Zeit geschenkt: Abbau von Überstunden

Eine effiziente und produktive Belegschaft setzt sich aus fleißigen Mitarbeitenden zusammen, die ähnliche Werte und eine starke Arbeitsmoral teilen. Leider halten viele Menschen Gewohnheiten wie zu spätes Aufstehen, Überspringen des Mittagessens und Annehmen von Anrufen am Wochenende für ein Zeichen von Engagement. Oft neigen sie auch zu dem Irrglauben, dass mehr Zeit am Arbeitsplatz zu mehr Arbeitsergebnissen führt.

In vielen Fällen führen diese Fehleinschätzungen zu etwas anderem – zu Erschöpfung, Unmut und schlechter Arbeitsmoral. Ein Kommentar von Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Arbeiten Ihre Mitarbeiter zu viel?

Es kann schwierig sein, festzustellen, ob Ihre Mitarbeiter zu viel arbeiten, vor allem, wenn Sie nicht jeden Tag eng mit ihnen zusammenarbeiten. Manager sind sich oft nicht bewusst, unter welchem Stress ihre Teammitglieder stehen – und welche Probleme dies verursachen kann.

Die zunehmende Verbreitung von Cloud-, Multi-Applikations- und digitalen Technologien am Arbeitsplatz hat dazu geführt, dass die Menschen besser vernetzt sind, was wiederum die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erhöht. Dies bedeutet jedoch auch, dass es für die Mitarbeiter schwieriger denn je ist, richtig abzuschalten und sich zu erholen.

Diese Tendenz, zu viel zu arbeiten, hat ihre Folgen:

Müde Mitarbeitende führen zu geringerer Produktivität

Auch wenn gelegentlich Überstunden erforderlich sind, um einen Termin einzuhalten, können übermäßige Überstunden von Mitarbeitenden Ausdruck einer schlechten Organisation sein. Mit der Zeit wird ein Unternehmen darunter leiden, wenn seine Belegschaft ständig zu viele Überstunden macht. Je müder die Mitarbeitenden werden, desto ineffizienter wird der Output. Grundlegende Aufgaben dauern länger, und die Belegschaft wird insgesamt weniger effizient und produktiv. Eine Studie ergab, dass ein Anstieg der Überstunden um 10 % die Produktivität um 2,4 % verringert.

Unmotivierte Arbeitskräfte und mangelndes Engagement gehen oft Hand in Hand

Regelmäßige Überstunden führen nicht nur zu einem Produktivitätsrückgang, sondern auch zu mangelndem Engagement. Dies kann dazu führen, dass Arbeitnehmende unproduktiv, nachtragend und unglücklich am Arbeitsplatz werden. Es ist nicht nur wahrscheinlich, dass unmotivierte Mitarbeitende Negativität unter den Kollegen verbreiten, sondern Forbes sagt voraus, dass ein einziger unmotivierter Mitarbeiter mit einem durchschnittlichen Gehalt ein Unternehmen rund 16.000 US-Dollar pro Jahr kostet.

Ausgebrannte Mitarbeitende machen schneller Fehler

Müde oder überarbeitete Arbeitsnehmende sind anfälliger für menschliches Versagen. Wenn ein Team uninspiriert und ausgebrannt ist, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern größer. Überlastete Mitarbeitende sind auch eher frustriert, was zu einer niedrigen Arbeitsmoral und einem Unglücklichsein am Arbeitsplatz führen kann.

Eine unmotivierte, überlastete oder unzufriedene Belegschaft führt unweigerlich zu einem Rückgang der Gesamtproduktivität und erhöhtem Fluktuationsrisiko – ein Szenario, das jedes Unternehmen vermeiden möchte. Doch wie können Unternehmen eine produktive und zufriedene Belegschaft erhalten und die Produktivität hoch halten? Indem sie herausfinden, warum ihre Mitarbeiter überlastet sind, und Maßnahmen ergreifen, um unnötige Überstunden zu vermeiden.

Überstunden abbauen: Was wir von erfolgreichen Unternehmen lernen können

Jede gute Initiative zur Automatisierung, Zeit- und Geldeinsparung beginnt damit, dass Unternehmen verstehen, was ihre Mitarbeiter tun und welche Schritte sie unternehmen, um ihre Arbeit zu erledigen.  Und genau hier sollte die Automatisierungsreise beginnen, denn wie können Unternehmen wissen, was sie automatisieren sollen, wenn sie die Prozesse nicht kennen?

„Als Erstes sollten Unternehmen herausfinden, wie viel Arbeit jeder Mitarbeiter täglich zu erledigen hat. Wenn sie die Prozesse ihrer Mitarbeiter mit einem Tool wie dem Process Manager von Nintex abbilden, können sie deren Arbeitsbelastung verstehen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial sowie potenzielle Automatisierungsmöglichkeiten identifizieren.  Um sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung der Belegschaft überschaubar bleibt, ist es wichtig zu verstehen, wie hoch sie ist. Diese Informationen sind besonders wichtig, wenn Unternehmen überlegen, ob und in welchem Umfang der Arbeitsablauf eines bestimmten Mitarbeitenden automatisiert werden kann,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Unternehmensbeispiel: Standard Bank & Trust Co. 

Die Standard Bank & Trust Co. ist ein Finanzinstitut mit Sitz in Chicago und 37 Filialen im gesamten Mittleren Westen in den USA. Als der Kundenstamm wuchs, erkannte die Bank, dass sie einen Weg brauchte, um mühsame manuelle Aufgaben zu automatisieren, wie das Schließen inaktiver Kreditkarten und die Identifizierung von Kundenkontenportfolios. Es ging darum, die Mitarbeitenden zu entlasten und ihnen Zeit für höherwertige Aufgaben wie den Kundenservice zu verschaffen.

„Die Standard Bank wandte sich an uns, um eine Lösung zu finden. Durch den Einsatz unserer Nintex RPA-Technologie konnte sie einige entscheidende Prozesse effizienter gestalten. Viele Arbeitsabläufe wurden automatisiert. Damit verbesserte der Finanzdienstleister seine Produktivität, Effizienz, Rentabilität und seinen Service. Automatisiert wurden vor allem sich wiederholende oder monotone Aufgaben – insbesondere solche, bei denen die Fähigkeiten der Mitarbeitenden nicht optimal genutzt wurden. Sie können nun stattdessen mehr Zeit für die direkte Kundenansprache aufwenden. Dies ist ein gutes Beispiel dafür, wie automatisierte Arbeitsabläufe mehrere Geschäftsprobleme auf einmal lösen,“ erläutert Cosima von Kries. 

Automatisierung einsetzen, Unternehmensprozesse optimieren

Unternehmen nutzen jeden Tag Hunderte von Prozessen, um ihre Arbeit zu erledigen. Von der Ablage von Verträgen über die Einstellung neuer Teammitglieder bis hin zur Vernichtung sensibler Daten – die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Die Optimierung dieser Geschäftsprozesse bringt viele Vorteile mit sich, z. B. eine höhere Produktivität innerhalb des Teams und effektivere Arbeitsabläufe.

Wenn Routineaufgaben durch Automatisierung erledigt werden, haben Mitarbeitende mehr Zeit, sich auf Tätigkeiten zu konzentrieren, welche ihnen einen größeren Mehrwert bieten. Dies führt nicht nur zu einer motivierteren Belegschaft, sondern auch zu einer höheren Produktivität und Gesamteffizienz. Zufriedene, produktive Mitarbeiter sorgen für ein besseres Arbeitsklima – und bessere Ergebnisse im Unternehmen.

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