Thought Leadership
Je mehr Kontrolle Unternehmen über ihren E-Mail-Verkehr haben, desto besser können sie ihre Arbeitsabläufe automatisieren und die Sicherheit ihrer E-Mail-Infrastruktur gewährleisten.
Und je früher Regelwerke greifen, desto höher ihre Wirkung. Hierbei unterstützen flexible Cloud-Lösungen. Sie analysieren eingehende E-Mails bereits vor der Zustellung und verarbeiten sie individuell und automatisiert weiter.
Unternehmen mit komplexen E-Mail-Infrastrukturen stehen häufig vor der Herausforderung, große Mengen an Nachrichten effizient verwalten und absichern zu müssen. Denn E-Mails sind nicht nur ein zentraler Bestandteil jedes Arbeitsplatzes, sondern auch vieler geschäftskritischer Prozesse. Um den eingehenden E-Mail-Verkehr im Unternehmen effizient und gemäß eigener Policies zu managen, bieten moderne Cloud-Lösungen klare Vorteile: Sie sind flexibel, skalierbar, wartungsfrei und kostengünstig.
Mit einer Predelivery Logic lassen sich anhand individueller Regelwerke eingehende E-Mails analysieren und Workflows automatisieren.
Sören Schulte, Retarus GmbH
Automatisierung und intelligentes Routing
Spezielle Infrastruktur-Services aus der Cloud analysieren, optimieren und leiten E-Mails nach individuellen Regeln weiter, noch bevor sie die Unternehmensinfrastruktur oder den genutzten Cloud-E-Mail-Dienst überhaupt erreichen. Idealerweise geht ein solcher Service über den Funktionsumfang lokaler Regelwerke oder Policy Engines hinaus. So verarbeitet etwa die Predelivery Logic von Retarus E-Mails inhalts-, Adress- und sprachabhängig und routet sie beispielsweise an das richtige Funktionspostfach, den Server der zuständige Landesgesellschaft oder an die richtige Applikation.
Darüber hinaus ermöglichen die Regelwerke, E-Mails nach ihrer länderspezifischen Herkunft („Geo IP“) zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen automatisch einzuleiten. Dies kann etwa sinnvoll sein, wenn Unternehmen vorsorglich alle Nachrichten aus bestimmten Regionen oder Ländern isolieren möchte. Je nach Konfiguration können entsprechende Nachrichten in die Benutzerquarantäne geleitet oder vollständig blockiert werden.
Einheitliche Kommunikation nach Außen
Auch für den Outbound-Kanal können individuelle Richtlinien festgelegt werden. Bei Ereignissen wie Ausgründungen von Tochtergesellschaften, Fusionen oder Rebrandings können Adressen automatisch auf eine einheitliche Domain umgeschrieben werden – ohne Änderungen an den jeweiligen, eigenständigen Infrastrukturen. Mitarbeiter treten somit nach außen hin ab einem bestimmten Datum nahtlos unter einem einheitlichen Namen auf. In Kombination mit Outbound Security Features lässt sich auch die Reputation und Sicherheit einer einheitlichen Domain in komplexen und heterogenen Infrastrukturen sicherstellen.
Transparenz, Support und sichere Datenverarbeitung
Idealerweise stellt der Anbieter den Service über ein webbasiertes Self-Service-Tool bereit, über das sich alle Regeln transparent anlegen, verändern und priorisieren lassen. Es empfiehlt sich auf einen Dienstleister zurückzugreifen, der alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren innerhalb Europas verarbeitet und branchenspezifische Standards sowie individuelle Compliance-Vorgaben erfüllt. Darüber hinaus sollte den Kunden bei der Umsetzung individueller Regeln für ein effizientes E-Mail Management ein 24/7-Support in der jeweiligen Landessprache jederzeit beratend zur Seite stehen.
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