So bleiben Daten bei der Online-Zusammenarbeit sicher

Die zunehmende Nachfrage nach Remote-Zusammenarbeit sorgt auch für einen erhöhten Bedarf nach Kollaboration in der Cloud. Doch der Zugewinn an Flexibilität und Effizienz kann mitunter auch mit negativen Folgen für die Datensicherheit einhergehen.

Wer diesen Faktor berücksichtigt und auf die richtigen Zusatzfeatures setzt, ist am Ende auf der sicheren – und flexiblen – Seite.

Immer mehr Unternehmen wollen es auch über Corona hinaus ihren Mitarbeitern ermöglichen, jederzeit und von überall zu arbeiten. Cloud-Plattformen für die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten bieten den Vorteil einer ständigen Verfügbarkeit von Dokumenten sowie die Möglichkeit, diese zusammen im Team in Echtzeit zu bearbeiten: Die Zeiten von Versionskonflikten und ellenlangen E-Mail-Ketten scheinen damit vorbei.

Mehr Produktivität, weniger Sicherheit?

Doch wo die einen vor allem die besonders leichte Online-Zusammenarbeit als Segen für den Berufsalltag sehen, hegen andere vor allem Bedenken bezüglich der Datensicherheit: Denn wenn möglichst viele Personen möglichst ungehindert auf möglichst viele Dateien zugreifen können, wo sich Dokumente in Sekundenbruchteilen an Kollegen am anderen Ende des Erde versenden lassen, entstehen auch Einfallstore für Sicherheitsrisiken.  Administratoren kommt an dieser Stelle die oftmals etwas undankbare Rolle zu, ständig zur Vorsicht zu mahnen und Maßnahmen zu treffen, welche die hürdenlose Zusammenarbeit über die Cloud wieder etwas einschränken, um im Gegenzug mehr Sicherheit garantieren zu können. Diese Restriktionen führen jedoch im schlimmsten Fall zu Ausweichbewegungen und der Entstehung von Schatten-IT im Unternehmen – ein Zustand, der aus der Ferne noch schwerer zu überwachen ist. Es liegt also  im unbedingten Interesse jedes Unternehmens, Sicherheit und Datenschutz wirkungsvoll und normenkonform, aber auch möglichst nutzerfreundlich umzusetzen.

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Sicherheit von Anfang an mitdenken

Bei der Wahl der richtigen Cloud-Kollaborationsplattform müssen Unternehmen bereits von vornherein den Sicherheitsaspekt ins Auge fassen. Sind die eigene Infrastruktur und Prozesse erst einmal auf die neue Plattform umgestellt, tut es umso mehr weh, wenn essenzielle Features fehlen, welche die nötigen Datenschutzstandards erfüllen. Nachträgliche Anpassungen oder gar Integration externer Tools arten oft in unverhältnismäßige Aufwände für die IT-Abteilung aus. Daher ist es hilfreich, wenn Unternehmen auf einige zentrale Features achten, welche dabei helfen, ein hohes Sicherheitsniveau auch bei der Zusammenarbeit in der Cloud zu gewährleisten.

1.Verschlüsselung zu jedem Zeitpunkt

Die sichere Verschlüsselung von Daten gehört zu den wichtigsten Sicherheitsfaktoren bei der Arbeit in der Cloud. Unverschlüsselt abliegende Dateien sind immer einem höheren Risiko ausgesetzt – denn haben Unbefugte einmal Zugriff darauf, sind die Daten kompromittiert. Zunächst sollten Unternehmen also erst einmal darauf achten, dass ihre Daten im Ruhezustand standardmäßig verschlüsselt sind. Wie aber verhält es sich mit Dokumenten, die kontinuierlich geändert, neu gespeichert und zudem auch noch von vielen verschiedenen Usern parallel verändert werden? An dieser Stelle ist es nötig, einen kontinuierlichen Verschlüsselungsmechanismus zu schaffen, der die Performance nicht unnötig verringert – schließlich sind Lade- und Zugriffszeiten bei der Office-Kollaboration essenziell.

Die Plattform ONLYOFFICE Workspace adressiert dieses Problem beispielsweise mit einem neuen Feature namens “Privaträume”. Im Kern handelt es sich dabei um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die in Echtzeit erfolgt. In solchen virtuellen privaten Räumen wird jede Änderung, die an einer Datei vorgenommen wird, automatisch mit dem als besonders sicher geltenden AES-256-Algorithmus verschlüsselt. Das Besondere: Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen werden nicht erst bei der Speicherung verschlüsselt und an den Server gesendet, sondern kontinuierlich während der Bearbeitung. So liegen die Daten zu keinem Zeitpunkt unverschlüsselt und somit auch für Unbefugte lesbar an einem Speicherort. Das bietet vor allem einen zentralen Vorteil: die Benutzererfahrung wird davon gar nicht beeinflusst. Teams können so wie gewohnt über die Dokumenten-, Tabellen- sowie Präsentationseditoren arbeiten und müssen dabei nicht auf zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen achten. 

2. Freie Hand bei der Wahl des Speicherorts

Ein weiterer Risikofaktor besteht immer dann, wenn die eigenen Daten auf fremden Servern landen. Gerade bei großen kommerziellen Anbietern gehört dies jedoch zum Standardprozedere. Die bessere Alternative ist es, wenn Unternehmen auf eigenen Servern hosten und somit ihre Datensouveränität behalten – und auch hier existiert eine Reihe von Plattformen, die genau dies erlauben.

So lässt sich beispielsweise ONLYOFFICE Workspace als Open-Source-Plattform nicht nur auf eigenen Servern verwenden, sondern bietet auch für die On-Premises-Nutzung technischen Support an und ist somit speziell für Unternehmen geeignet, die besonders großen Wert auf Datensicherheit legen.

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3. Eine sichere Nutzerauthentifizierung

Die Zeiten, in denen alleine ein Passwort als adäquater Schutz galt, sind schon lange vorbei. Um die eigenen Daten ausreichend vor unbefugtem Zugriff zu schützen, müssen Kollaborationsplattformen genügend Optionen bieten, um den Authentifizierungsprozess möglichst sicher zu gestalten. So sollten Unternehmen unbedingt darauf achten, dass ihre Kollaborationsplattform ihnen die Verwendung von Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht und Single-Sign-Ons über etablierte Authentifizierungsservices abwickelt. Auch gehören umfangreiche Optionen zur Zugriffsrechteverwaltung zu den Mindestanforderungen, die Unternehmen stellen müssen. Doch auch darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Funktionen, die den Authentifizierungsprozess deutlich sicherer machen. So bietet ONLYOFFICE Workspace beispielsweise zusätzlich zu den oben genannten Funktionen zahlreiche weitere Einstellungsmöglichkeiten. Administratoren können so zum Beispiel Logins auf bestimmte IP-Adressen zu beschränken, die Lebensdauer von verwendeten Cookies frei wählen oder Kriterien für die Passworterstellung bestimmen, um so die nötigen Sicherheitsstandards selbst festlegen zu können.

4. Flexibilität bei der Backup-Strategie

Um vor dem plötzlichen Verlust größerer Datenmengen geschützt zu sein, gehören regelmäßige Backups zum Pflichtprogramm jedes Unternehmens. Alle gängigen Kollaborationsplattformen bieten ihren Nutzern in der Regel standardmäßig automatisierte Datensicherungen. Doch darüber hinaus sollten Unternehmen auf Nummer sicher gehen, und in regelmäßigen Abständen zum manuellen Backup greifen – und im besten Falle an einem Speicherort ihrer Wahl. Die Plattform ONLYOFFICE Workspace bietet ihren Nutzern die Möglichkeit, ihre Backups bei einem Filehoster ihrer Wahl (z.B. Dropbox, Google Drive, OneDrive usw.) oder auch bei einem Drittanbieter-Service wie beispielsweise AWS S3, Google Cloud Storage oder Rackspace Cloud Storage zu speichern.

Fazit: Mit der richtigen Plattform bleiben Daten sicher

In der modernen Arbeitswelt ist Cloud-Kollaboration zu einem nicht mehr wegzudenkenden Produktivitätsfaktor geworden. Bestehende Sicherheitsbedenken können Unternehmen problemlos ausräumen, wenn sie bei der Wahl der geeigneten Plattform auf einige zentrale Features achten. Plattformen wie ONLYOFFICE Workspace, die von Grund auf für besonders hohe Datenschutzstandards konzipiert sind, bieten Nutzern sämtliche Vorteile effizienter Cloud-Zusammenarbeit, ohne dabei Abstriche bei der Sicherheit zu machen.