Mindmaps: Meetings planen, umsetzen und dokumentieren

Corona hat die Rahmenbedingungen für Meetings signifikant verändert: An die Stelle vieler Präsenzbesprechungen und eines Face-to-Face-Austauschs sind virtuelle Meetings über Zoom, Teams oder andere Videokonferenz-Tools getreten. Inzwischen haben sich beide Meeting-Formate etabliert und werden je nach Bedarf eingesetzt.

Aber unabhängig davon, ob ein Meeting vor Ort stattfindet oder virtuell durchgeführt wird – die Planung, Umsetzung und Dokumentation ist so oder so mit einigem Aufwand verbunden. Da kann es helfen, eine Map anzulegen, die von der Agenda über die Teilnehmerliste und die wichtigsten Eckdaten als auch alle relevanten Dokumente, Links und Daten umfasst. Der Vorteil: Auf einen Klick sind zentral alle Informationen verfügbar, die Map kann als Basis der Meetings mit allen geteilt werden und das Beste: sie dient im Nachgang als Blaupause für die Dokumentation.  

Gute Meetings zu organisieren ist gar nicht so einfach, wie man meint. Dabei verbringen die meisten Menschen laut einer Studie von Bain & Company rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Problematisch ist die Zunahme der Meetings in den letzten Jahren vor allem deshalb, weil parallel dazu die Akzeptanz der Meetings abgenommen hat – insbesondere bei den Führungskräften, die laut Bain & Company über 50 Prozent ihrer Zeit mit Besprechungen verbringen.

Meeting-Motivation erhöhen

Es muss sich also etwas ändern, wenn die Anerkennung und vor allem der Erfolg von Meetings langfristig verbessert werden soll. Die Einführung Mindmap-basierter Meetings kann hierbei hilfreiche Impulse liefern und dafür sorgen, dass sowohl die Durchführung als auch die FollowUp-Aktivitäten erfolgreicher sind. Ausgangspunkt ist dabei eine Meeting-Map, die bereits bei der Planung des Meetings aufgesetzt wird. Das hat nicht nur den Vorteil, dass doppelte Arbeiten vermieden werden, sondern vor allem, dass bereits die Planungsphase von einer höheren Motivation und mehr Engagement geprägt wird. Der Grund: Mit nur wenigen Klicks lassen sich Ideen, Fragestellungen und Informationen zusammentragen und zu einer visuellen Tageordnung mit klar definierten Zielen überführen. Intuitiv, schnell und zielführend. Und vor allem – diese kreative Form regt zu mehr Kreativität an und macht Meetings effizienter.

Meeting-Planung mit MindManager

Wer seine Meetings beispielsweise mit MindManager plant, kann bei der Erstellung auf verschiedene Vorlagen zurückgreifen. Sie lassen sich einsetzen, um von Anfang an eine visuelle Darstellungsform zu finden, mit der sich die Inhalte des Meetings übersichtlich darstellen lassen. Wer im ersten Schritt die verschiedenen Themen sammelt, kann diesen im Anschluss gleich Aufgaben, Unteraufgaben, Prioritäten und die verantwortlichen Mitarbeiter zuordnen. Je nach Bedarf kann dieser Schritt aber auch gemeinsam mit den Kollegen während des Meetings vorgenommen werden. In jedem Fall aber sollten bei der Planung bereits alle Dokumente, Links oder Daten in die Map integriert werden, so dass während der Besprechung problemlos darauf zugegriffen werden kann.

Die Map als Grundlage des Meetings

Wer möchte, kann die Planungsmaps im Vorfeld des Meetings an die Kollegen verschicken, damit diese sich entsprechend vorbereiten können. Dabei kann die Map sowohl im MindManager-Format als auch als HTML-Datei verschickt werden, je nachdem ob die Kollegen über eine MindManager-Lizenz verfügen oder nicht. Aber unabhängig davon ob die Map im Vorfeld verteilt wurde oder nicht, sollte der Leiter des Meetings die Map während der Besprechung mit den Kollegen teilen. Das kann bei virtuellen Meetings sein, indem der Bildschirm geteilt wird oder bei Präsenzbesprechungen an die Wand projiziert wird. 

So bildet die Map die Basis der Diskussion. Nach und nach können einzelne Tagesordnungspunkte besprochen werden. Das Praktische dabei ist, dass die Meeting-Map während der Besprechung bearbeitet werden kann. Einfach – und für jedermann einsehbar – lassen sich Veränderungen vornehmen, Prioritäten, Abhängigkeiten, Ressourcen etc. bearbeiten oder neu zuordnen. Auch Feedback, zusätzliches Material, offene Fragen oder neue Ideen, können so erfasst werden. 

Hilfreich ist dabei vor allem die Funktion, mit der sich einzelne Zweig der Map ein- und ausblenden lassen, so dass eine Fokussierung auch bei noch so komplexen Themen möglich ist. Damit die Diskussion zeitlich nicht ausartet, gibt es zudem die Möglichkeit eine Uhr mitlaufen zu lassen, die nach Ablauf einer vorgegebenen Zeit ein akustisches Signal von sich gibt. All diese Funktionen und die Tatsache, dass alle von den gleichen Voraussetzungen sprechen, machen die Meeting-Durchführung konstruktiver und zielgerichteter.    

Protokolle waren gestern – Meeting-Map-Dokumentationen sind heute

So entsteht nach und nach eine Map, die nicht nur als Basis für FollowUp-Maßnahmen genutzt werden kann, sondern auch zur Dokumentation vereinbarter Schritte und Maßnahmen. Wer möchte, kann die Inhalte der Map in ein klassisches Word-Format bzw. PDF-Format exportieren und den Teilnehmern des Meetings zukommen lassen. Werden bei der Erstellung eines solchen Reportings auch noch die zahlreichen Symbole genutzt, die MindManager zur Klassifizierung bereitstellt, wird das Protokoll umso übersichtlicher. Ganz leicht lassen sich so auch die Verantwortlichkeiten und Prioritäten handhaben und sich schlussendlich auch bessere Meeting-Resultate erzielen. Und das Beste: Da während des Meetings schon die meisten Änderungen in der Map umgesetzt werden, nimmt die Erstellung des Reports nur wenig Zeit in Anspruch. 

Und noch ein positiver Nebeneffekt: Die Map kann auch denjenigen zur Verfügung gestellt werden, die nicht am Meeting teilgenommen haben. Da sie selbsterklärend und einfach zu handhaben ist, bedarf es keines zusätzlichen Aufwands, um auch Außenstehende ins Bild zu setzen.   

Checkliste: Meetings planen, durchführen und dokumentieren

1. Ideen und Themen sammeln
    
2. Inhalte mit Referenzmaterial (Links, Dokumenten, Dateien) und Zusatzinformationen (Deadlines, Budget, Verantwortlichkeiten) anreichern und sortieren
    
3. Basismap den Teilnehmern des Meetings zur Verfügung stellen
    
4. Map als Grundlage des Meetings nutzen und mit anderen teilen (virtuell oder vor Ort)
    
5. Inhalte gemeinsam bearbeiten, anpassen und verabschieden
    
6. Map im Nachgang den Teilnehmern als Meeting-Protokoll zur Verfügung stellen; ggfs. auch als PDF- oder Word-Format

Vorteile Mindmap-basierter Meetings

1. Schnelles Erfassen der Tagesordnungspunkte 

2. Alle relevanten Informationen in einer Map 

3. Einheitlicher Informationsstatus der Meeting-Teilnehmer 

4. Individuelle Fokussierung auf bestimmte Aspekt möglich (Filter) 

5. Zeitliche Steuerung über Time-Tracking-Möglichkeit

6. Gemeinsame Bearbeitung der Tagesordnungspunkte

7. Abschließendes Kommittent bzgl. der nächsten Schritte

8. Dokumentation der Meeting-Ergebnisse als Map-, PDF oder Word-Dokument   

9. Unkomplizierte Möglichkeit weitere Mitarbeiter über die Meeting-Ergebnisse zu informieren

Hilfreiche Links

Hier finden Sie Tipps: Besseres Meetingmanagement mit MindManager

Video: So kann man seine Meetings aufpeppen: Freshen up Your Meeting Hygiene with Mind Maps! (mindmanager.com)

Mehr über MindManager auf dem MindManager Blog.

Tutorial über intelligente Meetings und intelligente Protokolle.

Minutenvideos über die verschiedenen Filterfunktionen in MindManager

www.mindmanager.com