So machen Sie Ihren Remote-Arbeitsplatz zukunftsfähig

Remote-Work: Gekommen, um zu bleiben? Zurzeit sieht es ganz danach aus. 2020 hat das mobile Arbeiten im Homeoffice durch die weltweite Corona-Pandemie einen enormen Schub erfahren. Laut einer Untersuchung von Bitkom machen Berufstätige im Homeoffice sehr gute Erfahrungen.

Zehn Millionen Berufstätige arbeiteten von zuhause aus, auch nach der Pandemie möchte ein Großteil weiterhin – zumindest tageweise – von dort arbeiten. Doch das Homeoffice ist nicht für alle Mitarbeitende einfach zu realisieren. Teilweise sind noch papierbasierte Tätigkeiten notwendig, die eine Anwesenheit im Büro erforderlich machen. Hinzu kommen zahlreiche manuelle Prozesse, die ein effizientes Arbeiten erschweren. Folgende Tipps zeigen, wie sich Remote-Work für alle Mitarbeitende im Unternehmen umsetzen lässt.

1. Tipp: Manuelle Prozesse beseitigen.

Viele Unternehmen erhalten Daten über die unterschiedlichsten Kanäle und in den verschiedensten Formaten, etwa per E-Mail, Brief, Fax, als Datensatz, JPEG, PDF oder auch als Excel. Die Datenmenge nimmt zudem immer weiter zu, was zu Ineffizienz und repetitiven Aufgaben führt. So müssen Mitarbeitende häufig Datensätze aus einem Lieferantenportal manuell abrufen und Daten händisch von A nach B über C kopieren. Einige Unternehmen setzen daher schon seit längerer Zeit Software-Roboter in Form von Robotic Process Automation (RPA) ein, um solche sich wiederholenden Aufgaben zu automatisieren. Das ist ein erster wertvoller Schritt, reicht aber in vielen Fällen nicht aus. Denn die Roboter können zwar viele manuelle Tätigkeiten übernehmen, sind aber nicht besonders intelligent. Dafür benötigt es RPA der nächsten Generation, das mit künstlicher Intelligenz und Machine Learning ausgestattet ist. Die digitalen Helfer sind dadurch deutlich nützlicher und können Mitarbeiter besser entlasten. RPA ist dann in der Lage, eingehende Dokumente zu erkennen, zu klassifizieren, relevante Informationen zu extrahieren und an die passenden Adressaten weiterzuleiten. Dafür ist kein menschliches Zutun nötig. Diese Form von RPA ist oft Bestandteil einer umfassenden, intelligenten Automatisierungsplattform, mit deren Hilfe Unternehmen Prozesse vollständig automatisieren können.

2. Tipp: Multifunktionsgeräte nutzen.

Um eingehende Daten klassifizieren zu können, benötigt es allerdings auch entsprechende Hardware. Schon länger arbeiten Hersteller von Multifunktionsdruckern (Multifunction Printer, MFP) mit Softwareanbietern zusammen, um die Geräte um weitere Funktionen wie Erfassung, Sicherheit, Dokumentenmanagement, Cloud, Output-Management sowie Mobilität zu erweitern. Durch die Technologie des inhaltszentrierten Drucks und Erfassens erweitert, lassen sich sämtliche Inhalte eines Dokuments extrahieren. Die Software wiederum kann Geschäftsregeln auf jedes Dokument anwenden, um sicherzustellen, dass die Informationen in die richtigen Hände geraten und um diese vor Fremdzugriff zu schützen. Insbesondere im Homeoffice sind Daten zwingend sicher zu halten.

3. Tipp: Flexibel sein.

Auch wenn Drucker und MFPs aufgrund von Corona im Büro zurückgeblieben sind – der Vorteil der Druck- und Erfassungstechnologie ist, dass es egal ist, wo sich Angestellte aufhalten. Tools und ihre Funktionen sind für Anwender überall verfügbar. Die Sicherheit der Inhalte ist garantiert, da jeder Benutzer nur auf die für ihn freigegebenen Workflows zugreifen kann. So ist es möglich, sogar eigene Drucker oder Scanner für die tägliche Arbeit zu nutzen. Es ist also gar nicht länger notwendig, dass sich Unternehmen mit ins Stocken geratenen Geschäftsprozessen belasten müssen. Alle notwendigen Abläufe lassen sich wie gewohnt fortführen.

4. Tipp: Digitale Unterschriften nutzen.dok

Auch im Homeoffice lassen sich Aufträge oder Verträge rechtsgültig unterschreiben – ganz einfach ohne Zettel und Stift. Für die Rechtsgültigkeit sorgt die seit Juli 2016 gültige europäische eIDAS-Verordnung. Rechtssicherheit erreichen Unternehmen mittels elektronischer Signatur. E-Signaturen lassen sich ohne Weiteres in alle Vereinbarungen, die ein Unternehmen mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden trifft, einsetzen. Allerdings sollten Unternehmen hierbei berücksichtigen, dass es unterschiedliche Formen von E-Signaturen gibt (elektronische Signatur, fortgeschrittene sowie qualifizierte Signatur). Außerdem ist zu beachten, dass die Software, die für E-Signaturen eingesetzt wird, immer über eine ausreichende Verschlüsselung verfügt, sodass die Daten sicher sind. Insbesondere im Remote-Work dürfen Außenstehende nicht auf sensible Vertrags- oder weitere Unternehmensunterlagen zugreifen. Entsprechende Zertifikate weisen nach, dass das Dokument während des Unterzeichnungsprozesses nicht abgeändert wurde.

5. Tipp: Wettbewerbsfähig sein und bleiben.

Gerade in Zeiten von Corona ist es mehr denn je notwendig, mögliche Ansätze zur Automatisierung von Prozessen zu finden, um die Effizienz zu steigern. Dieses Vorhaben sollten Unternehmen auch nicht unterbrechen, wenn ein Großteil der Kollegen von zuhause aus arbeitet. Dabei sollten sie sich dennoch auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Kunden zufriedenzustellen und ihren Geschäftsbetrieb ohne Einschränkungen aufrechtzuerhalten. Unternehmen müssen dafür nicht nur ganz genau wissen, wie eigehende Daten schnell abgearbeitet werden können, sondern ebenso welche Dokumente sowie Daten exakt gedruckt und erfasst werden. Nur so kann es gelingen, auch in Pandemiezeiten einen kühlen Kopf zu bewahren. Wer einen genauen Überblick über Kosten und Sicherheit hat, seine Produktivität steigert und sicherstellt, dass auch remote alle Druckprozesse optimal laufen, fördert die Digitalisierung – und damit das Remote-Work. Nicht zuletzt kommt das auch den Mitarbeitenden zugute, die von repetitiven Aufgaben befreit sind und sich stattdessen wirklich wichtigen Dingen – etwa der Kundenbetreuung – widmen können.