People Analytics: Datenbasiertes Organisationsdesign für Unternehmen

Zahlreiche globale Krisen ziehen auch tiefgreifende Veränderungen in der Wirtschaftswelt nach sich. Unternehmen müssen sich daher flexibel aufstellen. Ein leistungsfähiges Organisationsdesign mithilfe innovativer Organigramm-Software bietet genau diese erhöhte Anpassungsfähigkeit.

Der demografische Wandel, die Digitalisierung, die De-Karbonisierung und die De-Globalisierung sorgen dafür, dass Organisationsdesign und Change Management für immer mehr Personalleiter:innen oberste Priorität besitzen. Um wirksam zu werden und nachhaltig Sinn zu ergeben, muss der Wandel von Organisationen aber datenbasiert gesteuert werden. Hier kommen Initiativen in den Bereichen People und Org Analytics ins Spiel. Sie dienen dazu, leistungsförderliche Strukturen zu schaffen, in denen Menschen stärkenorientiert zusammenarbeiten und ihr Bestes geben können. In diesem Kontext heben sie das volle Potenzial, das Menschen und Organisationen innewohnt. Moderne Organigramm-Lösungen geben HRler:innen, Organisationsentwickler:innen und Führungskräften ihrerseits datengestützte Auswertungs- und Prognosemethoden an die Hand, mit denen sie ihre Personalarbeit und ihre Organisationsentwicklung ebenso effektiv wie effizient gestalten.

So wird einerseits dafür gesorgt, dass die Belegschaft auf Basis der individuellen Talente und im Einklang mit den Organisationszielen bestmöglich eingesetzt wird. Andererseits gelingt es den Verantwortlichen auf diese Weise, die Strukturen so zu optimieren, dass die Menschen optimal zusammenarbeiten können. Denn nur wenn die Organisation und die darin agierenden Mitarbeitenden stets gemeinsam gedacht werden, lassen sich alle Potenziale vollumfänglich erkennen und bestmöglich nutzen. Richtig umgesetzt, sind Menschen dann gemäß ihrer Fähigkeiten in den richtigen Abteilungen oder Projekten platziert, die Teams haben stets eine angemessene Größe sowie Führungsspanne, sie umfassen den richtigen Skill-Mix und sind transparent in ihren Arbeitsbeziehungen.

Drei zentrale Aspekte für datenbasiertes Organisationsdesign

Um das Potenzial aus dem Zusammenspiel von Menschen und Organisation zu heben, sollte immer nach den drei Aspekten „Visualize. Analyze. Optimize.“ gehandelt werden. Dazu können Daten aus dem Personalwesen, aus der Organisationsentwicklung und, bei Bedarf, aus vielen weiteren Quellen visualisiert sowie übersichtlich aufbereitet werden. Dies kann beispielsweise in Form von Organigrammen, Dashboards, Bubble- oder Sunburst Charts umgesetzt werden.

Je nach Fragestellung können unterschiedliche Visualisierungsoptionen infrage kommen, um die besten Insights zu generieren. Innovative Lösungen verfügen dabei über leistungsfähige Zoom-out- und Zoom-in-Optionen. Diese können sowohl hierarchische als auch agile Strukturen abbilden. Im nächsten Schritt ermöglichen dynamische Filter- und Highlight-Funktionen dann, die Daten umfassend zu analysieren. So lassen sich gezielt Bereiche in der Organisation identifizieren und ansteuern, in denen noch nicht alle Potenziale genutzt werden. Hierzu zählen etwa die Stärken der Einzelnen, Verbindungen in weitere Bereiche der Organisation sowie angemessene Größe und Zusammensetzung der Teams.

Für die anschließende Optimierung sollte eine entsprechende Software-Lösung über eine Simulationsfunktion verfügen. Basierend auf der aktuellen Situation können verantwortliche Fach- und Führungskräfte strukturelle Veränderungen vor der tatsächlichen Realisierung einschließlich aller Auswirkungen auf relevante Kennzahlen ausprobieren und bewerten.

Anwendungsbeispiele für People Analytics und Org Analytics mit Organigramm-Software

Nachfolgeplanung

People Analytics hilft dabei, potenzielle Führungskräfte und Talente objektiv zu identifizieren und zu bewerten. Mit diesen Analysen können Unternehmen Entwicklungspläne erstellen, die auf den Fähigkeiten und der Leistung der Mitarbeitenden basieren. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, die richtigen Entscheidungen für zukünftige Führungspositionen zu treffen. Organisationen und Organisationseinheiten können in diesem Kontext mit innovativen Lösungen anschaulich dargestellt werden. Mithilfe von dynamischen Highlight-Funktionen wird beispielsweise sichtbar, in welchen Organisationseinheiten in fünf Jahren eine kritische Anzahl von Mitarbeitenden in Rente geht. Potenzielle Engpässe werden auf diese Weise frühzeitig erkennbar und entsprechende Gegenmaßnahmen lassen sich rechtzeitig einleiten: So kann beispielsweise die Belegschaft nach Mitarbeitenden mit bestimmten Skills oder einem bestimmten Performance-Level gefiltert werden.

Restrukturierungen, Carve-outs, Fusionen und Akquisitionen

Innovative Lösungen liefern präzise Einblicke in die Belegschaftsstrukturen und -kompetenzen, was entscheidend für die Gestaltung effektiver Integrations- und Übergangsstrategien ist. Diese datengestützten Analysen helfen, Redundanzen zu identifizieren, Synergien zu maximieren und die kulturelle Integration zu fördern, was wiederum die Erfolgschancen dieser komplexen Unternehmensvorgänge erhöht. Mithilfe einer Simulationsfunktion lassen sich künftige Soll-Zustände der Organisation veranschaulichen und vor der Implementierung evaluieren. Bei der Planung von Fusionen und Akquisitionen ist zudem eine Side-by-Side-Ansicht besonders hilfreich. Objekte können hier von einer Struktur in die andere verschoben und dann anhand der neu berechneten Kennzahlen bewertet werden.

Führungsspannen-Analyse

Bei der Führungsspannen-Analyse helfen Organigramme dabei zu verstehen, wie viele direkte Unterstellte eine Führungskraft effektiv managen kann. Mögliche Überlastungen der Führungskräfte können über die Visualisierungs- und dynamischen Highlight-Funktionen analysiert und mit einer Simulationsfunktion optimiert werden. Durch diese Analysen sind Organisationen dazu in der Lage, optimale Führungsspannen zu definieren, die sowohl die Effizienz der Führungskraft als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und deren Produktivität maximieren.

Flight-Risk-Analyse

Es ist technisch möglich, anhand bestimmter Personalkennzahlen – etwa Alter, Familienstand, Anzahl der Kinder, Gehalt, Fehlzeiten oder Entfernung von Wohn- und Arbeitsort – das Abwanderungsrisiko eines Mitarbeitenden zu berechnen. Die Personalverantwortlichen haben so die Möglichkeit, gezielt das Gespräch mit bestimmten Mitarbeitenden zu suchen und bei Bedarf Gegenmaßnahmen einzuleiten, um etwaige Abwanderungsgründe zu beheben, wodurch die Fluktuationsrate in der Organisation sinkt. In Deutschland ist eine solche Form der Analyse aus Gründen des Datenschutzes und der betrieblichen Mitbestimmung jedoch nur für gesamte Organisationseinheiten ab einer Größe von fünf Mitarbeitenden zu empfehlen.

Optimierung der DEI-Strategie

Auch die Diversity, Equity und Inclusion (DEI) Strategie eines Unternehmens lässt sich optimieren, indem detaillierte Daten über die Zusammensetzung und die Erfahrungen der Belegschaft analysiert werden. Diese Einblicke ermöglichen es, gezielte Maßnahmen zu entwickeln und umzusetzen, um Ungleichheiten zu beseitigen, Vielfalt zu fördern und eine inklusivere Arbeitsumgebung zu schaffen. Mit innovativen Software-Lösungen lassen sich Organisationen oder Organisationseinheiten auf ihren DEI-Grad hin untersuchen. Bereiche, in denen Verbesserungsbedarf herrscht, werden hervorgehoben und sind gezielt ansteuerbar. In der Simulation können dann verschiedene Was-Wäre-Wenn-Szenarien samt ihren Auswirkungen auf die relevanten KPIs getestet und vor ihrer tatsächlichen Umsetzung auf ihre Wirksamkeit hin evaluiert werden.

Fazit

Mit People und Org Analytics erhalten Unternehmen Wettbewerbsvorteile, die weit über einzelne HR-Funktionen hinausgehen. Nach dem Prinzip „Visualize. Analyze.Optimize“ wird ein permanenter datenbasierter Optimierungsprozess angestoßen, der die Organisation auch unter schwierigsten externen Bedingungen dauerhaft im Spiel hält. Software kann dabei entscheidenden Mehrwert durch Bereitstellung von Daten und Kennzahlen bieten.