müssen.“ 

Global Player passen nicht zu mittelständischer Macher-Mentalität

Auf der Suche nach einem Cloud-Provider, der die Ressourcen für die cloudbasierte Archivierungslösung inxosion.NOW zur Verfügung stellen sollte, prüfte das Team von Inoxision ganz verschiedene Angebote. Zunächst lief ein umfangreicher Test auf der Infrastruktur eines der globalen Cloud-Provider. „Das passte in vielen Aspekten nicht zu unseren Ansprüchen“, erzählt Andreas Reichmann rückblickend. „Der Mix aus hoher Komplexität und eingeschränktem Support hat uns bei den großen Plattformen sehr schnell enttäuscht. Hinzu kamen Schwankungen bei der Stabilität und der Performance der Infrastruktur.“

Die fehlende Leistungskonstanz und Bedenken in Hinblick auf die Datenschutzrichtlinien internationaler Anbieter lenkten die Recherche nach einem geeigneten Cloud-Provider schließlich in eine andere Richtung. Die IT-technische Konformität mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) hat bei allen Unternehmen inzwischen erste Priorität und gerade bei der auf Langfristigkeit ausgelegten Archivierung sensibler Dokumenten und personenbezogener Daten müssen datenschutzrechtlichen Grundsätze zwingend eingehalten werden. Vor diesem Hintergrund konzentrierte sich die Suche verstärkt auf einen heimischen Cloud-Anbieter, der den hiesigen Regeln und Vorgaben zum Datenschutz auch rechtlich unterliegt. Die Wahl fiel schließlich auf den Infrastructure- und Platform-as-a-Service-Anbieter gridscale aus Köln. 

„Wir betreiben nicht nur unsere Rechenzentren ausschließlich im deutschen Rechtsraum, sondern unterliegen mit deutschem Firmensitz und Gerichtsstand Köln auch sämtlichen Vorgaben der hiesigen Datenschutzvorschriften. Hinzu kommen sehr umfassende Zertifizierungen unserer Technologie und IT-Betriebsumgebung durch akkreditierte Einrichtungen und Organisationen bis hin zum Bundeswirtschaftsministerium”, so Henrik Hasenkamp, CEO und Mitgründer von Gridscale. „Die Akzeptanz von Cloud-Diensten hängt entscheidend davon ab, ob Dienste-Anbieter ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten können. Die Rechtslage ist kompliziert, da wollen und können sich Unternehmen nicht auf vage Aussagen oder Grauzonen verlassen. Erst recht nicht, wenn es um die Archivierung ihrer Dokumente, Geschäftskorrespondenz und E-Mails geht.“

Beliebig skalierbare Storagekapazitäten in der Cloud 

Die anfänglichen Bedenken in Bezug auf die im Vergleich deutlich kleinere Gridscale erwiesen sich laut Andreas Reichmann allerdings als unbegründet: Da sowohl Anwendung wie auch Cloud-Plattform als offene und mandantenfähige Architekturen realisiert sind, gelang die Migration reibungslos und in kürzester Zeit, der IT-Betrieb läuft seither vollkommen störungsfrei. Dank der granularen Sizing- und Skalierungsoptionen kann ein Mehrbedarf an Infrastruktur-Ressourcen quasi in Echtzeit und ohne Downtime oder Wartungsfenster jederzeit bedient werden. Dies gilt insbesondere für den nur sehr ungenau prognostizierbaren und sehr volatilen Speicherumfang bei der E-Mail-Archivierung, der in der Cloud als flexible und bei Bedarf auch autoskalierende Storage-Kapazität immer adhoc und im beliebigen Umfang bereitgestellt werden kann. 

Die Kunden von Inoxision können sich seither entscheiden, ob sie die Archivierungs-Lösungen als traditionelle Softwareanwendung aus dem eigenen Rechenzentrum oder aber auch als Cloud-Dienst inoxision.NOW nutzen möchten. Dabei bringt die Cloud neben der dynamischen Skalierung vor allem auch Kostenvorteile mit sich und größere Investitionen und sprungfixe Aufwände wie beim IT-Eigenbetrieb werden vermieden.