Thought Leadership
Zeit ist die kostbarste Ressource die wir haben. Um sie effizient zu nutzen, gibt es einige bewährte Strategien. Gerade in der IT-Branche ist die Zeit oft knapp. Umso wichtiger ist es sich mit Zeitmanagement zu beschäftigen, um seinen Alltag angenehmer zu gestalten.
Ein Experte auf diesem Gebiet ist Matthius Hanna. Der Geschäftsmann und Marketingexperte von The way of Business. Er gibt hilfreiche Tipps wie man seine Zeit am besten nutzt.
1. Pareto Prinzip
Das sogenannte Pareto Prinzip (benannt durch Vilfredo Pareto) besagt, dass wir mit nur 20% Einsatz 80% Erfolg erzielen. Wer also vor lauter Aufgaben nicht weiß womit er beginnen soll, der kann das Pareto Prinzip anwenden. Zuerst die wichtigsten 20% der Aufgaben erledigen. Im Umkehrschluss bedeutet es auch, dass die letzten 20% eines Ergebnisses 80% des Gesamtaufwandes erfordern.
2. Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip unterteilt die Wichtigkeit von Aufgaben in 4 Bereiche:
Kategorie 1: Die besonders wichtigen die sofort erledigt werden müssen.
Kategorie 2: Die wichtigen Aufgaben die jedoch nicht sofort erledigt werden müssen.
Kategorie 3: Die dringende Aufgabe aber nicht wichtige.
Kategorie 4 : Die weder dringlichen noch wichtigen Aufgaben.
Das Ziel ist es möglichst die erste Kategorie gar nicht entstehen zu lassen, indem man die Kategorie 2 immer als erstes abarbeitet. Die vierte Kategorie kann in den Papierkorb und würde nur Zeit verschwenden.
3. To-Do Liste
Eine geordnete To-Do-Liste kann viel Zeit ersparen. Am besten man unterteilt auch hier die Aufgaben mithilfe des Eisenhower Prinzips. Die Liste muss überschaubar sein und die wichtigen Aufgaben hervorheben. Dabei sollte sie immer gut strukturiert sein. Eine unüberschaubare Liste mit rot eingestrichenen Aufgaben ist zu chaotisch um effizient zu arbeiten. Ordnung heißt die Devise.
4. Aufgaben unterteilen
Die Aufgaben in Kategorien ihrer Wichtigkeit nach zu unterteilen, schön und gut. Doch was passiert wenn ein wichtiger Auftrag so groß ist, dass man kaum noch einen Überblick darüber hat? Die Lösung des Problems liegt auch hier in der richtigen Aufteilung. Die Aufgabe wird in kleinere Stücke zerteilt und dann wieder je nach Wichtigkeit unterteilt. Kleinere Arbeitsschritte nehmen den Druck heraus.
5. Grenzen setzen
Alles hat seine Grenzen. So auch die eigene Leistungsfähigkeit und Kreativität. Eine erholsame Pause mobilisiert neue Kräfte. Anstatt sich mit einer Aufgabe abzuquälen ist es besser sie mit frischem Elan zu erledigen. Das beschleunigt den Arbeitsprozess und das Endergebnis verbessert sich. Wer seine Grenzen kennt kann rechtzeitig gegensteuern. Ohne ausreichende Erholungsphasen ist ein effizientes Arbeiten auf Dauer nicht möglich.
6. Apps nutzen
Im digitalen Zeitalter gibt es für alles eine App. Doch wer nicht nur wissen will, wie er mit Katzenohren aussehen würde, kann auch eine To-Do App herunter laden. Eine elektronische To-Do-Liste sorgt für Ordnung und bietet viele Funktionen die das Arbeiten erleichtern. Wichtige Aufgaben können farblich eingeteilt und in die Prioritäten Liste verschoben werden.
7. Störfaktoren reduzieren
So hilfreich auch manche Apps sein können, so sehr können uns andere digitale Einflüsse von unserer Kernaufgabe ablenken. Ein kurzer Blick ins Smartphone, das kurze lesen einer Whats App Nachricht oder die neueste Schlagzeile in der Tageszeitung. All diese äußeren Einflüsse hindern uns am effizienten Arbeiten. Wer sich dessen bewusst ist, kann Störfaktoren gezielt ausschalten. Ruhige Hintergrundmusik hingegen kann den Arbeitsprozess fördern. Auch sanfte Farbtöne wie blau oder orange sorgen für eine angenehme Atmosphäre.
Fazit
Viele Aufgaben kann man mit dem richtigen Zeitmanagement schneller und effizienter lösen. Wer die richtigen Strategien kennt wird so schnell nicht wieder in Zeitdruck geraten. Das Priorisieren von Arbeitsschritten und das richtige Unterteilen von Aufgaben kann das Leben enorm erleichtern. Sowohl im Berufsleben als auch in der Freizeit lässt sich so das Beste aus seiner Zeit herausholen.
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