Thought Leadership
Ob auf Social Media, in Zeitschriften oder im Gespräch mit Kolleg*innen am Mittagstisch – im Moment kommt man um das Thema künstliche Intelligenz (KI) nicht mehr herum. Eine Frage die bisher selten aufkommt: Wird KI in Zukunft die Rolle von Projektmanager*innen übernehmen?
Ob unsere Projekte in Zukunft von künstlicher Intelligenz koordiniert werden, ist eine spannende Frage mit viel Diskussionspotential. Und eine Frage, die natürlich noch niemand final beantworten kann – was nicht heißt, dass man es nicht versuchen kann.
Zunächst einmal: Was macht eine Projektmanagerin? Wer im Projektmanagement (PM) arbeitet, ist verantwortlich für die Planung, Organisation und Überwachung von Projekten von Anfang bis Ende. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass jedes Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und nach den erforderlichen Qualitätsstandards abgeschlossen wird. Projektmanager*innen sind zudem dafür verantwortlich, das Projektteam zu managen, mit Stakeholdern zu kommunizieren und sich mit allen Problemen zu befassen, die während des Projekts auftreten.
Kann KI das alles erledigen? Nun, die kurze Antwort ist nein – zumindest noch nicht.
Obwohl die KI-Technologie in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht hat, fehlt ihr bisher noch der menschliche Touch und die Intuition, die für effektives Projektmanagement notwendig ist. Projektmanagement geht über das bloße Befolgen einer Reihe von Regeln oder Algorithmen hinaus. Es erfordert Empathie, Kreativität und die Fähigkeit, Urteile auf der Grundlage von Feinheiten in verschiedenen Situationen zu fällen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass künstliche Intelligenz in Zukunft keine Rolle im Projektmanagement spielt. Denn das tut sie schon heute. Es gibt viele Bereiche, in denen KI das Projektmanagement bereits unterstützen kann:
1. Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Wie überall gibt es auch im Projektmanagement Dinge, die sich ständig wiederholen. KI-gesteuerte Tools können zur Automatisierung solcher wiederkehrender Aufgaben wie Planung und Dateneingabe eingesetzt werden. Besser als einfache, sich wiederholende Termine, kann eine KI Aufgaben nach Bedarf basierend auf dem Zustand eines Projektes anlegen und so auf die genaue Situation reagieren.
2. Schnellere Erstellung von Projekten
Gute Planung ist das halbe (Projektmanagement-)Leben. KI kann ganze Projektpläne in wenigen Sekunden erstellen. Auf Grundlage von ein paar Kriterien können Aufgaben, Beschreibungen und Unteraufgaben kreiert werden, was Zeit spart und den Prozess erleichtert. Bereits heute haben Projektmanagement-Tools, wie z.B. auch awork, integrierte KI-Funktionen, die es erleichtern diesen Vorteil im PM-Alltag zu nutzen.
3. Echtzeitanalyse
KI ist auch in der Lage, Daten in Echtzeit zu sammeln und zu analysieren, um Einblicke in die Leistung und den Fortschritt eines Projekts zu geben. Durch die Analyse von Echtzeitdaten können Projektmanager*innen schnell auf unvorhergesehene Probleme reagieren und schneller Entscheidungen treffen.
4. Besseres Risikomanagement
Ein interessanter Bereich, bei dem KI zukünftig eine Rolle spielen kann, ist das Risikomanagement. KI-Algorithmen können potenzielle Risiken identifizieren und Strategien zur Minimierung vorschlagen, indem sie Daten aus früheren Projekten analysieren. Das kann Projektmanager*innen dabei helfen, Risiken proaktiv zu managen, anstatt einfach nur auf Probleme zu reagieren, wenn sie auftreten. Aber: Für erfolgreiche Analysen wird eine große Menge von Vergangenheitsdaten benötigt – die oft noch nicht verfügbar sind.
Wir halten fest: KI-Unterstützung bringt schon jetzt viele Vorteile im Projektmanagement mit sich. Es gibt jedoch auch einige Einschränkungen hinsichtlich dessen, was KI leisten kann.
Zum Beispiel ist KI noch nicht besonders gut darin, mit Unsicherheit oder unerwarteten Ereignissen umzugehen (und bekanntlich gibt es ja kaum Projekte, in denen alles nach Plan verläuft). Sie hat auch Schwierigkeiten bei Aufgaben, die emotionale Intelligenz erfordern, wie Teambildung und Konfliktlösung. Das sind Bereiche, in denen menschliche Projektmanager*innen die Nase vorn haben.
Was bedeutet das nun für die Zukunft des Projektmanagements?
Es ist unwahrscheinlich, dass künstliche Intelligenz in naher Zukunft die Rolle von Projektmanager*innen komplett übernehmen wird. Sie wird aber zweifellos die Art und Weise verändern, wie wir Projektmanagement angehen.
Schon jetzt spielt KI eine immer wichtigere Rolle bei der Unterstützung von Projektmanagement-Aktivitäten.
KI-Tools und -Technologien werden es Projektmanager*innen ermöglichen, effizienter zu arbeiten als je zuvor. Dadurch können sie sich auf die Aspekte ihrer Rolle konzentrieren, die menschliche Fähigkeiten erfordern, wie Kommunikation und Führung.
Projektmanager*innen sollten deshalb die Entwicklung des KI-Trends im Auge behalten und sich regelmäßig nach Tools und Technologien umschauen, die es ihnen erlauben, die PM-Vorteile von KI zu nutzen.
Und was die Zukunft angeht, wird es, wie in fast jedem Bereich, wahrscheinlich auch im Projektmanagement zunehmend wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen Mensch und Maschine zu finden – und die jeweiligen Stärken und Schwächen zu erkennen.
