Wie digital sind deutsche Personalabteilungen?

Wie wichtig digitale Prozesse in der Personalabteilung sind, zeigt eine aktuelle Studie von aconso. In den vergangenen drei Jahren hat die Digitalisierung im Personalwesen erheblich Fahrt aufgenommen. 59 Prozent der HR-Verantwortlichen sagen, dass sich der Digitalisierungsgrad in ihrer Abteilung stark verändert hat. 73 Prozent erzielen dadurch eine mittlere bis sehr hohe Zeitersparnis und 63 Prozent konnten Kosten reduzieren. Befragt wurden Personalentscheider in ganz Deutschland. 

Die Digitalisierung bleibt weiterhin einer der bestimmenden Trends im Personalwesen. Gleichzeitig zählt sie zu den größten Herausforderungen (52 Prozent), mit der HR-Abteilungen in den vergangene drei Jahren zu kämpfen hatten. Nur der anhaltende Fachkräftemangel beschäftigte Personalentscheider noch mehr (77 Prozent). Doch gerade um ihn zu bewältigen, spielen digitale HR-Prozesse eine wichtige Rolle. Sie erleichtern die Arbeit im Recruiting erheblich, finden 56 Prozent der Befragten, und bringen Vorteile für Bewerber (53 Prozent). Eine automatisierte Dokumentenerzeugung ermöglicht es zum Beispiel, direkt am Ende eines erfolgreichen Vorstellungsgesprächs einen Arbeitsvertrag zu erstellen. Am stärksten spüren Personaler die Arbeitsentlastung bei der HR-Administration (79 Prozent). Aber auch im Bereich Weiterbildung (34 Prozent) sowie Austritt und Kündigung (28 Prozent) erleichtern automatisierte Prozesse die Personalarbeit. 

Digitale Personalakte ist bester Startpunkt 

Viele regelbasierten HR-Prozesse lassen sich automatisiert darstellen und erleichtern so den Arbeitsalltag von Personalern enorm. Das zahlt sich insbesondere in verwaltungsintensiven Bereichen wie dem HR-Dokumentenmanagement aus. 71 Prozent der Befragten setzen hier bereits Lösungen wie eine digitale Personalakte ein. Das sind rund ein Fünftel mehr als noch vor drei Jahren. In der digitalen Personalakte werden alle wichtigen Personaldaten und -dokumente zentral gespeichert. 79 Prozent der HR-Entscheider, die mit einer solchen Lösung arbeiten, betrachten den flexiblen Zugriff auf Informationen als größten Vorteil. 73 Prozent loben die zusätzliche Platzersparnis und Nachhaltigkeit, weil keine Papierberge mehr zu lagern sind. Außerdem sagen 54 Prozent, dass die digitale Personalakte Arbeitsentlastung bringt, 53 Prozent verzeichnen Kosteneinsparungen und 43 Prozent finden, die Lösung wirkt sich positiv auf das Arbeitgeber-Image aus. Immerhin 34 Prozent freuen sich über besseren Datenschutz.

Auch andere Abteilungen und externe Partner profitieren

Wie die Studie zeigt, wirken sich digitale HR-Prozesse nicht nur auf die Personalabteilung selbst, sondern auch auf andere Personenkreise aus. Insbesondere Führungskräfte im Unternehmen profitieren davon, berichten 72 Prozent der Befragten. Aber auch die Mitarbeiter aus anderen Abteilungen (43 Prozent) und externe Dienstleister (38 Prozent) spüren die Vorteile. Durch die Digitalisierung ist zum Beispiel eine schnellere, bessere Kommunikation mit anderen Abteilungen möglich, sagen 66 Prozent der Personalentscheider. Genauso viele loben die einfache Informationsweitergabe. Für 51 Prozent sind unkomplizierte Freigabeprozesse der größte Vorteil.

„Es ist gut zu sehen, dass Unternehmen mit der Digitalisierung des Personalwesens voranschreiten“, kommentiert Ulrich Jänicke, CEO von aconso. „Die vergangenen Jahre haben gezeigt, wie wichtig es ist, schnell auf Krisen reagieren zu können. Digitale Prozesse spielen dabei eine Schlüsselrolle und ermöglichen es, Zeit und Kosten zu sparen. Das ist umso wichtiger, da 25 Prozent der Befragten aus unserer Studie aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage mit Budgetkürzungen rechnen.“

www.aconso.com