Projektplanung: Schritt für Schritt zu planbarem Projekterfolg

Aufwände einschätzen, aber richtig

Mit dem Projektstrukturplan als Basis kann die Aufwandseinschätzung starten. Dazu gibt es diverse Methoden und Ansätze, die in Kombination mit entsprechender Praxiserfahrung zu realistischen Einschätzungen führen. Je mehr ähnliche Vorgängerprojekte es gibt, umso zuverlässiger gelingen Projektplanung und Aufwandseinschätzung. Dabei gilt die Faustregel: Allgemeine technische Fortschritte halbieren nicht automatisch die Aufwände im neuen Projekt.

Ein Grundsatz fordert, dass die Aufwandseinschätzung durch die Personen erstellt werden sollte, die für die Projektumsetzung verantwortlich sind. So wird die Performance der beteiligten Teammitglieder automatisch berücksichtigt und entsprechenden Abweichungen vorgebeugt. Dies gelingt allerdings nur dann, wenn Aufwandseinschätzungen von Projektbeteiligten nicht heruntergehandelt werden. Der Aufwand wird in der Regel ohnehin eher unterschätzt, sodass eine weitere Korrektur nach unten unweigerlich zu einer Fehleinschätzung führen wird.

Aufwandskategorien können dabei helfen, sich dem konkreten Aufwand zu nähern. Diese können bspw. im agilen Umfeld in Form von Story Points mit relativen Aufwänden definiert werden.

Aufwand und Dauer – Achtung: Verwechslungsgefahr!

Die Begriffe Aufwand und Dauer geraten bei weniger erfahrenen Projektteilnehmern häufig durcheinander, weshalb sich hier ein genauerer Blick lohnt. Die Dauer ist die Länge des Zeitintervalls zwischen dem Beginn eines Vorgangs und dessen Ende – abzüglich der arbeitsfreien Zeit. Der Aufwand hingegen beschreibt die Arbeitszeit, die insgesamt für den Vorgang von seinem Beginn bis zum Ende aufgewendet werden muss. Deutlich wird der Unterschied an einem einfachen Praxisbeispiel: Eine Betondecke braucht einige Tage zum Trocknen (Dauer), doch in dieser Zeit muss niemand aktiv daran arbeiten (Aufwand).

Ablaufplanung: Schritt für Schritt zum Ziel

Sind die Arbeitspakete mit Aufwand und Dauer versehen, können sie im Rahmen einer Ablaufplanung in eine logische Reihenfolge gebracht werden. Dabei ist es zwingend erforderlich, Abhängigkeiten zu erkennen und zu berücksichtigen. Einige Arbeitspakete müssen abgeschlossen sein, bevor andere starten können. Eine Vorgangsliste hilft dabei, die Reihenfolge der Arbeitspakete festzulegen und dabei Arbeitspaketnummer, den zugeordneten Namen des Vorgangs, die geschätzte Dauer sowie die verantwortliche Person (Ressource) zu notieren.

(Eine Ablaufplanung bringt die Arbeitspakete in die richtige Reihenfolge. Quelle: Allegra)

Ressourcen, Termine und Budgets sinnvoll planen

Mit der fertigen Ablaufplanung kann nun auch die Termin- und Ressourcenplanung in Angriff genommen werden. Der Bearbeiter eines Aufgabenpakets muss zwischen dem Anfangs- und Endtermin eines Vorgangs verfügbar sein – Urlaube sind also im Vorfeld zu berücksichtigen und Krankheiten oder sonstige ungeplante Ausfälle können zu Verzögerungen führen, wenn kein zuverlässiges Vertretungskonzept existiert. Steht der Liefertermin für das Projektergebnis – bspw. ein Messetermin – bereits zu Beginn des Projekts fest, kann eine Rückwärtsplanung anhand von Meilensteinen eine gute Methode sein, die Terminplanung zu erstellen. Um die finanziellen Ressourcen planen und überwachen zu können, müssen sämtliche anfallenden Aufwände und Kosten bekannt sein.