Thought Leadership
Viele Unternehmen waren beim Ausbruch der Pandemie unvorbereitet dazu angehalten von jetzt auf gleich, ihre Teams ins Homeoffice zu schicken – jegliche Kommunikation musste in den digitalen Raum verlegt werden. Was für manche Unternehmen zunächst unvorstellbar schien, erweist sich heute glücklicherweise als Katalysator für neue, flexible Arbeitsmodelle, die zu großer Mitarbeiterzufriedenheit führen.
Neben zahlreichen Vorteilen, die ein remote Setting bietet, wie zum Beispiel mehr Flexibilität und Autonomie für die Mitarbeiter*innen, gibt es auch potenzielle Herausforderungen und Raum für Missverständnisse. Um diese zu verhindern, gibt es einfache und gleichzeitig sehr effiziente Möglichkeiten.
Das richtige Maß an Kommunikation für einen effizienten Workflow
Das Wegfallen des Arbeitsweges und der physischen Präsenzzeit im gemeinsamen Büro hat eine sehr positive Auswirkung: Es gibt weniger Unterbrechungen, Störfaktoren und damit intensivere Fokuszeiten, in denen Teams und Individuen ungestört arbeiten können. Gleichzeitig erfordern Dinge, die auf den ersten Blick selbstverständlich erscheinen, eine genaue und tägliche Planung, volle Transparenz sowie Respekt füreinander. Um alle Termine pünktlich und vorbereitet zum geplanten Zeitpunkt zu starten und zu beenden, bedarf es zunächst einer guten Tagesplanung mit Pufferzeiten. Zwischen Meetings Zeit für ein Glas Wasser zu haben, die Gedanken zu sammeln und Termine vor- sowie nachbereiten zu können, ist ausschlaggebend für einen effizienten Workflow. Generell gilt: Liefert ein Meeting keinen Mehrwert, sollte vonseiten der Führungskraft sowie der Mitarbeiter*innen offen darüber gesprochen werden und das Meeting abgesagt werden.
Wie auch im physischen Umfeld sollte der Führungsstil situativ angepasst werden. Zum Beispiel kann eine Kommunikation über mehrere Kanäle gleichzeitig (E-Mails, Slack Nachrichten, Anrufe) schnell den Eindruck erwecken, sofort auf alle Nachrichten antworten zu müssen und bei Mitarbeiter*innen ein Gefühl von Stress oder Überforderung hervorrufen. Daher empfiehlt es sich, die Erwartungshaltung und den Zweck der entsprechenden Kanäle klar zu kommunizieren.
Zum Beispiel können E-Mails für offizielle Kommunikationen mit langfristig relevanten Inhalten genutzt und mit entsprechendem Betreff versehen werden, der das Thema, die Relevanz und eine mögliche Deadline auf einen Blick zusammenfasst.
Slack-Nachrichten eignen sich für die schnelle Kommunikation und Anrufe für sehr dringende Angelegenheiten, die eine sofortige Rückmeldung erfordern.
Vertrauen schaffen mit einem regelmäßigen und offenen Austausch
Egal ob im Büro oder remote: Vertrauen ist neben einer guten Kommunikation die grundlegende Voraussetzung für eine tolle Zusammenarbeit im Team. Ein voller Terminkalender lässt oft keinen Raum für den persönlichen Austausch untereinander. Mit regelmäßigen 1:1-Gesprächen, in denen auch Zeit für Smalltalk eingeräumt werden sollte, kann die Führungskraft mehr über die Mitarbeiter*innen erfahren und gleichzeitig Wertschätzung kommunizieren.
Es ist wichtig, dass die Führungskraft ihre Mitarbeiter*innen kennt (mehr als nur im Arbeitskontext), deren individuelle Bedürfnisse versteht und somit Situationen besser einschätzen kann. Das Kennenlernen kann im remote Umfeld besonders schwerfallen, da nicht wie im Büro die Möglichkeit für spontane und zufällige Gespräche an der Kaffeemaschine besteht. Als Alternative dazu können virtuell durchgeführte Kaffee-Meetings oder walk&talks – Telefongespräche, die im Gehen oder Laufen fernab von Büro oder Schreibtisch geführt werden – dabei helfen, sich besser kennenzulernen und in Bewegung auf neue kreative Ideen zu kommen.
Wie in jeder Situation, in der Menschen miteinander kommunizieren, können auch im remote Setting Sachlagen trotz guter Absprachen leicht falsch verstanden werden. Aufgabe der Führungskraft ist es – wie auch im Büroumfeld – das Gespräch mit den Mitarbeiter*innen zu suchen: Wie wurde die Situation verstanden? Was war eigentlich gemeint? Wie gehen wir in Zukunft mit diesen Situationen um? Gleiches gilt auch für die Führungskraft: Passiert ein Fehler, sollte dieser eingestanden und offen kommuniziert werden. So kann gemeinsam reflektiert und künftig eine ähnliche Situation vermieden werden.
Regeln und Strukturen für die Kommunikation schaffen Verbindlichkeiten
Für die allgemeine Koordination der Arbeit in remote oder hybriden Teams ist es umso wichtiger, seine An- und Abwesenheiten im Kalender zu pflegen. Anders als im Büro sehen Teammitglieder im remote Umfeld nicht, wann welche Person beschäftigt oder abwesend ist. Kommunikationstools wie Slack ermöglichen es, durch die Kalenderintegration, die eigene Verfügbarkeit automatisch zu übermitteln – zusätzlich können Kolleg*innen anhand des Status über Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krankheit oder Mittagspause) informiert werden. Damit einhergehend sollten Führungskräfte für sich und die Mitarbeiter*innen gezielte Fokuszeiten ohne Meetings forcieren.
Emotionen im virtuellen Raum kommunizieren
Grenzen virtueller Kommunikationsmittel können sich durch die räumliche Distanz ergeben und dazu führen, dass einzelne Personen in Videokonferenzen nicht ausreichend zu Wort kommen. Besonders hilfreich ist es auch hier als Führungskraft die Teammitglieder zu kennen, ihre Persönlichkeiten einzuordnen (wer schätzt eine direkte Ansprache, wer fühlt sich überfordert) sowie den Meetings eine Struktur, beispielsweise durch eine festgelegte Reihenfolge, zu geben.
Um eine positive Atmosphäre im Team zu schaffen, sollte die Führungskraft in internen Terminen einen Puffer für nicht business-relevante Gespräche gegeben. Eine Möglichkeit ist, zu Beginn einer Unterhaltung zu fragen, wie es dem Gegenüber geht, über das Wochenende zu berichten oder nach dem Mittagessen von der Mittagspause zu erzählen – Kleinigkeiten, die sonst im Büro selbstverständlich sind. Hinzu kommt, dass Meetings mit eingeschalteter Kamera den Austausch im virtuellen Raum persönlicher gestalten und der Face-to-Face Interaktion so am nächsten kommen. Dadurch erhalten alle Teilnehmer*innen die Möglichkeit durch Mimik und Gestik die Reaktionen vom Gesprächspartner*innen wahrzunehmen und darauf einzugehen. Fotos für interne Kommunikationstools ermöglichen zudem eine digitale Identität und personalisieren den Austausch.
Im remote Setting spielt die psychische Gesundheit eine zentrale Rolle. Die Führungskraft muss in der situativen Führung auch die Gesundheit der Teammitglieder im Visier haben. Generell empfiehlt es sich, das Bewusstsein für das Thema innerhalb des Teams zu stärken, indem die Führungskraft die Mitarbeiter*innen dazu ermutigt, auf ihre körperliche und geistige Gesundheit zu achten, den Mitarbeiter*innen Tipps an die Hand gibt oder das Unternehmen Sport und Meditationen durch Apps oder remote Events anbietet.
Das Arbeiten von verschiedenen Orten mit neuen, digitalen Kommunikationsmitteln erfordert vor allem zu Beginn einiges an Koordination seitens der Vorgesetzten. Neben routinierten Strukturen und Regeln für die Kommunikation online bedarf es vor allem Rücksichtnahme – von beiden Seiten. Die Anonymität des digitalen Raumes kann nur überwunden werden, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter*innen sich kooperativ zeigen, indem sie ihre Emotionen verbalisieren und mit eingeschalteter Kamera kommunizieren.
