Wie Remote Work in Zukunft gelingt

Bereits vor der Corona-Krise arbeiteten etwa 18 Prozent aller deutschen Arbeitnehmer regelmäßig im Home-Office, im April und Mai stieg dieser Anteil auf 39 Prozent an – und das wird in Zukunft wohl die Regel und nicht mehr die Ausnahme sein. Immerhin wollen drei Viertel der deutschen Beschäftigten, die erst seit der Corona-Krise im Home-Office arbeiten, das zumindest teilweise so beibehalten.

Dabei sollten sich Unternehmen und Mitarbeiter jedoch nicht selbst durch den Terminus „Home-Office“ auf das Zuhause beschränken, vielmehr geht es um Remote Work allgemein. Denn sie bietet die Möglichkeit von jedem beliebigen Ort aus arbeiten zu können, wann immer man will. Die Bindung an einen festen Arbeitsplatz wird aufgelöst, Arbeit wird dezentralisiert. Für Unternehmen wird das unterschiedliche Auswirkungen haben – von der Nutzung der Büroräume bis hin zur Produktivität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Teams. Für die Mitarbeiter hingegen bedeutet es, dass sie ihre Art und Weise, wie sie arbeiten, von Grund auf ändern werden. Immer mehr Unternehmen wie Siemens erkennen daher den Wert von Remote Work und erwägen, sie dauerhaft einzuführen. 

Remote Work: Flexibilität, Produktivität und Effizienz

Die Umstellung auf Remote Work bringt sowohl Vorteile als auch neue Herausforderungen mit sich. Die Vorteile kommen dem Arbeitgeber ebenso zugute wie dem Arbeitnehmer: Wenn sich die Lebensqualität der Arbeitnehmer verbessert, weil der Mitarbeiter beispielsweise mehr Zeit mit seiner Familie oder Hobbies verbringen kann, profitieren langfristig beide Parteien, da die Zufriedenheit von Arbeitnehmern und Arbeitgebern eng miteinander verbunden ist.

Unternehmen sollten ihren Remote-Mitarbeitern gestatten, selbst zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten möchten. Durch das Loslösen vom physischen Büro können Arbeitnehmer sich ihre perfekte Arbeitsumgebung schaffen und auch selbst für Abwechslung sorgen – ob von Zuhause, im Coworking Space oder im Park. Ortsunabhängiges Arbeiten bringt zudem mehr Flexibilität bei der Erstellung des eigenen Zeitplans mit sich. Es ermöglicht den Mitarbeitern, den eigenen Bedürfnissen nachzukommen und die perfekte Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. Das wichtigste dabei: sie können dann arbeiten, wenn sie sich am produktivsten fühlen. Umfragen zeigen, dass mehr als die Hälfte (59 Prozent) der Remote-Mitarbeiter im Vergleich zu ihren Kollegen im Büro tendenziell produktiver sind. Eine ruhige, entspannte Umgebung und begrenzte menschliche Interaktion führen zu einer besseren Konzentration. Auch der Wegfall des täglichen Pendelns zum Arbeitsplatz spart nicht nur Kosten für Arbeitnehmer – beziehungsweise Arbeitgeber, wenn er diese übernimmt – sondern auch Zeit, die produktiv genutzt werden kann. 

Remote zu arbeiten öffnet Arbeitnehmern zudem die Türen zu neuen Arbeitsplätzen und Arbeitnehmern zu neuen Mitarbeitern, da sich potenzielle Stellen nicht zwangsläufig in ihrer unmittelbaren Umgebung befinden müssen. Für Firmen in anderen Städten oder sogar Ländern tätig zu sein, ist aufgrund der Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens nicht mehr mit einem Umzug oder langen Anfahrtswegen verbunden. Den Arbeitgebern stehen damit mehr potenzielle Mitarbeiter zur Verfügung, da sie den Talentpool, in dem sie „fischen“ können, auf die ganze Welt ausweiten können. Durch Remote-Mitarbeiter sparen Unternehmen nicht zuletzt Kosten für Büroräume sowie Büroausstattung. 

Die richtige Ausstattung ist entscheidend

• Technik: Die Voraussetzung für ortsunabhängiges Arbeiten ist die technische Infrastruktur. Wie hoch die technischen Anforderungen an den Remote-Arbeitsplatz sind, hängt stark von der Tätigkeit ab, doch mit den Basics sollte jeder Remote-Mitarbeiter ausgestattet sein. Beginnend mit einer angemessenen Internetverbindung sollten die Mitarbeiter mit der passenden Hardware ausgestattet sein. Dies können entweder vorkonfigurierte Geräte durch den Arbeitgeber sein oder die eigenen privaten, sofern das mit den Unternehmensrichtlinien vereinbar ist. Eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung ist hierbei zu empfehlen. 
   
• Software: Mitarbeiter, die remote arbeiten, benötigen zudem Telefonie- und Kollaborationslösungen, damit sie orts- und geräteunabhängig kommunizieren und ihre Arbeit nachverfolgen können. Die Anwesenheit im Büro hat den entscheidenden Vorteil, dass man schnell und einfach persönlich miteinander kommunizieren kann. Für eine reibungslose Zusammenarbeit kann die räumliche Distanz jedoch daher eine Hürde darstellen, die überwunden werden muss. Denn auf Zuruf Aufgaben verteilen oder mal schnell das Projekt mit seinem Kollegen besprechen – das funktioniert im virtuellen Büro nicht so einfach. Der regelmäßige Austausch mit Kollegen und Vorgesetzen über digitale Kommunikationswege ist daher vor allem beim ortsunabhängigen Arbeiten von entscheidender Bedeutung, damit ein nahtloser Informationsaustausch trotzdem gewährleistet wird. Mit den richtigen Tools lassen sich einige Herausforderungen und Hindernisse meistern. Eine Bündelung von allen Facetten der Arbeit im gesamten Unternehmen – Menschen, Daten und Prozesse – ist dabei geschäftskritisch.

  Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern dafür eine virtuelle Arbeitsumgebung zur Verfügung stellen, die ihnen das Leben beziehungsweise die Aufgabenerledigung erleichtern. Die entsprechenden Tools sorgen für mehr Visibilität und Transparenz, zum Bespiel bei Workload, Aufgabenstatus, etc. Komplexe Prozesse können so leicht verwaltet werden. Mit modernen Collaboration- und Work-Management-Tools können Mitarbeiter auch beim ortsabhängigen Arbeiten miteinander kommunizieren und reibungslos zusammenarbeiten. Remote Work verlangt einen stetigen Austausch der Mitarbeiter untereinander, daher sollten geeignete Kommunikationsplattformen mit den dafür notwendigen Voraussetzungen rechtzeitig eingeführt werden. Zudem sollten die Unternehmen dafür sorgen, dass die Remote-Mitarbeiter mithilfe passender Anwendungen von allen Geräten aus – ob Desktop, Smartphone, Tablet oder Laptop – auf wichtige Daten zugreifen können.
   

• Sicherheit: Gerade bei Remote Work darf Cybersicherheit nicht außer Acht gelassen werden. Vor allem bei der Nutzung von öffentlichen WLAN-Netzwerken sollten Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, denn diese sind häufig nicht ausreichend gesichert. Angreifer haben oftmals freien Zugang auf Unternehmensdaten – das wichtigste Gut eines Unternehmens. Unternehmen sollten daher spezielle Schulungen für ihre Mitarbeiter anbieten, strenge Richtlinien zur Nutzung einführen und einen Plan parat haben, falls es zu Sicherheitsverstößen kommt. Remote-Mitarbeiter benötigen zudem einen Fernzugriff (Remote-Desktop), der über eine verschlüsselte Verbindung (VPN) realisiert werden kann. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Aufbau der Verbindung sorgt hierbei für die nötige Sicherheit. 

Umsetzung von Remote Work 

Remote Work ist weder ein Selbstläufer noch gibt es dafür eine allgemein gültige Blaupause. Unternehmen sollten daher ein individuelles Konzept ausarbeiten, das den Status Quo darlegt und darauf basierend die Zukunft entwickeln. Oftmals ist es sinnvoll, mit einem oder mehreren Test-Teams zu beginnen, die Ergebnisse auszuwerten und eventuell zu optimieren, bevor die Remote Work auf alle Teams im Unternehmen übertragen werden kann. So können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie entsprechend vorbereitet und ausgestattet sind – und so erfolgreich Future of Work realisieren.

Swen Arnold, Regional Director Benelux, Nordics, DACH bei Workfront

www.workfront.com