Effektive Remote-Arbeit: Strategien, Tipps und Tools zur Zusammenarbeit

Im Zuge der Coronapandemie hat Remote-Arbeit deutlich zugenommen: Arbeiteten vor der Krise rund vier Prozent der Beschäftigten im Homeoffice, waren es in der Zeit des ersten Lockdowns im April 2020 bereits rund 30 Prozent.

Da inzwischen zwei Drittel der Arbeitnehmer hybrides Arbeiten befürworten, sollten sich Unternehmen für ein Remote-Work-Umfeld öffnen. Auch vor dem Hintergrund des anhaltenden Fachkräftemangels.

Gleichzeitig müssen sich Arbeitgeber der Herausforderungen bewusst sein, die Homeoffice und Co. mit sich bringen. Dazu gehören beispielsweise unterschiedliche Zeitzonen, zu wenig Interaktion innerhalb des Teams oder auch Teammitglieder, die sich isoliert fühlen. Fehlende Motivation, Kreativität und Produktivität sind nur einige der negativen Folgen. Um diese Themen zu meistern, sind Unternehmen gefordert, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Die Remote-Zusammenarbeit muss so ausgestaltet sein, dass die Produktivität und die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden steigen. Moderne Tools und Strategien spielen dabei eine wichtige Rolle. Sie ermöglichen gesunde und effektive soziale Interaktion innerhalb virtuell arbeitender Teams.

Tools für die Remote-Arbeit für mehr soziale Interaktionen

So sind digitale Tools und Apps äußerst effektive Mittel, um die Zusammenarbeit und Vernetzung von Remote-Teams zu verbessern. Um einen Remote-First-Ansatz zu ermöglichen, sollten sie nahtlos in die Unternehmensprozesse integriert werden. Dies gilt etwa für folgende Arbeitsbereiche:

• Videokonferenzen für persönliche Kontakte nutzen: Die persönliche Kommunikation spielt eine wichtige Rolle, um ein Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Teams zu schaffen. Beispielsweise sorgen Videokonferenzen für eine persönliche Note in Interaktionen und schaffen Vertrauen zueinander. Sie helfen dem Team, sich weniger isoliert zu fühlen, aber verbessern auch das Verständnis füreinander. In diesen interaktiven Calls sollte es daher immer Zeit für nicht arbeitsbezogene Themen geben, wie etwa für Smalltalk oder eine Check-in-Frage.
  Hinsichtlich technischer Aspekte hilft beispielsweise Künstliche Intelligenz (KI). Indem sie Hintergrundgeräusche unterdrückt, automatische Untertitel erstellt und Gesichtserkennung für eine bessere Teilnehmeridentifikation ermöglicht, kann sie die Qualität von virtuellen Meetings verbessern.
• Kommunikationskanäle stärken den interpersonalen Austausch: Kommunikationskanäle spielen eine entscheidende Rolle dabei, den arbeitsbezogenen Austausch zu rationalisieren. Aber sie können auch zu nicht arbeitsbezogenen Gesprächen anregen, denn sie bieten Raum für informelle Kontakte und den Austausch zu persönlichen Interessen. Diesen Prozess können auch Unternehmen selbst initiieren, etwa indem sie eine Gruppe oder einen Chat für gemeinsame Hobbys einrichten, etwa zu Kultur, Videospielen oder Filmtipps. Wichtig ist, dass diese Kanäle optional sind und sich die Benachrichtigungen verwalten lassen. Dadurch entstehen weniger Unterbrechungen und Ablenkungen während der Arbeitszeit.
• Gesamte Arbeit auf Projektmanagement- und Kollaborationstools übertragen: Technologie Fortschritte und gemeinsam genutzte Tools erlauben die meiste Büroarbeit virtuell und aus einer kollaborativen Perspektive anzugehen – und in Echtzeit oder über asynchrone Kommunikation. Kommentare, Feedback und Vorschläge lassen sich einfach zu Dokumenten hinzufügen; erledigte Aufgaben werden gemeinsam gefeiert. Wichtig ist, dass Unternehmen die Teammitglieder ermutigen, Feedback zu hinterlassen und Lob für gut gemachte Arbeit aussprechen. Fortschritte anzuerkennen und konstruktives Feedback anzubieten, wirken sich positiv auf die Beziehungen aus und verbessern die Arbeitsqualität.
• Mehr Zeit für Kreativität und Strategie: KI ermöglicht repetitive und zeitaufwändige Aufgaben wie beispielsweise Datenverarbeitung, Terminplanung, E-Mails und Berichterstattung zu automatisieren. Dadurch können sich die Teams stärker auf kreativere und strategischere Aufgaben konzentrieren. Dies steigert die Zufriedenheit und verbessert die Zusammenarbeit in einem Remote-Arbeitsumfeld.
• Soziale Bindungen im hybriden Arbeitsumfeld aufbauen und pflegen: Abgesehen von den digitalen Tools und Apps braucht es jedoch auch effektive Strategien und Maßnahmen, damit soziale Bindungen in einem Remote-Arbeitsumfeld entstehen. Dies beginnt bereits im Onboarding-Prozess, dem Unternehmen einen hohen Stellenwert einräumen sollten. Auch hier kann KI helfen, indem sie Schulungsmaterialien bereitstellt, Fragen beantwortet und neue Teammitglieder bei der Einarbeitung unterstützt. Weitere Maßnahmen und Strategien, die sich in der Praxis bewährt haben, sind:
• Regelmäßige Check-ins, um die Beziehungen zu stärken: Persönliche Gespräche zu führen, um Ziele abzustimmen und Bedenken anzusprechen, ist auch in einem virtuellen Arbeitsumfeld wichtig. Sie helfen, trotz der räumlichen Trennung ein Gefühl der Zugehörigkeit zu entwickeln. So sind routinemäßige Einzel- und Team-Check-ins ein gutes Forum, um sowohl arbeitsbezogene Neuigkeiten als auch das persönliche Wohlbefinden zu besprechen. Dies stellt sicher, dass Personalverantwortliche und Teamleads ein Verständnis für die Bedürfnisse ihrer Teams haben. Denn durch eine offene Kommunikation und aktives Zuhören entsteht eine Unternehmenskultur der Verantwortlichkeit und Unterstützung.
• Inklusive Kommunikation etablieren: Indem Unternehmen eine inklusive Kommunikation fördern, stellen sie sicher, dass sich alle Teammitglieder in einem Remote-Work-Umfeld wertgeschätzt, gehört und verstanden fühlen. So entsteht ein vertrauens- und respektvolles Arbeitsklima, das die Zusammenarbeit stärkt. Zu einer inklusiven Kommunikation gehören unterschiedliche Sichtweisen und eine aktive Beteiligung. Dies kann eine strukturierte Brainstorming-Sitzung sein, die die Teammitglieder ermutigt, Ideen und Erkenntnisse auszutauschen. Aber auch regelmäßige Feedbackschleifen gehören dazu, in denen die Teammitglieder ihre Gedanken, Ideen und Bedenken offen mitteilen können. Darüber hinaus können Schulungen zur Sensibilisierung für Vielfalt und Inklusion helfen, Vorurteile abzubauen und das Bewusstsein für die Bedürfnisse verschiedener Gruppen zu schärfen.
• Virtuelle Teambuilding-Maßnahmen einplanen: Online-Spiele, virtuelle Escape Rooms oder andere thematische Veranstaltungen fördern die Teamarbeit und den Gruppenzusammenhalt. Für remote-arbeitende Teams sollten daher informelle Anlässe geschaffen werden, um sich in einem unterhaltsamen und entspannten Rahmen auszutauschen und kennenzulernen. Denn gemeinsame Erinnerungen fernab des Joballtags regen nicht nur neue Gesprächsthemen an, sondern steigern zudem die Arbeitsmoral.

Fazit: Mit den richtigen Tools und Strategien virtuelle Interaktionen fördern

Hybride Arbeitsformen sind gekommen, um zu bleiben. Allerdings bringt das Remote-Arbeitsumfeld neue Herausforderungen mit sich, etwa wenn sich Teammitglieder isoliert fühlen. Unternehmen sind daher gefordert, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Dies gelingt mit digitalen Tools und Apps, bei denen KI eine immer größere Rolle spielen wird, und den richtigen Strategien und Maßnahmen. Zusammengenommen sind sie ein wirksames Instrument, um zufriedene produktive Teams aufzubauen.