Digitale Zeiterfassung in der IT-Branche – Flexibel und mobil

Die Ansprüche einer digitalen Zeiterfassung in der IT-Branche sind hoch. Projektarbeiten, flexible Arbeitszeiten, Home-Office und hybride Arbeitsformen müssen berücksichtigt werden. Eine sinnvolle Lösung dieses Problems ist ebenso mobil und flexibel wie die Mitarbeiter eines IT-Dienstleisters, dokumentiert obendrein alle wichtigen Informationen und bietet Möglichkeiten, diese sinnvoll zu verwalten.

Rechtliche Grundlagen

Als Grundlage der Zeiterfassung gilt das Arbeitszeitgesetz von 1994. Mit wenigen beruflichen Ausnahmen regelt es Mindest- und Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen während der Arbeit sowie an Sonn- und Feiertagen und wesentliche Grundlagen der Nachtarbeit. Dieses Gesetz verpflichtete die Arbeitgeber zunächst nur dazu, die Zeiten schriftlich zu erfassen, die über die Höchstarbeitszeit hinaus geleistet wurden. Erst ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 besagt, dass sämtliche EU-Mitglieder zu einer Einführung einer vollständigen Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Den Stein ins Rollen brachte die spanische Gewerkschaft Comisiones Obreras mit einer Klage gegen die Deutsche Bank aufgrund eines fehlenden Konzeptes zur vollständigen Erfassung ihrer Arbeitnehmer. Die Entscheidung erregte als „Stechuhr-Urteil“ europaweites mediales Interesse. Erst im September 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht das Verfahren verbindlich auf nationaler Ebene.

Digitalisierung und Datenschutz

Wie in vielen Bereichen, die im Zuge der zunehmenden Digitalisierung umstrukturiert werden, fallen auch bei der Zeiterfassung rechtliche Fragen im Zusammenhang mit dem Schutz persönlicher Daten der Arbeitnehmer an. Grundsätzlich unterliegen Arbeitgeber der Datenschutz-Grundverordnung. Da es sich bei Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt, ist besondere Vorsicht geboten. Die digitale Aufzeichnung der Arbeitszeit darf demnach ausschließlich dem Zweck des Arbeitsschutzes dienen. 

Welche Vorteile bieten Systeme digitaler Zeiterfassung?

Arbeitgeber können durch die digitale Erfassung der Arbeitszeit wertvolle Informationen gewinnen. Sie verknüpfen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter mit organisatorischen Aspekten wie Zuordnungen im Kundenservice, Bearbeitungszeiten an Großprojekten oder Dauer von Wartungsarbeiten und erkennen dadurch Knappheiten und Einsparungspotenziale und gewinnen dadurch wiederum an Effizienz.


Die Idee ist, nicht nur die reine Arbeitszeit zu dokumentieren, sondern diese bestimmten Daten zuzuordnen. Welcher Mitarbeiter hat wie lange mit einem Kunden kommuniziert? In welchen Teilbereichen eines Projekts wurde wie lange gebraucht, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen? Welche Wartungsarbeiten benötigen besonders viel Aufmerksamkeit und welcher Mitarbeiter im IT-Unternehmen zeigt in diesem Bereich eine besonders hohe Kompetenz? Diese Fragen lassen sich beantworten, wenn Unternehmer die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter mit sinnvollen Daten möglichst präzise und über eine gewisse Zeit füttern. Dann sind sie in der Lage, das Personal an der richtigen Stelle einzusetzen, Budgets und Fristen einzuhalten oder gar einzusparen. Voraussetzung dafür ist ein auf das IT-Unternehmen stimmig zugeschnittenes System zur Arbeitszeiterfassung.


Die Vorteile liegen allerdings nicht nur beim Arbeitgeber. Auch Arbeitnehmer profitieren von einem  umfassenden System zur Arbeitszeiterfassung. Das Prinzip der Ticket-Zeiterfassung erleichtert die Dokumentation und schafft Transparenz. Mitarbeiter sind so in der Lage, schnell zu erkennen, welche Arbeiten erledigt sind oder wo noch Personal gebraucht wird. Die aufgewendete Arbeitszeit für einzelne Dienstleistungen können sie schnell und unkompliziert in das System eintragen und die Daten anderer Aufträge abrufen. Kundenanfragen weiterleiten ist ebenso kein Problem und schnelles delegieren neuer Aufträge wird zum Kinderspiel. Das zentralisierte System ist deutlich effizienter als die Informationsweitergabe per E-Mail, da die Übersicht über wichtige Informationen an Ort und Stelle liegen. Statt sich mühsam durch den Posteingang zu wühlen, reichen beim Ticket-System wenige Klicks aus. Diese Vorgehensweise reduziert den Aufwand, den Mitarbeiter für verwalterische und organisatorische Aufgaben aufbringen müssen. Was übrig bleibt, ist mehr Zeit für die eigentliche Arbeit an den Projekten. Das dürfte nicht nur den Arbeitgeber freuen, auch der Arbeitnehmer kann das machen, weshalb er sich einmal für den IT-Bereich entschieden hat.


Dank der digitalen Zeiterfassung werden außerdem die Rechte der Arbeitnehmer gestärkt. Oder vielmehr ist er in der Lage, diese durchzusetzen. Denn er kann genau darlegen, zu welchen Zeiten er Pausen eingelegt hat und wann er welche Projekte erledigt hat. Ebenso fördert das System Leistungsgerechtigkeit. Der Arbeitnehmer kann aufzeigen, welche Leistungen er erbracht hat und dadurch seine Position im Unternehmen stärken. Eine gute Verhandlungsbasis für eine höhere Gehaltsstufe.

Mobile Zeiterfassung

Da viele Arbeitnehmer ortsungebunden arbeiten, kommt einer hinreichenden mobilen Zeiterfassung mittels Smartphone in Anbetracht strengerer rechtlicher Vorgaben eine größere Bedeutung zu. Bei Arbeitnehmern, die im Home-Office mit einem PC auf das interne Firmennetzwerk zugreifen, ist eine digitale Aufzeichnung technisch unproblematisch. Auf Kundendienstmitarbeiter dagegen kommen erhöhte Anforderungen zu. Eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten über einfache Stundenzettel ist vor allem in kleinen Dienstleistungsunternehmen durchaus noch üblich, dürfte den Ansprüchen der Gesetzgebung in naher Zukunft jedoch nicht mehr genügen. Auf Dauer wird ein objektiveres und digitales System wohl unumgänglich sein.