Thought Leadership
am 20. Juni ist der „Tag der Produktivität“ (engl. World Productivity Day). Dieses Jahr steht er ganz im Zeichen des Homeoffice und des hybriden Arbeitens. Viel wurde in den letzten zwei Jahren über den Zusammenhang der Produktivität der Mitarbeitenden und der Zeit im Homeoffice spekuliert.
Marco Meier, Vice President Sales für die DACH-Region von RingCentral, gibt zum „Tag der Produktivität“ einen Überblick über den Status Quo und erklärt, wo Unternehmen ansetzen können, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen wirklich zu erhöhen. Der Einsatz von zusätzlichen Tools ist es jedenfalls nicht: Mitarbeitende verlieren pro Jahr durchschnittlich 32 Tage, weil sie zwischen verschiedenen, vermeintlich produktivitätssteigernden Apps hin- und her wechseln.
Schon vor der Pandemie wurde gemutmaßt, inwiefern sich Homeoffice auf die Produktivität von Mitarbeitenden auswirken würde. Eine Studie aus Stanford bescheinigte schon 2013 zur Überraschung vieler eine gesteigerte Produktivität bei Mitarbeitenden, die von zu Hause aus tätig waren. Dieser Eindruck bestätigte sich während des pandemiebedingten Homeoffice-Zwangs auch in Deutschland: Erwerbstätige im Homeoffice konnten – zumindest aus eigener Sicht – produktiver arbeiten als an ihrem normalen Arbeitsplatz. Eine DAK-Umfrage zeigte sogar eine Steigerung dieser Tendenz. 2020 sagten 57 Prozent der 7.000 befragten Arbeitnehmer:innen, dass sie im Homeoffice produktiver seien, 2021 sogar 63 Prozent.
Pausen führen zu erhöhter Effizienz
Eine OECD-Erhebung bestätigte dieses Bild unlängst auch aus Sicht der Führungskräfte. Über 60 Prozent von ihnen glauben, dass ihre Mitarbeitenden zu Hause effizienter arbeiten und weniger Fehler machen. Nicht verwunderlich, hat der Verzicht auf kurze Phasen der Entspannung, wie er häufig im Büroalltag praktiziert wird, direkte Folgen: Die Konzentrationsfähigkeit sinkt, die Anzahl der Fehler steigt und die gesamte Produktivität leidet. Das Homeoffice hingegen erlaubt vielen mehr Freiheiten und Pausen, und zwar dann, wenn die Arbeitnehmer:innen sie für richtig halten.
32 Tage pro Jahr gehen an das App-Suchen und Wechseln verloren
Allerdings bestimmen unweigerlich auch Faktoren wie die technischen Voraussetzungen und Kommunikationsmittel die Produktivität der Arbeitnehmer:innen im Homeoffice. Viele moderne Unternehmen setzen auf verschiedenste Tools, um die Produktivität zu steigern, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Kundenbeziehungen zu managen und die Kommunikation intern wie auch extern zu regeln. Das Wechseln zwischen und das Verwalten der verschiedenen Tools führen allerdings häufig zum gegenteiligen Effekt. Anstatt an Produktivität zu gewinnen, verlieren Mitarbeitende pro Jahr durchschnittlich 32 Tage, weil sie zwischen verschiedenen, vermeintlich produktivitätssteigernden Apps hin- und her wechseln. Das Problem wird auch als „App-Overload“ bezeichnet. Eine Mehrheit der IT-Führungskräfte sieht darin eine große Herausforderung: Den Mitarbeitenden, die unter App-Overload leiden, stehen so viele verschiedene Anwendungen in ihrem Unternehmen zur Verfügung, dass sie letztlich nicht mehr wissen, welche die richtige für eine bestimmte Aufgabe ist. Auch die korrekte und schnelle Bedienung der jeweiligen Anwendungen leidet darunter.
Cloudbasierte Anwendungen auf einer Plattform konsolidieren
Zu den Apps gehören oft auch cloudbasierte Unternehmensanwendungen wie Microsoft 365, Salesforce und Google Workspace, die eigentlich dabei helfen sollen, Daten effektiver zu nutzen. Dieses Ziel wird meist aber nur erreicht, wenn das gesamte Arbeitsökosystem ineinander integriert ist. Dafür benötigen Unternehmen eine einheitliche Plattform mit einem User-Interface, das gleichzeitig auch die Integration von Drittanbieterlösungen erlaubt. Solch eine Plattformlösung entlastet nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch alle Endnutzer:innen.
Es gibt viele Ansatzpunkte zur Integration von Workflows, die die Produktivität steigern: Unternehmen können beispielsweise Videomeeting-Tools in ihre Kalendersoftware integrieren, um Meetings automatisch zu planen. Auf der gleichen Plattform können Mitarbeitende dann auch miteinander chatten, Dateien, Notizen und Aufgaben austauschen und von Video-Meetings in cloudbasierte Telefonate wechseln – ohne nach der richtigen App suchen zu müssen. Selbst cloudbasierte Faxlösungen können in die E-Mail-Plattform integriert werden.
Nicht zuletzt zeigen sich die Vorteile der Konsolidierung auch im Zusammenspiel mit Kundencentern. Integrieren Unternehmen ihre interne Kommunikationsplattform mit einer Contact-Center-Lösung, profitieren einerseits die Endkunden, weil ihnen bei Problemen durch direkte Kommunikationswege schnell geholfen werden kann. Laut einer Metrigy-Studie von 2021 erhöht sich die Zufriedenheit der Kund:innen dadurch um 56,7 Prozent. Zudem steigt die Produktivität der Call-Center-Agenten laut Aragon Research um ganze 30 Prozent.
Viele Unternehmen setzen auch zukünftig auf hybride und dezentrale Arbeitsformen. Der diesjährige “Tag der Produktivität” ist eine gute Gelegenheit für Unternehmen, einen Schritt zurückzutreten und nach neuen Wegen zur Verbesserung der Produktivität zu suchen. Einige Unternehmen sind vielleicht zu sehr auf ihr Tagesgeschäft konzentriert und bemerken nicht, dass sie ihre Arbeitsabläufe analysieren und sich mit neu verfügbaren Technologien auseinandersetzen sollten. Eine dieser Technologien ist ein integriertes Kommunikationssystem, auf das von überall aus zugegriffen werden kann – es macht die Remote-Arbeit erst richtig produktiv.
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