Hybrides Arbeiten: Fünf Prioritäten für IT-Führungskräfte

Hybrides Arbeiten bietet das Beste aus zwei Welten. Damit die Umsetzung reibungslos gelingt, sollten IT-Führungskräfte fünf Faktoren priorisieren.

Der Stanford-Ökonom Nicholas Bloom hat bereits vor der Corona-Pandemie seine Erfolgsformel für hybrides Arbeiten aufgestellt: Drei Tage Büro, zwei Tage Homeoffice. So eine Formel beschäftigt derzeit viele Unternehmen, denn Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Nur die wenigsten wollen künftig darauf verzichten, dies zeigen etliche Umfragen. Kein Wunder, schließlich bieten entsprechende Modelle das Beste aus beiden Welten – einerseits die Möglichkeit, flexibel von überall aus zu arbeiten, andererseits eine effiziente Teamarbeit sowie der soziale Austausch mit den Kollegen vor Ort im Büro. Aber, eine Lösung für die Zukunft der Arbeit wird für jedes Unternehmen anders aussehen. 

Seitens der Arbeitnehmer ist also der Wunsch nach flexiblem und hybridem Arbeiten daher groß. So berichteten laut einer aktuellen Studie neun von zehn Arbeitgebern, mit dem Druck seitens ihrer Mitarbeiter konfrontiert zu sein, langfristig auf ein Remote- oder hybrides Arbeitsmodell umzusteigen. Weitere 87 Prozent sehen sich zudem in Zugzwang, da andere Unternehmen mehr und mehr Flexibilität an den Tag legen und verstärkt Remote-Positionen ausschreiben. 

Viele Unternehmen setzen sich daher aktuell damit auseinander, wie aktuelle und zukünftige Arbeitsumgebungen in ihrem Fall aussehen könnten und welche Investitionen notwendig sind, damit Mitarbeiter ortsunabhängig bestmöglich arbeiten können. Im Zuge dessen werden auch neue Tools relevant, die die Off- und Online-Welt verbinden und gleichzeitig die Zusammenarbeit, Produktivität und IT-Sicherheit steigern. Es geht darum die richtige Balance zu finden, zum einen den Angestellten die Voraussetzungen zu bieten, an dem sie ihr Bestes geben können, und zum anderen den Erfolg des Unternehmens voranzutreiben. Um erfolgreich hybrid arbeiten zu können, muss das gesamte Set-up stimmen – von den Tools bis zu den Büroräumen.

Fünf Prioritäten für IT-Führungskräfte

Die Umstellung auf ein Hybridmodell erfolgt nicht einfach über Nacht. Hier sind vor allem IT-Verantwortliche gefragt, die die notwendige Infrastruktur sowie die entsprechenden Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen planen und umsetzen müssen, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. IT-Führungskräfte sollten daher die fünf folgenden Faktoren priorisieren.

1. Optimierung von Teamzusammenarbeit und Kommunikation

59 Prozent der IT-Führungskräfte beantworten eine aktuellen Studie zufolge, die Frage wieso sie in Remote-Working-Technologien investiert haben oder noch investieren wollen, mit dem Wunsch, den Mitarbeitern die Zusammenarbeit zu erleichtern. Für 51 Prozent steht die Sicherheit im Vordergrund und weitere 46 Prozent wollen die Zusammenarbeit mit externen Teams verbessern. 

Kommunikation, Zusammenarbeit im Team und Sicherheit haben also höchste Priorität, wenn es um hybrides Arbeiten geht. Schließlich muss zu jeder Zeit sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter – egal, wo sich diese befinden – effizient zusammenarbeiten können und ein reibungsloser Austausch gewährleistet ist.

Welche Prozesse, Aufgaben und Aktivitäten benötigen einen persönlichen Dialog oder eine Diskussion? Welche lassen sich auch digital abbilden? Längst etablierte IT-Innovationen wie E-Mails oder Messaging-Dienste machen Kommunikation in Echtzeit möglich, verglichen mit einem Büro nur eben auf eine skalierbarere Art und Weise. CIOs müssen daher Konzepte wie Kommunikation, Schulungen und Weiterentwicklung oder Wissensaustausch neu überdenken und dabei digitale Tools berücksichtigen. Hier geht es darum, eine nahtlose Erfahrung für alle Mitarbeiter zu schaffen, sodass diese sowohl remote als auch gleichermaßen im Büro ihr volles Potenzial entfalten können.

2. Hybrides Arbeiten – aber sicher!

Sicherheit wird häufig als Hauptgrund genannt, warum Unternehmen zögern, ein hybrides Arbeitsmodell zu etablieren. Auch der überstürzte Einsatz von VPN-Verbindungen kann dazu führen, dass ein Unternehmensnetzwerk über unsichere Endpunkte Angriffsfläche bietet. Für IT-Teams heißt das, eine schnelle und flexible Lösung für die wachsende Zahl an Remote-Mitarbeitern und deren Geräte bereitzustellen. Besondere Beachtung sollte hier auf einem Internet-DNS-Schutz, einer Multi-Faktor-Authentifizierung und natürlich sicheren VPN-Verbindungen liegen. 

Im Zuge dessen stellt sich auch mehr und mehr die Frage nach der Integrität – einerseits hinsichtlich Daten und Datensicherheit bis hin zur Zuverlässigkeit von Internetverbindungen und klaren Richtlinien zu Sicherheits- und Vertraulichkeitsthemen. Um die Integrität in einem Hybridmodell zu managen, müssen daher die Eigenschaften und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters am Arbeitsplatz überprüft und unter Risikogesichtspunkten bewertet werden. Richtlinien zu Sicherheit, Vertraulichkeit, Glaubwürdigkeit und Haftung unterstützen zusätzlich. Entsprechende Notfall- und Backup-Pläne bereiten IT-Teams zusätzlich auf bekannte Eventualitäten wie Strom- oder Internetausfälle vor.

3. In die Remote-Arbeit investieren – das Büro aber nicht vergessen

“New Work” erfordert, dass die Mitarbeiter mit den notwendigen digitalen Tools und Anwendungen ausgestattet sind, um produktiv zu arbeiten – und das auch am bisher gewohnten Arbeitsplatz, dem Büro. Das Büro wandelt sich also zu einer Arbeitsumgebung, in der sich Mitarbeiter nur noch zeitweise aufhalten. Dementsprechend überdenken Unternehmen weltweit aktuell ihre Bürosituation. Ist der vorhandene Platz überhaupt noch geeignet? Oder ist eine reduzierte Bürofläche nicht sinnvoller, wenn nun weniger Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind? Andere nutzen den gewonnenen Platz und schaffen kreative Umgebungen für effiziente Zusammenarbeit, persönliche Meetings und Teambuilding-Maßnahmen. 

Auf der anderen Seite muss in die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter remote investiert werden. Noch geben viele Mitarbeiter an, dass es ihnen an wichtigen Utensilien fehlt (42 Prozent) und dass ihr Arbeitgeber sie nicht bei den Kosten im Rahmen der Remote-Arbeit unterstützt (46 Prozent), ergab eine aktuelle Studie. Allerdings stehen bei den meisten Arbeitgeber mit Blick auf permanentes hybrides Arbeiten Investitionen in Sicherheitstools und -software (74 Prozent), Computerhardware und -ausrüstung (63 Prozent) sowie Internet/Wi-Fi-Hardware (61 Prozent) ganz oben auf der Prioritätenliste.

4. Was tun, wenn nichts mehr funktioniert im Homeoffice? 

Eine zusätzliche Überlegung bei IT-Services für hybrides Arbeiten ist der Support. Schließlich benötigen nicht nur Mitarbeiter vor Ort, sondern auch remote einen schnellen und einfachen IT-Support, der im Optimalfall rund um die Uhr verfügbar ist – erst recht, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. 

Es gilt zu bedenken, dass das Beheben von Fehlern selbst unter idealen Umständen schwierig und zeitaufwändig sein kann. Muss sich der Support dann zusätzlich auf die Problembeschreibung des Anwenders verlassen, kann sich ein vermeintlich kleines Problem zu einem Zeitfresser entwickeln.  Allerdings muss der Support von Remote-Mitarbeitern nicht kompliziert sein. Es braucht lediglich einen umfassenden Ansatz mit integrierten Tools. Über Remote-Sessions und Monitoring in Echtzeit lassen sich Fehler bei Endgeräten meist erkennen und beheben. 

5. HR-Prozesse in Workflows integrieren

HR muss in die täglichen Workflows und damit in den Alltag der Mitarbeiter integriert werden- Aber warum ist das für hybrides Arbeiten und letztendlich die IT wichtig? Hybrides Arbeiten beginnt für viele Unternehmen bereits beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Auch Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen wollen Remote verwaltet werden. Entsprechende HR-Lösungen sorgen so für mehr Akzeptanz bei den Mitarbeitern, auch über räumliche Grenzen hinweg – und steigern damit die Produktivität im Unternehmen. Zudem profitiert gerade die IT von weniger manuellen Integrationen hinsichtlich der Tools, die die Mitarbeiter täglich nutzen. So bleiben die Teams flexibel, der Informationsfluss stabil und alle Prozesse laufen reibungslos ab.  

Fazit

Letztlich ist die Entscheidung für das hybride Arbeiten nicht nur eine Weichenstellung für die Zukunft, sondern auch relevant für Mitarbeiterbindung und -suche. Und ein Aspekt der gerade heute nicht vergessen werden darf: Die Investition in hybrides Arbeiten stellt in Krisenzeiten die Geschäftskontinuität und Produktivität des Unternehmens sicher.