HR 2023: Rollenbasiertes Arbeiten für mehr Agilität

WANTED: Mitarbeiter dringend gesucht! Neben dem zunehmenden Mangel an qualifizierten Fachkräften gibt es ein weiteres und ebenso grundlegendes Problem, warum Positionen unbesetzt bleiben: Viele Stellenbeschreibungen sind hinsichtlich der Aufgaben zu starr aufgestellt. Anstatt offene Stellen in Form von starren Positionen zu definieren, sollten Personalverantwortliche und Chefs eine rollenbasierte Beschreibungen publizieren.

Andererseits wird getreu dem traditionellen Muster immer noch nach der „Eierlegenden Wollmilchsau“ gesucht – natürlich mit Erfahrung. Das hat Folgen: Die richtigen Talente – und die gibt es nicht nur bei den Berufsanfängern, viele sind auch wechselbereit – bewerben sich nicht. Es wird Zeit, dass die Vorteile horizontaler, agiler Arbeitsweisen gegenüber traditionelleren, hierarchischen Strukturen in der Personalabteilung ankommen.

Sprechen wir über HR 2023, sprechen wir auch darüber, wie man horizontale Strukturen und autonome Teams entwickelt. Wie man Kommunikationswege zwischen Teammitgliedern verschiedener Abteilungen öffnet und Silos aufbricht. Wie man Mitarbeitern hilft, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und herauszufinden, wie sie sich in einer stärkenbasierten Struktur am besten einbringen können. Und wie man all diese Techniken nutzt, um die Innovation und Produktivität einer Organisation anzukurbeln. Wir sollten nicht übersehen, dass Personalfachleute dabei einige ihrer Kernprozesse wie Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung oder Personalbeschaffung und Talentakquise durch die Übernahme agiler Konzepte verbessern und erneuern können – ja wahrscheinlich sogar müssen. In diesem Beitrag soll es jedoch speziell um die Herausforderung von Stellenausschreibungen in horizontalen Systemen in Kombination mit agilen oder selbstorganisierten Arbeitsweisen gehen. Ein wesentlicher Schritt, den Personalabteilungen in diese Richtung unternehmen können, ist die neue Definition starrer Positionen als eine Reihe von Rollen, die ein Unternehmen zu besetzen sucht.

Positionsbezogene Arbeit und Rekrutierung

Soll eine Position neu besetzt werden, enthalten in Organisationen auf der ganzen Welt Ausschreibungen vertraute Details wie einen formalen Titel, eine Beschreibung der Stelle, eine Liste von Verantwortlichkeiten und Aufgaben (die in der Regel bereits zum Zeitpunkt der Einstellung veraltet sind) und den Namen der Abteilung, der diese Position unterstellt ist. Obwohl dies seit langem so gehandhabt wird, führt die Suche nach Mitarbeitern für starre Positionen in einer pyramidenartigen oder vertikalen Struktur in vielen, wenn nicht sogar in den meisten Unternehmen zu unnötigem, bürokratischem Aufwand und Herausforderungen – vor allem, wenn sie sich wirklich für Agilität und autonome Teamstrukturen einsetzen. Eine Positionsbeschreibung spiegelt möglicherweise nicht genau wider, was die Person zum Unternehmen beiträgt. Ein Social Media Community Manager zum Beispiel kann mehr tun, als nur mit Menschen auf LinkedIn, Facebook oder Twitter kommunizieren. Er kann auch bei der Organisation von Veranstaltungen helfen oder Werbematerialien entwerfen. Vielleicht wendet sich der Vertrieb an ihn, um Anregungen für die Neukundengewinnung zu erhalten, oder die Kommunikationsabteilung benötigt einen Experten für die internen Social-Media-Plattformen.

Versucht die Personalabteilung nun, den Umfang dieser Stellenbeschreibung zu erweitern, um zu erfassen, was der Community Manager tatsächlich tut, kann das Dokument zu weit gefasst sein, so dass es bei einer Bewertung der Leistung oder der Einstellung nicht mehr hilfreich ist. Es wird wahrscheinlich eine Überprüfung des Funktions- oder Gehaltsniveaus erforderlich machen und sicherlich mehr Fragen auf der administrativen Seite aufwerfen. Das Schlimmste ist jedoch, dass die Stellenbeschreibung, selbst wenn sie die Realität widerspiegelt, schon bald veraltet ist, wenn Projekte auslaufen oder das Fachwissen anderweitig benötigt wird. Die Herausforderung: Eine Stelle kann heute und in Zukunft Aufgaben und Verantwortlichkeiten erfordern, die eine einzelne Person nicht erfüllen kann. Auf diese Weise wird die Stellenbeschreibung zu idealistisch. Personalverantwortliche suchen also nach Personen mit Kompetenzen, die möglichst vielen dieser Bereiche entsprechen – ohne zu bewerten, was ein Kandidat ganzheitlich beitragen oder mit einer bestimmten starken Spezialisierung im Unternehmen bewirken könnte.

In Kürze: Was ist „rollenbasiertes Arbeiten“?

Anstatt offene Stellen in Form von starren Positionen zu definieren, sollten Personalverantwortliche und/oder Chefs eine Rollenbeschreibung publizieren. Diese enthält den Titel der Rolle, z. B. Community Koordinator, den Zweck der Rolle und eine Liste der Aufgaben, die ausschließlich in den Bereich dieser Rolle und dieses Teams/Kreises fallen. Am Beispiel des Community Managers könnte der letzte Aspekt seiner Aufgabe – bei unternehmensweiten Veranstaltungen helfen – in eine neue Rolle aufgeteilt werden: Event Koordinator. Auf diese Weise kann die Person, die ein Unternehmen eingestellt hat, um mit den Menschen in den sozialen Medien in Kontakt zu treten, je nach Kompetenz ebenfalls Aufgaben wie die Organisation einer großen Veranstaltung übernehmen – oder auch nicht. Ein Schlüssel dafür, dass Rollen mehr Flexibilität und Innovationsmöglichkeiten bieten, ist die Tatsache, dass sie im Gegensatz zu Positionen nicht 1:1 mit Teammitgliedern korrespondieren, was gleichzeitig die größte Herausforderung für die Einstellung in solchen Systemen ist. Wie sieht das also in der Praxis aus, wenn wir keine klare 1:1-Beziehung haben? Der Mitarbeiter mit der Rolle des Community Koordinators muss sich nicht um Veranstaltungen kümmern; er könnte sich auf das Engagement in den sozialen Medien und auf etwas anderes konzentrieren – zum Beispiel auf Schulungen. Entscheidend ist, dass mehr als ein Teammitglied fähig ist, die Rolle des Community Koordinators zu übernehmen.

Anstatt sich überschneidende Aufgaben und Zuständigkeiten zu haben, die zu einer Überschreitung der Grenzen führen und die Entscheidungsfindung und Hierarchie verwässern, können die Rollen den Teammitgliedern helfen, sich gegenseitig zu ergänzen und mehr Entscheidungsfreude zu zeigen.

3 bewährte Praktiken für die Umstellung auf rollenbasiertes Einstellen und Arbeiten

Der Prozess der Auflösung starrer hierarchischer Positionen in Rollen kostet Zeit und Mühe. Eine drastische Änderung einer Organisationsstruktur auf diese Weise macht sie komplexer, insbesondere wenn man bedenkt, dass eine Person mehrere Rollen innehaben kann, aber auch mehrere Personen dieselbe Rolle innehaben können. Dies wird noch komplizierter, wenn Mitarbeiter neue Rollen übernehmen oder aus diesen ausscheiden bzw. wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden. Auf der anderen Seite lohnt sich die Anstrengung, sich im Unternehmen auf die Transparenz und Flexibilität zu konzentrieren, die diese Rollen bieten. Mit den nachfolgenden drei Tipps gelingt die Umstellung auf rollenbasiertes Einstellen und Arbeiten leichter: