Warum IT-Projekte ein kommunikatives Change Management brauchen

Die Umsetzung neuer Projekte, die Implementierung einer neuen Cloud-Lösung oder notwendige Digitalisierungsschritte bedeuten für Mitarbeiter meistens: Veränderung. Eine Veränderung oder Umgestaltung geht für sie oftmals mit Sorgen und Unsicherheiten einher. An diesem Punkt greift das Change-Management.

Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter durch diese Veränderung führen. Dabei ist die frühzeitige und intensive Einbindung der Betroffenen unerlässlich und eine der zentralen Aufgaben. Denn im Change-Management sind Kenntnisse über das Verhalten der Menschen sowie die Kommunikation einer der Schlüssel zum Erfolg. Das Berliner IT-Unternehmen aicomp cloud bietet seinen Kunden eine ganzheitliche Beratung und Betreuung bei der Implementierung neuer Software-Lösungen an. Bernd Heinemann, Business Unit Manager der aicomp cloud, erklärt, warum IT-Projekte ein ‚kommunikatives‘ Change-Management benötigen. 

Immer seltener kommt das Projektmanagement ohne Change-Management aus. Die Notwendigkeit neue Perspektiven bei Projektimplementierungen einzunehmen sorgte dafür, dass sich das Change-Management immer häufiger zu einem festen Bestandteil bei der Projektdurchführung in Unternehmen etablieren konnte. Es geht nicht mehr nur darum, Projekte im Unternehmen aus der inhaltlichen Perspektive heraus zu betrachten, auch die Auswirkungen dieses Wandels auf die Mitarbeiter werden nun verstärkt mitgedacht. Wenn unternehmensinterne Veränderungen stattfinden, sind Mitarbeiter meist direkt davon betroffen – Aufgabenbereiche verändern sich oder es ergeben sich neue Hierarchien. Während also im Projektmanagement das „Wie“ behandelt wird, widmet sich ein erfolgreiches Change-Management dem „Warum“ – mit einem stetigen Blick darauf, diese Frage den eigenen Mitarbeitern zu jedem Zeitpunkt beantworten zu können. Doch wie geht man im Unternehmen damit um, wenn es Widerstände gegen Veränderungen gibt? 

Menschen scheuen Veränderungen 

Es ist natürlich und nachvollziehbar, einer bevorstehenden Veränderung gegenüber skeptisch gestimmt zu sein. Die Psychologie-Professorin Angela Duckworth ist sogar davon überzeugt, Menschen würden wiederholt und wissentlich falsche Entscheidungen treffen, nur um sich für das zu entscheiden, wofür sie sich in der Vergangenheit bereits entschieden haben. Wenn ein Unternehmen eine neue Software einführen möchte, erhoffen sich die Verantwortlichen davon überwiegend Verbesserungen. Doch der Erfolg solch eines Projektes ist nicht nur abhängig von der technischen Implementierung der Software. Wie die Mitarbeiter dem Change gegenüber eingestellt sind und ob sie diesen überhaupt annehmen werden, trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei. „Prinzipiell mögen Menschen Veränderungen nicht sonderlich gerne. Wenn es also zu einem unternehmerischen Wandel kommt, dann ist es essenziell, die Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren, ihnen eine Anlaufstelle zu bieten und sie auch nachhaltig zu integrieren. Die Betroffenen müssen durch den Prozess geleitet werden“, betont Bernd Heinemann, Business Unit Manager des IT-Unternehmens aicomp cloud.  

Change Management beschleunigt Projekte

Laut einer Studie von Prosci ist der Erfolg eines Projekts nicht nur sechsmal wahrscheinlicher, wenn ein gut geführtes Change-Management stattfindet, es besteht auch eine knapp 30% höhere Chance, dass ein Projekt budget- und zeitgerecht vollendet werden kann. „Meistens kommt es bei Projekten zu keinem unlösbaren IT-Problem, aber zu einem Mitarbeiterproblem“, erklärt Heinemann und führt weiter aus: „Ein gutes Change-Management beschleunigt Projekte, weil es dafür sorgt, dass sich die Mitarbeiter schneller auf die Veränderung einstellen.“  Damit erfolgsversprechende Projektvoraussetzungen geschaffen werden können, muss im Rahmen des Change-Managements stets kommuniziert werden. Denn die Resonanz der Mitarbeiter auf eine angekündigte Veränderung durchläuft häufig einen Prozess mit emotionalen Höhen und Tiefen sowie Gefühlen von Ablehnung und Verneinung, bis hin zur Akzeptanz. 

„In diesen einzelnen Phasen müssen die Mitarbeiter kommunikativ versorgt werden. Ein einziges Event zur Vorstellung eines neuen ERP-, CRM- oder HR-Systems reicht als Kommunikationsmaßnahme sicherlich nicht aus“, so Heinemann. 

Projekte ganzheitlich begleiten

Ein gutes Change-Management sollte darauf ausgelegt sein, die Planung und Realisierung von IT-Projekten ganzheitlich zu begleiten, um einzelne Schritte für Betroffene zu jedem Zeitpunkt des Projektes nachvollziehbar zu machen. Dabei liegt es auch in der Zuständigkeit des Change Managers, den Blick für das große Ganze nicht zu verlieren – er kümmert sich um das erforderliche Feedback und die regelmäßige Kommunikation innerhalb des Teams. Heinemann erklärt diese Relevanz folgendermaßen: „Nehmen wir an, ein Mitarbeiter macht im Laufe des Implementierungsprozesses einer neuen HR-Software häufig denselben Fehler, weil er die Vorgaben seines Kollegen nicht richtig verstanden oder missinterpretiert hat. Dann geht es im Change-Management weniger darum, den Mitarbeiter auf seinen Fehler hinzuweisen, eher sucht man hier nach den Ursachen, an welchem Punkt und wieso dieses Missverständnis überhaupt entstanden ist und wie es hätte vermieden oder gelöst werden können. Dies bedeutet auch, dass man gegebenenfalls wieder einen Schritt im Projektprozess zurückgehen und nochmals neu ansetzen muss“. 

Eine offene Fehlerkultur mit einer starken Kommunikationsebene sei demnach eine Grundvoraussetzung für einen gelungenen Change. Denn nur wenn Prozesse ständig hinterfragt werden, können Fehler frühzeitig erkannt, benannt und in der weiteren Folge auch abgewandt werden. „Falsche Abläufe, Missverständnisse, Sorgen und Ängste – all das sind Hindernisse und Problemfelder bei Projekten, die oftmals einem nicht ausgereiften Change-Management geschuldet sind“, resümiert Heinemann abschließend.