Kostspielige Dokumenten-Anarchie

Templafy, eine Plattform zur Dokumentenerstellung, veröffentlicht heute die Ergebnisse seiner „Content is Everything” Studie, die den ineffizienten Umgang mit Content in Großunternehmen beleuchtet.

Bei einer Belegschaftsgröße von 1000 Mitarbeitenden entstehen jedem Unternehmen durchschnittliche jährliche Kosten, gekoppelt an die manuelle Dokumentenerstellung, im zweistelligen Millionenbereich. Für die Studie befragte Templafy deutschlandweit über 600 Arbeitnehmer*innen von Unternehmen mit mindestens 1000 Mitarbeitenden. 

In Großunternehmen: Millionen von Euro an die ineffiziente Contenterstellung geknüpft

Die fehlende technologische Unterstützung in der Verwaltung von Content kostet tausende Arbeitsstunden jährlich. Im Durchschnitt verbringt ein*e einzige*r Angestellte*r in Deutschland 15 Arbeitsstunden pro Woche, fast zwei volle Arbeitstage, mit der Erstellung von Content. Für zwei Drittel der Befragten bleiben dadurch andere Aufgaben auf der Strecke. In einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden sind somit jährlich 700.000 Arbeitsstunden an diesen manuellen Prozess gebunden. Ein teures Unterfangen: Bei einem durchschnittlichen Jahresbruttogehalt der deutschen Befragten von 47.071 Euro sind in Unternehmen mit 1000 Mitarbeitenden in Summe etwa 15,8 Millionen Euro jährlich direkt an die Content-Erstellung und Freigabeprozesse gekoppelt. Ein Drittel der Befragten gibt an, ihr Unternehmen könnte die Umsätze um 30 Prozent erhöhen, wenn Content Bottlenecks (zum Beispiel fehlerhafte Vorlagen) eliminiert würden.

Digital HQ – Die Rolle von Content im Arbeitsmodell der Zukunft 

Content umfasst jegliche Dokumente, von E-Mails und Vertragsentwürfen bis hin zu Marketingmaterialien und Vorstandspräsentationen, und ist seit jeher integrales Werkzeug für alltägliche Geschäftsprozesse. Im hybriden Arbeitsmodell steigt die Bedeutung von Content abermals und ist das Bindeglied zwischen Unternehmen und seinen Stakeholdern, insbesondere zu Kunden und der eigenen Belegschaft. Vier aus fünf der Befragten stimmen zu, dass Content der Geschäftstreiber Nummer 1 ist. 84 Prozent sind sich einig, dass Content essenziell für das finanzielle Wohl ihres Unternehmens ist. 

„Egal, welche Industrie oder Unternehmensgröße – Content ist absolut geschäftskritisch. In der Vergangenheit reichten statische Content-Lösungen wie ECM Tools (Enterprise Content Management) dafür aus, im digitalen Arbeitsmodell mit unzähligen Ablageorten und der stetig wachsenden Anzahl von Content geraten Tools und Mitarbeitende an Grenzen. Content ist mehr Sicherheitsrisiko als Geschäftstreiber – das müssen wir zwingend ändern”, kommentiert Templafy Co-Founder Christian Lund. „Wir sind überzeugt davon, dass dies die Geburtsstunde von Content Enablement Technologien ist. Mit Content Enablement Tools stellen Unternehmen alle benötigten Assets intelligent in der gewohnten Arbeitsumgebung zur Verfügung und gewährleisten die Nutzung von ausschließlich korrekten und aktuellen Textbausteinen, Vorlagen, Bildern und Metadaten.” 

Das Problem: Der aufwändige Erstellungsprozess der Dokumente

Obwohl die Unternehmen die zentrale Bedeutung von Content für den Geschäftserfolg anerkennen, räumen sie der Einführung neuer Content-Infrastrukturen keine Priorität ein. Knapp die Hälfte (43 Prozent) der Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen Probleme mit der Standardisierung von Content hat. Das führt unter anderem dazu, dass die Hälfte der Befragten unsicher sind, ob sie in ihren Dokumenten korrekte und freigegebene Assets verwenden. Die Folge: Dokumenten-Anarchie aufgrund inkonsistenter Nutzung von Informationen, Bildern und Metadaten. 

Die Dokumenten-Anarchie ist ein Sicherheitsrisiko 

94 Prozent aller Befragten, die mit sensiblen Daten hantieren, sehen in inkonsistentem und inkorrektem Content Bedrohungen für ihr Unternehmen, wenn dieser an Dritte weitergeben wird. Während 90 Prozent aller Studienteilnehmer*innen einräumen, dass Sicherheitsanforderungen steigen und deren Einhaltung wichtiger als je zuvor ist, spiegelt die Realität ein anderes Bild wider. Ein Viertel gibt an, ihr Unternehmen habe in der Vergangenheit bereits versehentlich ein sensibles Dokument an eine nicht autorisierte Partei weitergegeben. 

Woran liegt das? Deutlich über die Hälfte (59 Prozent) geben an, dass es ihrem Unternehmen an einer sicheren, systemübergreifenden Abstimmung des Contents mangelt. 41 Prozent sagen, ihr Unternehmen brauche dringend ein besseres System, um die Klassifizierung der Sensibilität von Inhalten zu unterstützen. 

Weitere Key Findings der Studie: 

• Inkonsistente Inhalte Usus im Vertrieb: 85 Prozent geben an, inkorrekte und veraltete Informationen in Vertriebsmaterialien schädigen den Umsatz. Trotzdem glauben 37 Prozent, das eigene Vertriebsteam greife häufig auf solche Informationen zurück, beispielsweise in Verkaufspräsentationen. 
• Scheitern Brand Activation und Markenskalierung an mangelhafter Dokumentenverwaltung? 50 Prozent der Befragten geben an, das eigene Unternehmen habe Probleme, verwendete Vorlagen flächendeckend mit den neuesten Informationen auszustatten. Wenn Unternehmen ihr Branding aktualisieren, ist es deshalb eine Mammutaufgabe, die Updates zeitgleich in allen Vorlagen zu übernehmen. 
• Automatisierung Schlüssel zum Erfolg: 42 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass ihr Unternehmen innerhalb der nächsten zwölf Monate die automatisierte Dokumentenerstellung priorisiert. Ebenso viele glauben an die Umsetzung eines zentralen Ablageortes, an dem Assets, wie Logos und Vorlagen, immer up-to-date zur Verfügung gestellt werden.

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