Projekte anschaulich visualisieren

Einer der Gründe, warum sich viele Menschen heute in ihrem Arbeitsalltag überfordert fühlen, ist, dass sie eine immense Vielzahl an Informationen ver- und bearbeiten müssen. Zumeist sind diese Arbeiten auch noch verschiedenen Projekten, Themen oder Teams zugeordnet.

Und weil oft ein transparenter Gesamtüberblick fehlt, tun sich viele schwer, Prioritäten richtig zu setzen. Wem es gelingt, dieser Komplexität den Wind aus den Segeln zu nehmen und für mehr Transparenz zu sorgen, hat schon viel gewonnen. Hilfreich ist es, gerade in der projektbasierten Arbeit, Informationen bestmöglich zu visualisieren. Das Mindmapping-Format kann hier auf einfache und effektive Art und Weise Licht ins Dunkel bringen.

Das Besondere: Das Map-Format kommt dem Denkprozess des menschlichen Gehirns sehr entgegen. Deshalb kann man sich Informationen, die in sogenannten Mindmaps dargestellt werden, leichter merken. Gerade wenn es um hybride Informationen geht, bestehend beispielsweise aus Links, Bildern, Excel-Sheets, Texten oder anderen Formaten, ist das sehr hilfreich. In einer Mindmap, wie sie sich etwa mit der Visualisierungssoftware MindManager erstellen lässt, können diese Informationen formatunabhängig eingebunden und visualisiert werden. Das ist im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Lösungen, bei denen die Einbindung unterschiedlicher Dateiformate zumeist kompliziert ist, per se ein Vorteil. 

Darüber hinaus besteht in MindManager die Möglichkeit, Beziehungen oder Abhängigkeiten einzelner Aspekte zu visualisieren – ganz einfach über Verbindungslinien. Diese können je nach Bedarf als eindirektionaler Pfeil oder gegenseitiger Verweis gestaltet werden. Wer möchte, kann diese Verbindungslinien auch beschriften. So entsteht eine Art Projektbild, das die Transparenz erhöht und komplexen Sachverhalten den Schrecken nimmt. 

Projekte besser abbilden durch Filterfunktionen

Eine weitere Hilfestellung in der Projektvisualisierung ist die Filterfunktion. In MindManager kann man bestimmte Informationen oder Mapbereiche mit verschiedenen Filtern kennzeichnen und nach diesen Kriterien auch den Mapinhalt sortieren. Das Selektieren nach Ressourcen, dem Projektstatus, Meilensteinen u.a. Optionen ist vor allem dann hilfreich, wenn man nur einen speziellen Part eines Projekts in Augenschein nehmen will. Wenn es beispielsweise darum geht zu sehen, wie stark ein einzelnes Teammitglied gerade eingespannt ist und wie es um die Erledigung der einzelnen Aufgaben steht, ist die Filterfunktion sehr effektiv.

Icons und Symbole nutzen

Auch wenn es banal klingt: Icons und Symbole wurden schon vor dem Siegeszug von Facebook, WhatsApp & Co. für eine schnelle Kommunikation genutzt. Auch bei MindManager gehören sie zu den Features der ersten Stunde und sie sind kaum mehr wegzudenken, wenn es darum geht, effektiv und allgemein verständlich zu kommunizieren. Dabei geht das Repertoire weit über die heute bekannten Emojis hinaus. Wer möchte, kann die verschiedenen Themen einer Map mit Pfeilen, Fahnen, Schildern, Herzen, Diagrammen, Währungen, etc. kennzeichnen. Auch verschiedene Priorisierungen können vorgenommen und der Erledigungsstatus einer Aufgabe symbolisch vermerkt werden. 

Immer den richtigen Durchblick haben

Fakt ist: Man kann nur steuern, was man weiß bzw. kennt – nicht zuletzt vor diesem Hintergrund ist das Mapformat zur Abbildung komplexer Projekte und Aufgabenstellungen bestens geeignet. Das liegt nicht zuletzt daran, dass im Grunde sämtliche Informationen und Dateien zentral an einer Stelle zusammengeführt werden und jederzeit der aktuelle Projektstatus nachvollziehbar ist. Insbesondere die verschiedenen Kategorien, wie z.B. das Aufgabenmanagement, die Priorisierung, das Abbilden des Arbeitsaufwands und Zuordnen zu Ressourcen, sorgen für Erleichterungen. Sie bilden nicht nur einen Rahmen, in dem sich das Projekt bewegen kann, sondern lassen sich auch sehr gut zur Steuerung des Ganzen einsetzen. Positiver Nebeneffekt: Weil sämtliche Projektschritte in der Map dokumentiert sind, lässt sich aus einer solchen Projektmap zum Schluss sogar ein Reporting ziehen, das wiederum Learnings für zukünftige Projekte beinhaltet.

Wer also bei seiner Projektplanung von Anfang an den Überblick haben möchte, setzt am besten gleich auf eine visuelle, mapbasierte Projektplanung. Sie ist eine leistungsstarke Methode, mit der sich zahlreiche Stolpersteine, die ein Projekt schon mal zum Scheitern bringen könnten, vermeiden lassen.

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte 

1. Zum leichteren Verständnis Icons und Symbole einsetzen

2. Farben, Formen und Schriften zur Kategorisierung nutzen

3. Zweiginformationen kompakt, aber informativ gestalten

4. Aussagekraft von Verbindungslinien gezielt einbringen

5. Vielfalt der Filterfunktion verwenden, um Fokussierung zu erreichen 

Mehr Transparenz mit MindManager   

1. Informationen formatunabhängig visualisieren 

2. Verbindungen und Abhängigkeiten darstellen 

3. Mit Projekt-Landkarte mehr Übersicht erzielen

4. Reminder-Funktion zur Einhaltung von Deadlines nutzen  

5. Alle Projektbeteiligten einbinden und Daten in Echtzeit haben

www.mindmanager.com