Thought Leadership
Im Kampf gegen steigende Infektionszahlen verschlägt es immer mehr Menschen ins Homeoffice. Die neue Situation bringt jedoch auch neue Herausforderungen mit sich. Mit diesen konkreten Tipps gelingt die reibungslose Umstellung.
Die Ministerpräsidentenkonferenz entschied im Januar 2021, dass Arbeitgeber Pandemie-bedingt überall dort Homeoffice ermöglichen müssen, wo es irgendwie umsetzbar ist. Kein überraschender Schritt, denn nie wurde so viel über Homeoffice geredet wie in den letzten zwölf Monaten. Laut einer repräsentativen Studie des Marktforschungsunternehmens IDC liegt der Anteil der Unternehmen, die mindestens ein Viertel ihrer Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause arbeiten lassen, aktuell bei etwa 80 Prozent. Bei etwa der Hälfte der Unternehmen arbeiten sogar mindestens 50 Prozent der Mitarbeiter aus dem Homeoffice. Dass dieser Trend auch in Zukunft Bestand hat, geht aus einer Umfrage von Deloitte Consulting hervor. 66 Prozent der befragten Entscheidungsträger gaben an, auch künftig vermehrt mit Remote Work zu planen. Derweilen feilt Arbeitsminister Hubertus Heil sogar an einem Gesetzesentwurf, in dem er das Recht auf Heimarbeit offiziell verankern will.
Was in den letzten Monaten jedoch auch deutlich wurde: Homeoffice und die Umstellung auf neue Routinen erfordern Vorbereitung und Umdenken. Die wichtigsten Aspekte für eine sichere Konnektivität im Remote-Betrieb lassen sich anhand von sechs Tipps zusammenfassen:
Tipp #1: Stabile und komfortable Arbeitsumgebung einrichten
Produktives Arbeiten erfordert in erster Linie funktionierende IT. Ganz oben auf der Prioritätenliste stehen dabei die richtige Ausstattung und ein stabiler Zugang zu allem, was Mitarbeiter im Home Office brauchen. Dazu gehören insbesondere Arbeitsgeräte mit einer guten Internetverbindung, die Videokonferenzen unterstützt.
Tipp #2: Datensicherung in der Cloud aktivieren
Datenverlust hat meist zwei Ursachen: menschliche Unachtsamkeit oder technische Defekte. Sind die Daten einmal verloren, ist es sehr aufwendig und teilweise auch unmöglich, diese wiederherzustellen. Aus diesem Grund lohnt es, die Daten regelmäßig in der Cloud zu sichern. Der Schutz der Daten ist dabei nicht der einzige Vorteil. Auch können Mitarbeiter orts- und geräteunabhängig arbeiten und erlangen dadurch mehr Flexibilität.
Tipp #3: Zeitmanagement ins Auge fassen
Bei allen Vorteilen, die Home Office in Sachen Flexibilität bietet, ist gleichzeitig auch mehr Struktur und Zeitmanagement gefragt. Ein Patentrezept für die richtige Vorgehensweise gibt es nicht, dafür können aber bewährte Methoden bei der Planung unterstützen. So können Mitarbeiter beispielsweise konkrete Zeitpläne erstellen und Ziele festlegen, die sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht haben wollen. Dabei sollten jedoch auch kurze Pausen und Puffer für spontane Termine oder Telefonate eingeplant werden, damit der Zeitplan nicht zu leicht ins Wanken gerät. Das erfordert zwar Disziplin und Umgewöhnung, bietet jedoch eine gute Möglichkeit, mehr Struktur in den Tag zu bringen.
Tipp #4: Den Fokus auf die Sicherheit richten
Mit den zunehmenden Möglichkeiten für mobiles Arbeiten steigen auch die Sicherheitsanforderungen. Die größte Sicherheitslücke im Unternehmen ist aber nach wie vor der Mensch. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen zu schulen. Insbesondere sollte darauf geachtet werden, Links in E-Mails nicht unbedacht anzuklicken – selbst wenn die Nachricht vertrauenswürdig wirkt. Im Zusammenhang mit Mitarbeiterschulungen haben sich Gamification-Modelle als besonders erfolgreich erwiesen.
Diese sorgen nachweislich für ein erhöhtes Sicherheitsbewusstsein. Darüber hinaus sollten keinesfalls private Geräte für den Datenaustausch und die Kommunikation im beruflichen Umfeld genutzt werden.
Tipp #5: Kommunikationskulturen schaffen
Auch wenn aufgrund der räumlichen Trennung keine persönlichen Gespräche am Schreibtisch oder in der Teeküche möglich sind, sollte der regelmäßige Austausch unter Kollegen und Vorgesetzten weiterhin ermöglicht werden. Darum gilt es, neue Kommunikationswege- und Kulturen zu schaffen, die nicht nur der Team-Arbeit zugutekommen, sondern auch den Zusammenhalt stärken, motivieren und das soziale Miteinander fördern. Insbesondere der Einsatz einer Cloud-Kommunikationsplattformen ist für den alltäglichen Austausch unabdingbar. Dabei erleichtern Funktionen wie Chats, Video- und Audioanrufe sowie Dokumentenfreigaben die virtuelle Zusammenarbeit. Schon regelmäßig stattfindende Online-Team-Meetings und Statusupdates oder auch die gelegentliche Einladung zu einer virtuellen „Happy Hour“ wirken sich positiv aus. Darüber hinaus sollten Arbeitgeber auch darauf achten, Ihr Team stets in die Unternehmenskommunikation einzubinden und die Mitarbeiter wissen zu lassen, welche Kontakte insbesondere im Hinblick auf Sicherheitsfragen konsultiert werden können.
Tipp #6: Gesunden Arbeitsrhythmus fördern
Im Homeoffice kann die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit leicht verschwimmen und das Zeitgefühl ins Wanken geraten. Umso wichtiger ist es, achtsam zu sein und die Pausenzeiten einzuhalten. Kollegen dürfen sich auch gerne gegenseitig ermutigen, Auszeiten zu nehmen und das System herunterzufahren, um Zeit mit der Familie oder im Freien zu verbringen.
Unterm Strich hat das vergangene Jahr nochmals mehr verdeutlicht, dass Homeoffice nicht nur ein Mittel zur Infektionseindämmung, sondern auch ein wichtiges Werkzeug zur Mitarbeiterbindung, der Förderung von Work-Life-Balance und der Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist. Es ist unerlässlicher Bestandteil moderner Arbeitsgestaltung und wird auch in Zukunft verstärkt genutzt werden. Darauf müssen sich Unternehmen jetzt einstellen. Und mit einem Auge auf die wichtigsten Regeln, steht dem reibungslosen Arbeitsablauf im Homeoffice nichts mehr im Wege.
