Elektronischer Dokumentenaustausch im Zeitalter der Digitalisierung

Ein reibungsloser Austausch von Dokumenten ist für Unternehmen enorm wichtig. Sie setzen auf verschiedene Verfahren, um die interne und externe Kommunikation möglichst einfach und trotzdem rechtssicher zu gewährleisten.

Fax und E-Mail kommen dafür oft zum Einsatz, gerade in punkto Rechtssicherheit ist das Fax auch heute im Vorteil. Es lässt sich außerdem für Anwendungen wie die automatisierte Dokumentenverarbeitung weiterentwickeln und hat damit auch künftig großes Potenzial für die Unternehmen.

Firmen und Behörden müssen rechtsverbindlich mit Kunden, Lieferanten und Behörden kommunizieren – und zwar möglichst einfach und mit geringen Kosten. Für den Dokumentenaustausch stehen mehrere Transportwege – darunter Brief, E-Mail, Fax, Datei-Transfer, Web-Download usw. – zur Verfügung, die alle Vor- und Nachteile haben. E-Mail und Fax stechen wegen der Verbreitung, der direkten Adressierbarkeit und Schnelligkeit hervor. In den letzten Jahren gab es eine starke Verschiebung vom Fax hin zur E-Mail.

Dabei hat der Einsatz von E-Mail im Unternehmen eine ganze Reihe von Nachteilen: Pflege und Archivierung der Inbox sind aufwendig und nur durch geschultes Personal möglich, zudem sind ein Internetanschluss und vergleichsweise teure Geräte wie ein PC oder Smartphone erforderlich. Besonders anfällig ist die E-Mail aber vor allem beim Thema Sicherheit und Zuverlässigkeit: Dokumente können unbeabsichtigt als vermeintliche Spamnachricht gelöscht werden oder Schadsoftware gelangt über die E-Mails ins Firmennetzwerk.

Das Fax: Pro und Kontra

Demgegenüber steht das Fax: Es ist heute oft über Computer-Fax-Lösungen in das E-Mail-System integriert, lässt sich also ebenso bequem handhaben. Zudem werden Faxnachrichten immer mit einem Sendejournal übermittelt, das für die Rechtssicherheit verantwortlich ist. Ausschlaggebend für die positive Rechtsprechung sind die End-to-End-Übertragung bzw. das Peer-to-Peer-Protokoll sowie der damit verbundene OK-Vermerk. Eine Faxübertragung wird immer mit einem Sendebericht versehen und erst wenn alle Seiten inklusive der letzten Seite vom Empfänger als korrekt übermittelt eingestuft werden, gilt die Faxübertragung als erfolgreich. Sobald wichtige oder zeitkritische Informationen per Dokument transportiert werden, steigt die Bedeutung des Sendejournals und der Empfangsbestätigung. Ob die Übertragung via ISDN oder IP geschieht, hat auf die Gültigkeit und das Prinzip keine Auswirkungen.

Das Fax besitzt noch weitere Vorteile: Es dient in allen Teilen der Erde als zuverlässiges Kommunikationsmittel, ganz ohne Internetanschluss. Dank der ausgereiften Übertragungstechnik überwinden Faxnachrichten auch eine schlechte Telefonleitung. Die Senderseite kann zudem mit einem einfachen Vorlagenfax arbeiten, eine überschaubare Investition. Weiterhin überträgt ein Fax keine aktiven Inhalte – Viren oder andere Schadsoftware haben so keine Chance.

In manchen Punkten ist das klassische Fax der E-Mail aber auch unterlegen: Aufgrund der Übertragung von Punkten oder Pixeln geht die ursprüngliche Darstellung unter Umständen verloren und eine Weiterverarbeitung der Texte über eine optische Zeichenerkennung ist aufwändig und nicht immer fehlerfrei möglich. Zudem ist das Erscheinungsbild mit 200 dpi für moderne Dokumente recht grob und die Übertragungsgeschwindigkeit je nach Modem begrenzt. Eine Faxseite ist schon mal eine halbe Minute oder länger unterwegs.

Fax-Evolution für optimierten Dokumentenaustausch

Unternehmen nutzen häufig Formulare für Reklamationsprozesse, Bestellvorgänge oder Begutachtungen. Während der Sender zur Bearbeitung das Vorlagenfax nutzen kann, will der Empfänger die eingehenden Dokumente möglichst automatisch inhaltlich erfassen und verarbeiten. In der Dokumentenverarbeitung nimmt der Automatisierungsgrad zu: ERP-Systeme kommunizieren automatisiert oder prozessgesteuert ohne menschliches Eingreifen.

Das klassische Fax hemmt diese Austauschprozesse, da es nur eine Bitmap überträgt. Es gibt vier Möglichkeiten, das Fax auch im Zeitalter der Automation noch attraktiver zu machen.

• Zunächst können nach dem Protokoll T.434 PDF-Quelldokumente übertragen werden. Eine rechnergestützte Weiterverarbeitung wird möglich und die hohe Auflösung sowie farbige Darstellungen bleiben erhalten

• Die moderne IP-Infrastruktur ist kein Hindernis für das Fax, sie bietet sogar Optimierungschancen: In dieser Umgebung können IP-fähige Faxgeräte direkt miteinander kommunizieren und — dank dem Übermittlungsprotokoll T.38 – in einer weitaus höheren Geschwindigkeit. Mehrseitige Dokumente lassen sich dann binnen einer Minute übertragen. Dank flexibler Fax-Lösungen können die Vorteile der T.38-Übermittlung auch in der aktuellen Umstellungsphase bereits greifen.

• Ist das Fax noch über klassische, leitungsvermittelte Telefonie angebunden, aber auch eine Übertragung via IP möglich, kann man dem Fax mit Hilfe eines Uniform Resource Locators (URL) eine alternative Übertragungsmöglichkeit signalisieren. Das Sendegerät kann dann entscheiden, ob es eine klassische Übertragung oder eine an die URL durchführen möchte.

• Im IP-Zeitalter kann das Faxprotokoll auch als reine Software implementiert werden. Damit lässt sich das Fax-Ökosystem vergleichsweise einfach um Multifunktionsgeräte oder Smartphones erweitern. Über Web-Browser mit HTML5/Javascript oder Apps können Faxnachrichten mühelos in die moderne Unternehmens-ITK wechseln.

Auch Multifunktionsgeräte müssen das Fax transparent verarbeiten können, da diese nur nach und nach ausgetauscht und durch IP-fähige Geräte ersetzt werden.

So profitieren Unternehmen

Mit dem optimierten Fax, das auch abwärtskompatibel bleibt, lassen sich die Austauschprozesse zwischen den Unternehmen verbessern. Die Textextraktion aus einem PDF ist so zuverlässig möglich – Faxempfänger können Informationen also automatisiert verarbeiten. Auch die Übertragung elektronischer Rechnungen im sogenannten ZUGFeRD-Format (siehe Kasten) ist über das optimierte Fax möglich. Je nach Faxgerät erhält der Empfänger dann entweder einen Ausdruck der Rechnung oder ein XML-angereichertes PDF-Dokument zur Weiterverarbeitung. Anbieter von Buchhaltungssoftware können aus diesen Dokumenten automatisch Buchungssätze erzeugen – damit wird das Fax aus einem ERP-System zu einer attraktiven Form des Dokumentenaustauschs im B2B-Geschäft. Faxnachrichten, die im PDF/A-Format gesichert werden, ermöglichen außerdem eine gesetzeskonforme Aufbewahrung nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches.

Was ist ein Dokument?

Als Dokument gelten Dateien, die einen auf ganz bestimmte Weise dargestellten Text auf einem Papierformat enthalten. Häufig ist es von beiden Parteien durch Initialen abgesichert. Es muss frei von aktiven Inhalten sein und in einer nicht oder nur schwer veränderbaren Form vorliegen. Außerdem muss eine lange Lesbarkeit gewährleistet sein. In der Praxis sind solche Dokumente oft Office-Dokumente, die als PDF exportiert wurden. PDF/A ist ein ISO-genormtes Format zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Es verzichtet auf externe Referenzen wie Schriften oder Hyperlinks und aktive Inhalte. Nur Dateien mit diesen Eigenschaften eignen sich als Basis für Verträge und andere Absprachen.

Das ZUGFeRD-Format

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. hat – gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie – als Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, um den Austausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern zu vereinfachen, das sogenannte ZUGFeRD-Format. Dabei wird eine PDF-Datei mit XML-Daten angereichert, welche die Daten der Rechnung in maschinenlesbarer Form enthalten. In der Version 2.0 ist ZUGFeRD kurz davor, eine EU-Norm zu werden. Die so erstellten Dokumente können sowohl automatisiert verarbeitet als auch wie ein herkömmliches PDF gedruckt werden.

Autor: Johann Deutinger, CSO, Ferrari electronic AG