Thought Leadership
Im Büro, im Homeoffice oder im Zug: Die Dokumentensicherheit lässt sich mit digitalen Workflows fast überall realisieren. Das ist wichtig, weil der Trend hin zu flexibleren Arbeitsmodellen in der Pandemie deutlich gestiegen ist.
Erstens: Kollegen begrüßen, PC einschalten, Passwort eingeben, E‑Mails öffnen und lesen, Anhang mit Vertrag sicher herunterladen, direkt vor Ort ausdrucken oder elektronisch unterschreiben. Zweitens: Katze streicheln, PC einschalten, Passwort eingeben, E‑Mails öffnen und lesen, Anhang mit Vertrag sicher herunterladen, direkt vor Ort ausdrucken oder elektronisch unterschreiben. Drittens: Latte Macchiato bestellen, Laptop einschalten, Passwort eingeben, E‑Mails öffnen und lesen, Anhang mit Vertrag sicher herunterladen, direkt vor Ort ausdrucken oder elektronisch unterschreiben. Wie wenig sich diese drei Szenarien unterscheiden, war vielen Unternehmen vor der Corona-Pandemie nicht bewusst. Die Arbeit im Büro, die Telearbeit im Homeoffice oder die ortsunabhängige mobile Arbeit galten für sie als schwer vereinbar.
Pandemie rückt digitale Workflows in den Fokus
Das hat sich jedoch im Zuge der Pandemie verändert. So geben in einer aktuellen Umfrage des Branchenverbandes Bitkom 84 Prozent von 502 befragten Firmen an, dass die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen für sie an Bedeutung gewonnen habe. Das Problem: 61 Prozent der Unternehmen stellten zugleich fest, dass viele analoge Geschäftsprozesse das Arbeiten im Homeoffice behindern. Kurzum, Remote-Technologien wie digitalisierte Dokumentenarchive oder elektronische Signaturlösungen sind noch immer weniger verbreitet, als dies technisch möglich wäre. Das ifo-Institut sieht vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) Nachholbedarf. Derzeit würden nur rund ein Viertel der KMUs ortsflexible Arbeitsmodelle wie das Homeoffice nutzen. Das Potenzial liege jedoch bei insgesamt 56 Prozent.
Ein Cyberangriff kostet im Schnitt knapp 22.000 Euro.
Bildquelle: Bitkom Research 2020
Als Hindernisse für Homeoffice und Mobile Work nennen Unternehmen laut Bitkom-Umfrage vor allem „Anforderungen an den Datenschutz“ (63 Prozent) und „Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten“ (61 Prozent). Eine Sorge, die durchaus berechtigt ist, wie Statistiken zeigen. Dem „Cyber Readiness Report 2021“ des Spezialversicherers Hiscox zufolge haben 57 Prozent der deutschen Unternehmen während der Pandemie überwiegend oder ganz im Homeoffice gearbeitet, während es vor der Pandemie nur 15 Prozent waren. Parallel stieg die Zahl jener deutschen Unternehmen, die mindestens einen Cyberangriff erlebt haben, von 41 Prozent im Jahr 2020 auf 46 Prozent im laufenden Jahr 2021 an. Im Mittel kostete jeder Cyberangriff die Unternehmen 21.818 Euro.
Ein Verzicht auf moderne Arbeitsformen wie Homeoffice oder Mobile Work ist jedoch keine Lösung. Denn der Trend ist eindeutig. So hat das Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) jüngst in einer Umfrage ermittelt, dass rund zwei Drittel der mittelgroßen Unternehmen bis 100 Mitarbeiter außerhalb des Verarbeitenden Gewerbes auch nach Corona von einer Steigerung der Telearbeit ausgehen. Bei den Unternehmen dieser Branchen mit mehr als 100 Mitarbeitern sind es sogar drei Viertel.
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Dokumentensicherheit im Homeoffice: DMS hilft
Nicht zuletzt existieren längst standardisierte Anwendungen, mit denen beispielsweise Rechnungen „remote“ sicher unterschrieben werden können, statt dafür extra ins Büro zu fahren. Dasselbe gilt für sicheres Drucken von Firmendokumenten, ob im Homeoffice oder unterwegs beim Kunden. Anwendungen wie der Kyocera Workflow Manager stellen darüber hinaus die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen die der DSGVO sicher und schützen durch klare Zugriffsrechte sensible Daten.
Das mit der Firmen-Infrastruktur verknüpfte Equipment aus Dokumenten-Management-System (DMS), Scannern und Druckern bieten Dienstleister wie Kyocera ebenfalls passgenau an. Genutzt werden kann es ebenso im Homeoffice, bei dem der Arbeitgeber das Heimbüro komplett ausstattet, wie per Mobile Work, die mit Firmen-Equipment von fast überall erledigt werden kann. So lässt sich die Dokumentensicherheit an allen Arbeitsorten realisieren. Da Informationen durch eine DMS per Mauslick zur Verfügung stehen, ist das Arbeiten mit digitalen Workflows zudem effizienter.
Homeoffice sorgt für einen Anstieg an Cyberattacken – mehr dazu lesen Sie im Interview mit Hr. Carsten Meerpohl
Kyocera Insights: Expertentalk zur Zukunft der Büroarbeit
Weitere Informationen zu diesem Thema gibt es auch in der ersten Folge von Kyocera Insights, dem Livestream für Entscheider. Darin diskutiert Moderator Torsten Knippertz mit seinen Gästen zur Zukunft der Büroarbeit und klärt, wie Dokumentenlösungen bei der Realisierung von Remote-Working- bzw. Homeoffice-Konzepten unterstützen.
