Was braucht es eigentlich an digitaler Ausstattung, damit eine Workation erfolgreich ist?

Remote Work ist spätestens seit der Corona Pandemie in aller Munde. Dass Arbeiten auch außerhalb der firmeneigenen Büroräume funktionieren kann, hat sich in den vergangenen zwei Jahren gezeigt. Wenn es also schon nicht mehr notwendig ist, ständig ins Büro zu kommen, warum dann nicht das Homeoffice an schönere Orte verlegen? 

Homeoffice with a view  

Arbeiten unter Palmen oder aus den Bergen, für viele Arbeitnehmer:innen ein wahrgewordener Traum. Workation, die Symbiose aus Arbeit (work) und Urlaub (vacation), ist längst zu einem riesigen Trend geworden. Der Wunsch nach mehr räumlicher Flexibilität in der Arbeitsgestaltung ist also mehr denn je vorhanden. In diesem Zusammenhang hat die Work-Happiness-Studie von awork gezeigt, dass jene Arbeitnehmende, die in flexiblen, hybriden Arbeitsmodellen arbeiten, im Schnitt am glücklichsten sind. Ganze 70 Prozent der Personen, die angaben, unglücklich mit ihrer Arbeitssituation zu sein, arbeiteten ausschließlich im Büro.

Statt starren Vorgaben und reiner Büroarbeit, wollen Mitarbeitende ihren Arbeitsort also zunehmend selbst wählen. Gerade jetzt, in den kalten und dunklen Wintermonaten, zieht es viele in wärmere Länder. So verzeichnen etwa große Reiseveranstalter wie die TUI eine steigende Nachfrage nach längeren Aufenthalten im Süden. Vor dem Hintergrund derartiger Entwicklungen führte etwa Portugal kürzlich ein neues Visum ein, mit dem digitale Nomaden ein Jahr lang im Land leben und arbeiten dürfen. Voraussetzung, um das Visum beantragen zu können: Fernarbeiter:innen müssen mindestens das Vierfache des portugiesischen Mindestlohns verdienen. Das entspricht etwa 2.800 Euro pro Monat.

Was es für eine Workation braucht

So verlockend es sich auch anhört, das eigene Homeoffice einfach an den Strand oder in die Berge zu verlegen, gibt es doch einige Dinge zu beachten. Grundsätzlich muss man als Arbeitnehmender in der Lage sein, die eigene Arbeit mithilfe von digitalen Technologien von praktisch jedem Ort der Welt zu erledigen. Somit bietet sich eine Workation an sich nur im Wissensarbeitsbereich an, wobei vorher immer das OK des Vorgesetzten eingeholt werden muss, sofern man nicht freiberuflich tätig ist. In puncto digitale Ausstattung sollte man neben einer funktionierenden Internetverbindung und gutem Wlan-Empfang, die das A und O für einwandfreies Arbeiten darstellen, über die passende Hard- und Software verfügen.

Hardware

Im Bereich der Hardware gibt es einige technische Gadgets, die für eine Workation unbedingt notwendig sind, damit alles glatt läuft und man seinen Aufenthalt ohne Zwischenfälle genießen kann. Dazu zählen in erster Instanz Laptop bzw. Tablet und Smartphone, inklusive der zugehörigen Ladegeräte. Ein weiteres Top-Essential sind Noise Cancellation Kopfhörer – vor allem dann, wenn man sich für einen Shared Space entscheidet und mit mehreren Fernarbeitenden zusammenlebt. Ebenso sollte man sich für den Fall, dass die Steckdosen im Zielland anders sind, einen praktischen internationalen Multistecker anschaffen. Darüber hinaus sind ein oder mehrere Powerbanks, um auch unterwegs seine Geräte laden zu können, sowie ein gutes Multi-Kabel, an das sich alle möglichen Devices anschließen lassen, Must Haves. Um produktiv arbeiten zu können, sollte man weiterhin über ein vernünftiges Mikrofon und eine gute Kamera verfügen. Heutzutage kann man hier allerdings auch problemlos auf die Kamera des eigenen Handys für Remote-Meetings zurückgreifen. Neben technischen Gadgets, gibt es schließlich ein weiteres Basic-Essential, das nicht vergessen werden sollte: Ein praktischer Rucksack mit ausreichend Stauraum und Laptop-Fächern, der bestenfalls wasserdicht ist. 

Software

Mit Blick auf Software sind vor allem Tools zum gemeinsamen Remote- und asynchronen Arbeiten essentiell, die während der Workation bei der Kommunikation, Organisation und Aufgabenerledigung unterstützen, etwa Slack, Zoom, awork oder Google Drive. Slack ist ein webbasiertes zentrales Kommunikationstool, für die schnelle und einfache Kommunikation innerhalb von Teams. Neben einer Chat-Funktion bietet es ebenfalls die Möglichkeit, zu telefonieren. Bei Zoom handelt es sich um einen cloudbasierten Videokonferenzdienst, der es Teammitgliedern ermöglicht, sich von jedem Ort virtuell per Video und/oder Audio zu treffen. Ein solches Tool ist wichtig, um Meetings auch remote stattfinden zu lassen. Das Workmanagement-Tool awork ermöglicht es Teams besser zusammenzuarbeiten und ihre Projekte und Tasks effizienter zu managen – überall und zu jeder Zeit. Es integriert eine Vielzahl unterschiedlichster Funktionen, von der Projektplanung mittels Timelines, Kanban-Boards und Automatisierungen über die Kapa-Planung inkl. automatischer Kalenderintegration bis hin zur Zeiterfassung. Derartige Tools zur Arbeitsorganisation sind gerade bei einer Workation immens wichtig, weil man viel asynchroner arbeitet und den Arbeitsstand daher deutlich transparenter planen und kommunizieren muss. Last but not least erweist sich Google Drive als gute Option, um Dokumente, Bildmaterial, etc. zu teilen. Es können Ordner erstellt, Dateien abgelegt und für ausgewählte Personen freigegeben werden.

Arbeitsplatz

Abseits von der technischen Ausstattung gilt es im Vorfeld einer Workation auch, einige grundlegende Dinge und “Wohlfühlfaktoren” zu bedenken. So sollte etwa die Wohn- und Arbeitssituation bereits im Voraus geplant werden. Hier gibt es prinzipiell zwei Optionen: Entweder man entscheidet sich für einen Co-Working bzw. Co-Living Space, wo man mit anderen Personen, die ebenfalls remote arbeiten, zusammenlebt und arbeitet, oder man wählt die eher ruhigere Variante und bucht sich ein eigenes Airbnb. Bei einem Co-Working Space ist der Vorteil, dass man schnell neue Leute kennenlernt, mit denen man auch neben der Arbeit Zeit verbringen kann. Es können gemeinsame Mittagspausen oder auch Wochenendausflüge gemacht werden. Im Falle einer eigenen Unterkunft ist zwar der Social-Fokus in dem Sinne nicht vorhanden, dafür ist das Arbeiten an sich aber deutlich ruhiger und man hat viel Zeit, sich den eigenen Gedanken und Themen zu widmen – allein und ohne viel drumherum. Sowohl das Eine als auch das Andere hat seine Vorzüge. Wofür man sich entscheidet, hängt schlussendlich von den eigenen individuellen Präferenzen ab.  

Neben all den planerischen und organisatorischen Dingen, die eine Workation mit sich bringt, ist es zudem unabdingbar, sich transparent mit seinem Team auszutauschen und zu klären, wie die Zusammenarbeit bestmöglich funktionieren kann – trotz räumlicher Distanz und ggf. unterschiedlichen Zeitzonen. Wichtig ist hierbei insbesondere, allen klarzumachen, dass man weiterhin normal arbeitet und nicht die ganze Zeit nur Urlaub macht, damit für den Rest des Teams keine Nachteile entstehen. In einigen, gerade traditionelleren Teams, wird nach wie vor skeptisch auf das Thema Workation geschaut, nach dem Motto: die/der Kollege/ Kollegin tut im Urlaub schon wieder, als würde er/sie arbeiten. Um diese Skepsis zu umgehen, sind Transparenz sowie eine gute (Aufgaben-) Planung erforderlich.