Mit Homeoffice und Co. für die Zukunft gewappnet

Weiter daheim? Nachdem die Homeoffice-Pflicht zum 1. Juli offiziell endete, füllen sich langsam die Büroräume wieder in den Unternehmen. Ob überhaupt und wie lange weiterhin von zu Hause aus gearbeitet werden darf, hängt aktuell ausschließlich vom Wohlwollen und den technischen Voraussetzungen des Arbeitgebers ab.

„Auch wenn die Krise eine Art Chancenkatalysator darstellt, haben viele Unternehmen den Bedarf an digitalen Transformationsprozessen und grundlegenden Veränderungen weiterhin nicht erkannt und noch weniger die Implikationen verstanden“, erzählt Andreas Köninger, Vorstand der SinkaCom AG, ein Spezialist für Digitalisierung. „Bei ebenjenem Wandel gilt es unter anderem die Aufmerksamkeit auf die Umsetzung von Verwaltungs- und Arbeitsprozessen zu setzen sowie den Einsatz von cloudbasierten Lösungen zu fokussieren.“

Einfach durchstarten? – Ist nicht

Vor jedem Veränderungsprozess heißt es die Ausgangssituation hinsichtlich verschiedener Faktoren gründlich analysieren. Unternehmensspezifische Merkmale wie interne Prozesse, Mitarbeiter und die aktuelle Infrastruktur stehen ganz oben auf der Checkliste. Das ist eine hervorragende Gelegenheit, die über Jahre hinweg organisch gewachsenen Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu entschlacken. Welche Abläufe müssen bearbeitet werden? Für welche Mitarbeiter spielen die anstehenden Veränderungen eine Rolle? Hierbei gilt es nicht zu vergessen, dass die digitale Transformation ohne Beteiligung der Mitarbeiter scheitert. Und welche Potenziale weist die eigene Unternehmensstruktur auf? „Daraus entstehende Lösungsanforderungen werden im Anschluss dahingehend priorisiert, was benötigt wird und was schon vorhanden ist“, erklärt Andreas Köninger.
 

Ebenjene noch nicht vorhandenen Fähigkeiten müssen aufgebaut werden, wohingegen bei bestehenden Prozessen es im besten Fall nur einer Änderung bedarf. Um das Potenzial technischer Möglichkeiten optimal auszuschöpfen, diskutieren Arbeitnehmer und -geber, wo Homeoffice, Digitalisierung und Co. sinnvoll in das eigene Unternehmen einzubinden sind. Verfügen sie nicht über die benötigten Kompetenzen und Erfahrungen, um solche Transformationen anzustoßen, steht ihnen die Expertise entsprechender Digitalisierungsanbieter zur Verfügung.

Solche auf IT- und Onlinelösungen spezialisierte Dienstleister wie die SinkaCom AG helfen Unternehmen dabei, einen zukunftsfähigen Wandel zu vollziehen – vom Wissenstransfer über die Umsetzung bis hin zur Implementierung unternehmenseigener Strategien, Business- und Kommunikationsinhalte in Systeme, Prozesse und der eigene Organisation. „Wer nur darauf wartet, dass Veränderungen von allein kommen, verschwendet seine Zeit“, fügt der Digitalisierungsexperte hinzu. „Um frühzeitig Erfolge zu sehen, heißt es jetzt anfangen. Es ist eben nicht damit getan, die Eingangspost einzuscannen und damit dann genauso weiterzumachen wie bisher.“

Agil und mobil

Humankapital, Technologie und die richtige Organisation – dies sind die entscheidenden Säulen, mit denen Homeoffice, Digitalisierung 4.0 und Co. gelingen. Dabei spielt gerade der Faktor Mensch eine wichtige Rolle. Schließlich lässt sich diese Ressource nicht einfach via Mausklick modifizieren. Anders sieht es bei vorherrschenden digitalen Strukturen aus: Passen Unternehmen die technologischen Komponenten agil den Anforderungen an, entstehen wichtige Synergieeffekte, die die Leistung der Angestellten unterstützen. „Bei der Ausrichtung ebenjener Bestandteile kommt es jedoch häufig zu Missverständnissen und Fehlern“, weiß Andreas Köninger. „Es hilft den Beteiligten wenig, veraltete Software zu erhalten und lediglich moderne Prozesse bisherigen Strukturen unterzuordnen.“ Wer keinerlei IT-Kompetenz im eigenen Haus hat, sollte es sich genau überlegen, diesen technischen Teil ins Unternehmen von außen einzubringen.

Bei den meisten mittelständischen Betrieben ist es wirtschaftlich sinnvoller, diese Leistung extern einzukaufen. Im Zuge der Umsetzung gilt es zu bestimmen, welche Werkzeuge auf dem eigenen Server, im Rechenzentrum oder bei auswärtigen Unternehmen liegen. Zusätzlich muss entschieden werden, welche technischen Integrationen und Automatisierungen über Schnittstellen gelöst werden und wo bewusst manuelle Abläufe erhalten bleiben. Insbesondere für Unternehmen, die nicht über das nötige Know-how verfügen, finden sich sinnvolle Softwarelösungen in der Cloud oder als sogenannte Software as a Service, kurz SaaS.

Letzteres beschreibt den Grundsatz digitale Anwendungen von externen Dienstleistern zu betreiben und per Fernzugriff nutzen. Nicht nur lassen sich entsprechende Serviceoptionen einfach mieten, Betriebe können die eigene IT-Verantwortung zudem auslagern. Leistungen, die aus der Cloud kommen, erlauben jedem Mitarbeiter außerdem dort zu arbeiten, wo er eine Verbindung ins Netz hat – sei es in den eigenen vier Wänden, im Büro oder in einem Co-Working-Space. Schon jetzt stehen Unternehmen cloudbasierte Lösungen unter anderem für CRM- oder ERP-Systeme und Telefonanlagen zur Verfügung. Und die eigene Software? Auch hier findet sich die Antwort in der „digitalen Wolke“. Experten machen entsprechende Programme und Apps über private Server zugänglich und legen so den Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung.