Passgenaues Mitarbeiterportal mit SAP und Low-Code

Die Mitarbeiter*innen bilden das Herzstück eines Unternehmens und müssten im Arbeitsalltag auch als solches behandelt werden. Allerdings gibt es viele verschiedene Bereiche zu bedenken, um Mitarbeiter*innen ein möglichst produktives Arbeitsumfeld zu ermöglichen. Nicht nur die Belegschaft ist vielschichtig, sondern auch deren Bedürfnisse. Dennoch müssen diese durch die HR-Abteilung abgedeckt werden.

Digitale SAP- und Nicht-SAP-basierte Prozess, die einfach zu bedienen sind, sind ausschlaggebend für ein gut funktionierendes Unternehmen. Aber eine digitale App alleine reicht nicht mehr. Aufgrund vieler verschiedener Prozesse, die für jeden unterschiedlich aussehen können, wird es immer wichtiger einen gemeinsamen, zentralen Einstiegspunkt für die verschiedenen Abteilungen zu schaffen. Sogenannte Mitarbeiterportale bieten den Mitarbeitern einen zentralen Anlaufpunkt zu ihrem personalisierten und digitalen Arbeitsbereich. Dieser enthält, alle HR und weitere prozessbezogene Apps und wird auf die individuellen Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeiter abgestimmt. Dadurch wird langes Suchen nach Informationen minimiert, da relevante Ressourcen leicht zugänglich an einem Ort verfügbar sind. Besonders beim Onboardingprozess neuer Teammitglieder leistet ein HR-Portal wertvolle Unterstützung.

Es ermöglicht ihnen einen einfachen Zugang zu wichtigen Schulungsmaterialien, was den Einstieg in das Unternehmen erleichtert. Darüber hinaus werden auch remote Mitarbeitende unterstützt, die aufgrund ihres Arbeitsstandorts nicht die Möglichkeit haben, Kolleg*innen um Hilfe zu bitten und stärker auf sich alleine gestellt sind. Klare Strukturen in zentralen Portalen sind auch für die ältere Belegschaft von Vorteil, die möglicherweise nicht so geübt in der digitalen Navigation ist. Letztendlich profitieren jedoch alle Mitarbeitenden, wenn ihnen ein digitales, intuitives HR-Portal mit allen relevanten Prozessen zur Verfügung gestellt wird.

Trotz dieser Vorteile ist es nicht für alle Unternehmen gleich möglich, ein web-basiertes Portal zu etablieren, gerade wenn SAP Systeme und verschiedene weitere Systeme im Umlauf sind. Vielen Unternehmen fehlen gegebenenfalls die finanziellen Ressourcen und das Fachpersonal, um ein solches Portal von Grund auf zu erstellen, und verschiedene Prozesse, sowie Systeme und Daten miteinander zu verbinden. In der heutigen Zeit ist es unumgänglich, arbeitsrelevante Informationen digital und schnell zur Verfügung zu stellen. Andernfalls können sich Urlaubsanträge und Krankheitsbescheinigungen schnell im HR Office ansammeln, was nicht nur zu Chaos führt, sondern auch die Arbeitsprozesse der Personalabteilung verlangsamt. 

Generell besteht in Deutschland immer noch Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung. Als Grund werden wie bereits erwähnt Zeit-, Fachkräftemangel und nicht hinreichende finanzielle Mittel genannt. Genau hier helfen Low-Code Lösungen, um bequem passende SAP- und Nicht-SAP-basierte Anwendungen und web-basierte Portale für Unternehmen zu bauen. Die gute Nachricht: Die Erstellung von Low-Code-Anwendungen erfordert keine umfangreichen Entwicklerkenntnisse, selbst bei komplexen SAP-Systemen. Low-Code-Anwendungen basieren auf einfachen Bausteinen, den sogenannten “Application Building Blocks”, die mithilfe einer intuitiven visuellen Benutzeroberfläche per Drag & Drop-Funktionalität einfach zusammengesetzt werden können. Durch die Verwendung von praxiserprobten Layout-Vorlagen können vorhandene Portale und deren Funktionen leicht eingesehen und kopiert werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Ein Unternehmen könnte verschiedene Anwendungen in sein HR-Portal integrieren, um die Effizienz und Produktivität der Personalabteilung sowie das Mitarbeitererlebnis zu verbessern:

• Bewerbermanagement: Eine digitale Anwendung, die den gesamten Prozess der Bewerberverwaltung unterstützt, einschließlich Stellenausschreibungen, Bewerbungen, Screening, Interviewplanung und Feedback.
• Schulungs- und Entwicklungsprogramme: Eine mobile App, die Schulungs- und Weiterbildungsprogramme für Mitarbeitende digital verwaltet, einschließlich E-Learning-Module, Schulungsplanung und Entwicklungsmöglichkeiten.

Heterogenen Teams die Arbeit erleichtern

Besonders für heterogene Teams ist ein einheitliches Portal essenziell, um unabhängig von der Hierarchieebene oder der Abteilung zeitgleiches und bequemes Arbeiten zu ermöglichen. Dies erkannte auch die Dussmann Group, die ihre papierbasierten HR-Verfahren für über 19.000 Mitarbeitende digitalisieren wollte. Zusätzlich erschwerten viele verschiedene Logins für verschiedene Systeme das alltägliche Arbeiten. Auf Basis der Low-Code Plattform Neptune DXP implementierte das Unternehmen innerhalb von drei Monaten ein zentrales, web-basiertes SAP-Mitarbeiterportal mit 34 Applikationen inklusive Single-Sign-On. Das digitale Portal fand schnell eine hohe Akzeptanz und wird aktiv von den Mitarbeitenden genutzt. Durch die Vereinheitlichung der notwendigen Applikationen im Portal werden Prozesse, Kosten und Aufwand eingespart, was mehr Zeit für wichtigere Aufgaben schafft. Dies fördert die internen Innovationsprozesse und die Kreativität der einzelnen Teams. Zudem werden Kommunikationswege kürzer gehalten und übersichtlicher organisiert.

Vereinfachung der SAP-Anwendungsentwicklung und Entlastung der IT-Abteilung

Eine modernes und intuitives Portal hilft Mitarbeitenden, sich besser in den SAP-Funktionen zurechtzufinden und somit auch produktiver zu arbeiten. Insbesondere die IT-Abteilung steht vor Herausforderungen bei der Wartung und Verwaltung von Mitarbeiterportalen, da sie sicherstellen muss, dass diese nicht nur auf Desktop-Computern, sondern auch auf allen gängigen mobilen Endgeräten zugänglich sind. Darüber hinaus ist es oft erforderlich, dass die web-basierten Portale auch in Umgebungen ohne starke Internetverbindung, also offline, funktionieren. Der Low-Code-Ansatz bietet Fachexperten und dem IT-Team gleichermaßen Unterstützung, um ihre Arbeit zu erleichtern und den steigenden technischen Anforderungen gerecht zu werden, insbesondere im Zusammenhang mit SAP-Anwendungen. Ein praktischer Vorteil der Verwendung von Low-Code besteht darin, dass bereits vorhandene SAP-Infrastrukturen genutzt werden können, ohne von Grund auf neu beginnen zu müssen. Dies spart Zeit und Ressourcen. Die Implementierung eines modernen Mitarbeiterportals mit Hilfe von Low-Code ist schnell und unkompliziert möglich, was bedeutet, dass das Portal innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit ist und den Mitarbeitern sofort zur Verfügung steht.

Effiziente HR-Abläufe durch einheitliches Interface im Mitarbeiterportal

Mithilfe von Low-Code Lösungen können maßgeschneiderte Applikationen bereitgestellt werden, die alle relevanten Daten und Informationen enthalten und spezifisch auf die Bedürfnisse der einzelnen Nutzer zugeschnitten sind. Das Portal selbst, bildet den Dreh- und Angelpunkt für alle wichtigen HR-Abläufe.

Besonders wichtig ist es, trotz einer heterogenen Systemlandschaft ein intuitives und einheitliches Interface zu schaffen. Dies gewährleistet eine konsistente Benutzererfahrung, unabhängig davon, auf welche Funktionen oder Systeme zugegriffen wird. Mitarbeiter müssen sich nicht jedes Mal an eine neue Benutzeroberfläche gewöhnen und können sich auf vertraute Elemente verlassen. Dies steigert die Effizienz und fördert eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ein Win-Win für Mitarbeitende und die Unternehmensführung.

Ein zukunftssicheres Mitarbeiterportal dank Low-Code

Durch den Einsatz von Low-Code-Technologie können zentrale Mitarbeiterportale schnell und effizient etabliert werden, was zu einer Optimierung interner und externer Prozesse führt. Mit Low-Code ist es möglich, SAP- und Nicht-SAP-basierte Applikationen für verschiedene Abteilungen und Aufgaben unkompliziert zu erstellen, wodurch die Kommunikationswege über alle Hierarchien hinweg verkürzt werden. Die Dussmann Group hat von dieser Entwicklung profitiert. Durch die Einführung ihres intuitiven Mitarbeiterportals entstand eine zentrale Anlaufstelle für Informationen, Prozesse und Self-Service-Apps. Für die Dussmann Group hat sich das Portal allein durch die eingesparten Portokosten rentiert.

Ein zukunftsorientiertes Mitarbeiterportal ist unabdingbar, um zufriedenzustellen und langfristig optimale Arbeitsbedingungen zu ermöglichen. Gerade in turbulenten Zeiten ist es entscheidend, dass die implementierten Anwendungen zuverlässig funktionieren. Daher ist es ratsam, nach sicheren, kostengünstigen und einfach zu verwaltenden Lösungen zu suchen. Auf diese Weise kann selbst in Zeiten mit begrenzten Ressourcen clever gespart werden.