Gute Projektmanagement-Apps sind echte Team-Player

Vordergründig haben Anwender die Wahl: Sie können Projektmanagement-Programme entweder als singuläre Standalone-Lösung oder als Teil eines modularen Software-Stacks nutzen. Wägt man Pro und Contra analytisch gegeneinander ab, dann ist die Entscheidung einfach.

Projektmanagement-Apps sind kein Selbstzweck. Sie sollen vielmehr dabei helfen, Projekte erfolgreich zu planen, zu steuern und umzusetzen. Dieser Vorgabe haben sich sowohl die Funktionalität als auch die Bedienbarkeit unterzuordnen. Bei beiden Punkten gilt es zu bedenken, dass immer mehr Mitarbeiter und Entwickler nur temporär oder sporadisch in Projekte eingebunden werden. Mit intuitiver Bedienung und cleveren Unterstützungsfunktionen sollten Projektmanagement-Tools deshalb helfen, unnötige Einarbeitungszeiten zu vermeiden. Dies geht um so leichter, je ähnlicher sie in Bedienlogik und Look-and-Feel den häufig genutzten Applikationen für Kollaboration und Kommunikation sind, wie etwa E-Mail, Messengern oder Videokonferenz-Systemen. Mit einem modularen Software-Stack ist dies sehr viel konsequenter umsetzbar als in einer Software-Landschaft mit solitären Lösungen. Das gilt dank der gemeinsamen Code-Basis, den transparenten Schnittstellen und der identischen Datenbasis der Module auch für den Datenaustausch. Bei hoher Integrationsreife des Software-Stacks kann auf die Projektmanagement-Funktionen sogar aus anderen Anwendungen heraus zugegriffen werden. In der modernen Software-Entwicklung wird diese Funktionalität als Fluidität bezeichnet, bei der die Grenzen zwischen den Programm-Modulen zunehmend verschwimmen und die reine Funktionalität in den Mittelpunkt rückt.

Keep it simple, make it easy!

Zwei weitere Entwicklungslinien auf der Nutzungsebene gehen in Richtung Gamification und Social Media. Spiele und Social-Media-Apps gelten dabei als leuchtende Vorbilder für die Bedienlogik und das Look-and-Feel für professionelle Anwendungen. Sie sind in der Regel intuitiv bedienbar, weil Nutzer angesichts reichlich vorhandener Alternativen keine langen Eingewöhnungszeiten akzeptieren, andernfalls schnell die Lust daran verlieren und abwandern. Professionelle Anwendungen wie eine Projektmanagement-App orientieren sich daher zunehmend an diesen bewusst einfach gehaltenen Bedienoberflächen. Der Vorteil: Private Software-Erfahrungen beschleunigen die Einarbeitungszeit in professionelle Apps. Und das funktioniert um so besser und flächendeckender, je ähnlicher sich die Apps, beziehungsweise Software-Module sind. Auch dies also ein gewichtiges Argument für einen modularen Software-Stack.

Künstliche Intelligenz und Machine Learning

Im Kontext hochintegrierter Software-Module sind auch funktionale Erweiterungen durch Künstliche Intelligenz und Machine Learning leichter umsetzbar und nutzbar. Ein gutes Beispiel für Projektmanagement-Apps ist das sogenannte Robot Planning, das dem Anwender eine Reihe von Anforderungen abnimmt: Es aktualisiert und strukturiert die Aufgabenplanung und den Tagesablauf, koordiniert und priorisiert die verschiedenen Anforderungen und informiert jederzeit über den aktuellen Stand der Aufgabenerfüllung. Auch bei der transparenteren und gerechteren Messung der Projektbeiträge können KI und ML helfen. Das sogenannte Meta Roadmap Planning liefert eine Metasicht über die verschiedenen Projekte, in die die Mitarbeiter eingebunden sind. Typische Parameter wie Kosten oder Meta-Tasks werden so transparent und gleichzeitig wird das typische Chaos operationalisierbar gemacht, das innovative Mitarbeiter und Entwickler häufig auszeichnet. Über Agile oder Achievement Boards können die Projektmitglieder zudem jederzeit eine aktuelle Bewertung ihrer eigenen Leistung im Projektkontext abrufen, samt Tipps zu ihrer Verbesserung. Eine Company Achievements List koordiniert die Beiträge der Team-Mitglieder und macht sie für alle als Performance Ranking sichtbar. Die damit mögliche objektivere Bewertung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Beitrag zu dem, was Arbeitsplatzforscher als emotionale Sicherheit am Arbeitsplatz bezeichnen. Das treibt die Performance nach oben und reduziert den persönlichen Stress.

Datensicherheit in Projekten

Bei allen funktionalen Erwägungen darf das elementare Thema Sicherheit nicht übersehen oder gar vergessen werden. Daher ist es wichtig, sich genau anzusehen, in welcher Form die Projektmanagement-App, respektive der Software-Stack bereitgestellt wird. Ist er ausschließlich als vom Anbieter gehosteter Service verfügbar, hat der Nutzer weder Transparenz noch Kontrolle darüber, was mit den Projektdaten passiert. Und die sind oft aus mehreren Gründen sicherheitssensibel: Es können personenbezogene Daten sein, die besonderen Schutzanforderungen unterliegen, es kann sich um geschäftskritisches geistiges Eigentum handeln oder es geht um dessen Weiterentwicklung, also quasi den potenziellen Umsatz von morgen. Und alle drei sind hochinteressant für die unautorisierte Weitergabe an interessierte Dritte. Nutzer müssen daher die Freiheit haben, zwischen verschiedenen, auf ihre Sicherheitsvorgaben und -bedürfnisse angepassten Bereitstellungsmodellen wählen zu können: von On-premises-Installationen und die Private Cloud bis zum Provider- und Anbieter-Hosting in der Public Cloud.

Letztlich geht es beim Projektmanagement immer um den Projekterfolg, sprich einen nennenswerten Beitrag zur Steigerung der Wertschöpfung. Dem haben sich alle Aspekte einer Projektmanagement-Software unterzuordnen. Sie reduziert im Idealfall den organisatorischen Overhead, koordiniert die Beiträge der Projektmitglieder, sorgt für jederzeitige Transparenz in Bezug auf den aktuellen Stand der Dinge und ermöglicht so die Konzentration auf die kreativen, wertschöpfenden Aktivitäten. Und nicht zuletzt ist sie im Idealfall auch ein Motivationsfaktor: Projektmitglieder, die sich nicht über sperrige Apps ärgern müssen, können sich gut gelaunt auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.