Hybride Meetings: So schaffen Sie ein produktives Arbeitsumfeld

Experten sind sich einig: Die Zukunft der Arbeitswelt ist hybrid. Das Ende der Homeoffice-Pflicht bedeutet, dass sich in vielen Unternehmen die Tendenz zum hybriden Arbeiten noch verstärkt – das rein Virtuelle verliert künftig etwas an Bedeutung und rein physische Präsenz wird vielerorts nicht mehr praktiziert werden.

Dabei sind hybride Meetings – als eine Mischung aus physischer Präsenz und einer Videokonferenz – mit dieser Entwicklung verknüpft. Für Führungskräfte geht es heute und in der Zukunft umso mehr darum, diese Form von Meeting positiv, effizient und zielführend zu gestalten. Wo hybride Modelle die Mitarbeitenden vor Ort und Remote-Teilnehmende miteinander verbinden, bieten diese sowohl Vorteile als auch spezifische Herausforderungen. 

Neben technologischen Aspekten und einer adäquaten Vorbereitung steht es im Vordergrund, alle Mitarbeitenden angemessen zu inkludieren und ein möglichst produktives Arbeitsumfeld zu gestalten – gleichermaßen vor Ort als auch aus der Entfernung. Somit sollte ein hybrides Meeting energetisierend sein und kreative Impulse setzen.

Dies klingt zwar schwierig, lässt sich jedoch gezielt in die Praxis umsetzen. Denn es gibt einige Grundregeln, mithilfe derer sich hybride Meetings zielgerichtet planen und umsetzen lassen:

1. Gewissheit über den Zweck gewinnen

Grundsätzlich sollten Meetings – insbesondere hybride Sitzungen – immer an einen Zweck gebunden sein. Folgende Fragen müssen schon vorab geklärt sein: Was wollen wir erreichen und was sind effektive Mittel dafür? Welche Personen können sinnvoll dazu beitragen? Dies bewirkt zweierlei: Die Planung verläuft reflektierter sowie zielführender und die Auswahl der Teilnehmenden ist mit dem Meeting-Zweck verknüpft. Dadurch lässt sich die Zeit in Meetings effektiver nutzen, was nicht nur die Produktivität erhöht, sondern auch bedenklichen Phänomenen wie der sogenannten Zoom-Fatigue entgegenwirkt. 

2. Eine zielführende Agenda erstellen

Ein hybrides Meeting hat – bei richtiger Planung – ein eindeutig formuliertes Ziel und seine Agenda sollte genau dorthin führen. Das beste Mittel dafür besteht darin, die einzelnen Agendapunkte in Fragen zu formulieren. Diese führen dann zu einer übergeordneten Frage, dem Sitzungsziel. Auf diese Weise stellt eine effektive, zweckgebundene Agenda sicher, dass die Zeit der Teilnehmenden sinnvoll genutzt ist. Sie ermöglicht eine umfassende Vorbereitung, eine gelingende asynchrone Zusammenarbeit im Vorfeld und eine aktive Partizipation am Meeting.

3. Die Vorbereitung effizient gestalten

Wer an der Vorbereitung scheitert, bereitet sich auf das Scheitern vor: Diese Weisheit gilt insbesondere für hybride Meetings, da es hier einiges zu bedenken gilt. So sollten die Verbindungen überprüft und die zu nutzenden Tools eingerichtet bzw. kontrolliert sein. Ebenso ist es empfehlenswert, dass sich insbesondere der Leitende darauf einstellt, bei Bedarf den eigenen Bildschirm freizugeben. Darüber hinaus ist es eine gute Idee, mit der Vorbereitung möglichst früh anzusetzen, damit es sich auch bei Unwägbarkeiten noch nachjustieren lässt und jeder Teilnehmende die Chance hat, einen sinnvollen Beitrag zu leisten.

4. Die Zeit der Teilnehmenden respektieren

Ein Meeting-Leitender sollte sich unbedingt darüber im Klaren sein, dass er die Zeit der Teilnehmenden beansprucht. Daraus erwächst die Verantwortung, diese auch mit sinnvollen und zielführenden Inhalten zu füllen. Nur wenn die Beteiligten sinnvolle Beiträge leisten und sich engagieren können, ist dieser Anspruch auch wirklich erfüllt. Außerdem gehört es dazu, Zeiten möglichst genau einzuhalten: Ein pünktlicher Beginn und ein pünktliches Ende sollten nicht nur ein Ideal darstellen, sondern auch in die Praxis übergehen. Um möglichst umfängliche Mehrwerte zu generieren, sollte möglichst auch jeder einzelne Agendapunkt pünktlich beginnen und enden. So lassen Sie nichts Wichtiges außen vor. 

5. Protokoll schreiben und Notizen machen

Ein Protokoll gehört zu einem formellen Meeting unbedingt dazu, hybride Sitzungen bilden da keine Ausnahme. Vielmehr geht es hier noch stärker darum, Resultate zu sichern, damit alle Teilnehmenden und auch Unbeteiligte auf dem gleichen Stand sind. So hat die Bedeutung der schriftlichen Kommunikation in Zeiten der vermehrten Arbeit aus dem Homeoffice noch einmal deutlich zugenommen. Auch persönliche Notizen – ob nun klassisch oder in digitaler Form – helfen dabei, Ergebnisse festzuhalten und sie in konkrete Aktionen und Maßnahmen umzuwandeln.

6. Beteiligte aktiv ansprechen

Was vermehrt auffällt: Oft sind es immer wieder die gleichen Personen, die sich in Meetings vordergründig zu Wort melden. Dies hängt vor allem mit den unterschiedlichen Persönlichkeitsstrukturen zusammen. Sprich: Der individuelle Redeanteil hat zunächst einmal nicht viel mit dem Wert zu tun, den ein bestimmter Teilnehmender beitragen könnte. Um also in hybriden Meetings möglichst viel zu erreichen, sollten Führungskräfte zum Beispiel Introvertierte gezielt ansprechen. Schließlich geht es um einen gemeinsamen Beschluss, zu dem möglichst jeder Beteiligte etwas beisteuert. 

7. Unterstützung von Tools nutzen

Für hybride Meetings steht eine ganze Reihe von Tools und Software-Lösungen zur Verfügung. Die breitere und gezieltere Nutzung jener zählt zu den Vorteilen gegenüber rein physischen Meetings, da sie neue Formen der Interaktivität und Kollaboration fördert. Von einfachen Conferencing-Tools, Kollaborations-Tools, digitalen Whiteboards bis hin zu holistischen Meeting-Management-Softwares ist vieles möglich. Es empfiehlt sich, Tools gezielt einzubeziehen und sie sinnvoll zu orchestrieren.

Fazit

Es gibt also einige Wege und Instrumente, um hybride Meetings zielführend, produktiv und ansprechend zu gestalten. Im Wesentlichen geht es darum, allen Beteiligten ein möglichst einheitliches Erlebnis zu bieten. Jeder sollte aktiv und sinnvoll partizipieren können, unabhängig vom Aufenthaltsort. 

Dabei bildet die gewinnbringende Gestaltung hybrider Sitzungen für viele Unternehmen noch einige Herausforderungen. Richtig umgesetzt, kombinieren sie jedoch die Möglichkeiten der digitalen Transformation mit den klassischen Vorteilen reiner Präsenz-Meetings. 

Hybride Meetings sind vielmehr eine Chance als ein notwendiges Übel. Richtig eingesetzt, stehen sie für die freie Wahl des Arbeitsplatzes und ein harmonisches Miteinander. Steigt die Bedeutung von Meetings im hybriden Kontext, so sind Führungskräfte besonders gefragt, hier positive Einflüsse geltend zu machen. Die Umsetzung einiger Grundregeln stärkt die Unternehmenskultur, erhöht das Engagement und steigert die Produktivität.