Das passende Projektmanagement-Toolset für Ihr Unternehmen

Jedes Team hat seine eigenen Arbeitsweisen, Prozesse und Kommunikationsstile und kein Projektmanagement-Tool kann als Universallösung für alle Teams dienen.

Deshalb sollten Unternehmen ihr eigenes individuelles Toolset zusammenstellen, das sich nahtlos in die Prozesse und Arten der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams einfügt.

Beim Erstellen eines passenden Toolsets oder Projektmanagement-Stacks sollten einige Punkte im Voraus analysiert werden, wie beispielsweise die Unternehmensgröße (Angestellte und Umsatz), Komplexität der Projekte und infrage kommende Projektmanagement-Werkzeuge. Dieser Artikel soll die ersten Schritte unterstützen und wichtige Überlegungen bei der Auswahl aufzeigen.

Wie arbeiten die Tools zusammen?

Ein Projektmanagement-Stack ist eine Zusammenstellung verschiedener Projektmanagement-Tools, mit denen Teams Projekte effektiv managen. Typische Probleme von Projektteams, wie beispielsweise verzögerte Kommunikation, schlechte Planung oder Misserfolge aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements können mit gut zusammengestellten Projektmanagement-Toolsets verhindert werden. 

Dabei sorgt eine Softwareintegration für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Tools, sodass Projektinformationen schneller abgerufen, ausgetauscht und effizienter bearbeitet werden können. Wenn beispielsweise Terminänderungen in einem Projekttracking-Tool erfolgen, können diese zeitgleich über die Teamkommunikationslösung an alle Teammitglieder kommuniziert werden. Auch können Daten aus Zeit- und Kostenverfolgungstools in die Projektplanung- oder Ressourcenmanagement Software einfließen und so zu einer besseren Planung zukünftiger Projekte beitragen.
Üblicherweise können die Tools im Projektmanagement-Stack über native Integrationsmöglichkeiten, Drittanbieter-Plattformen oder offene APIs miteinander integriert werden.

Grundlagen für ein solides Projektmanagement-Toolset

Besprechen Sie bestehende Projektmanagementprozesse und -werkzeuge mit dem Projektmanagement-Team. Visualisieren Sie dabei alle Prozessabläufe, um Engpässe und Effizienz-Killer zu identifizieren – wie beispielsweise ineffektive Kommunikation oder manuelle Prozesse. Auf die Lösung genau dieser Herausforderungen sollten Sie sich bei der Auswahl der Projektmanagement-Tools konzentrieren.

Für die Softwareauswahl ist es ratsam, sich auf die drei Kernbereiche der Planung, Überwachung und Zusammenarbeit zu konzentrieren.

1. Planung

In der Startphase kalkuliert die Projektleitung Zeit, Budget und die menschlichen Ressourcen und Fähigkeiten, die zur Projektdurchführung benötigt werden. Hierfür nutzen sie Projektplanungstools und Ressourcenmanagement-Software zur Priorisierung wichtiger Aufgaben und Zuweisung der richtigen Teammitglieder. 

Projektplanungssoftware umfasst Funktionen wie Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung, Kalender und Kommunikationstools, außerdem kann sie Funktionen für Aufgabenverwaltung, Budget und Ausgabenverfolgung beinhalten. So können Projektteams die kritischen Projektpfade aufzeichnen und Projekte in eine Abfolge von Aufgaben aufteilen und die benötigte Zeit dafür zuweisen.

Darstellung zentraler Projektabläufe und Meilenstein mit dem Gantt-Diagramm in factro (Quelle)

Ressourcenmanagement-Software dient der effektiven Verwaltung von Fähigkeiten und der Verfügbarkeit von Angestellten. So unterstützt die Software bei der Planung und Optimierung im Rahmen der Zuteilung von Personen (Ressourcen) zu einem Projekt. Wichtige Funktionen sind Mitarbeiterplanung, Stundenzettel-Management, Qualifikationsabgleich und Personalprognosen.
 

Ressourcenauslastung über alle Projekte, Vorhaben und Projekt-Ideen in PLANTA project (Quelle)

2. Überwachung

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Projektpläne ist die kontinuierliche Überwachung von Projektmeilensteinen und -zielen unverzichtbar. Dafür sind Projekttracking-Software und Software für die Zeit- und Spesenerfassung besonders wichtig.

Projekttracking-Software verfolgt die verschiedenen Bereiche eines Projekts, wie beispielsweise Budget & Zeitplan und bietet fortgeschrittene Berichtsfunktionen zur Datenvisualisierung und um Projekt-KPIs zu messen.

Software für die Zeit- und Spesenerfassung wird genutzt, um die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit und die projektbezogenen Kosten zu verfolgen. Wichtige Funktionen sind Zeiterfassung, Ausgaben-Tracking und projektbasierte Buchhaltung, um Rechnungen für Kunden zu erstellen und unnötige Projektkosten zu identifizieren.

3. Kollaboration

Der Erfolg eines Projekts hängt stark davon ab, wie effektiv die Teammitglieder kollaborieren. Spezielle Collaboration Tools können dabei einen großen Unterschied machen. Hier gibt es unzählige verschiedene Lösungen von Community-Software bis hin zu Social-Networking-Software. Wir gehen hier auf zwei grundlegende Tools für die Projektzusammenarbeit näher ein: Teamkommunikation und Dokumentenverwaltung.

Software für die Teamkommunikation unterstützt Teams dabei, Verzögerungen in der Kommunikation zu vermeiden, die zu verpassten Deadlines führen könnten. Dazu gehören Privat- und Gruppenchats, Anrufe und Videocalls, Bildschirmfreigaben und Dateiübertragungen.

Dokumentenmanagementsoftware bietet eine durchsuchbare und organisierte Ablage von projektbezogenen Dokumenten und Aufzeichnungen. Unternehmen können Dokumente erstellen, bearbeiten und verschiedene Versionen mithilfe von Funktionen wie Berechtigungsverwaltung und Indexierung verwalten.

Überlegungen zur Auswahl von Projektmanagement-Software

• Individuelle Anforderungen: Um alle Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzudecken, sollten weitere Projektmanagement-Tools in Betracht gezogen werden und auf spezifische Anforderungen eingegangen werden. Dieser Artikel soll als Starthilfe agieren und benennt daher nur die grundlegendsten Tools für ein Projektmanagement-Toolkit. 

• Integrationen: Ideal sind Tools, die bereits native Integrationsmöglichkeiten bieten. Ist das nicht der Fall, sollte man überprüfen, ob Integrationen über Drittanbieter wie Zapier, IFTTT oder Automate.io verfügbar sind. Gibt es Alternativen für die einfache Datenübertragung von einem Tool zum anderen? Prüfen Sie, ob die Software unterschiedliche Dateiformate für den Download von Berichten unterstützt.

• Branchen- oder prozessspezifische Software oder Software für bestimmte Unternehmensgrößen: Branche, die Größe des Unternehmens und die eigenen Projektmanagementprozesse sind wichtige Faktoren bei der Auswahl.

So sind beispielsweise Projektplanungstools wie eigenständige Lösungen für Gantt-Diagramme  ideal für kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen laufenden Projekten, während Projektportfoliomanagement-Software sich für Großunternehmen mit einer Vielzahl an Projekten anbietet. Genauso gibt es Projektmanagementlösungen, die für bestimmte Branchen konzipiert wurden. Softwareunternehmen nutzen häufig Bug-Tracking-Tools für ihre Entwicklungsteams, während Firmen im Bauwesen ihre Projektkosten und -ressourcen mit Berechnungssoftware für Baumaterialien analysieren.

• Nutzerbewertungen: Nutzererfahrungen sind unersetzlich, um die Vor- und Nachteile einer Software herauszufinden. Sie verhelfen zu einer deutlich schnelleren Entscheidung und ersparen möglicherweise einen Fehlkauf. Empfehlenswert sind Drittanbieter-Plattformen mit verifizierten Softwarebewertungen. 

• Langlebigkeit der Software: Zu guter Letzt gilt es zu betrachten, wie die Software langfristig genutzt werden soll. Wichtige Stakeholder (wie das IT-Team oder Business-Analytiker*innen) sollten involviert werden und gemeinsam analysieren, ob das Tool auch langfristig einen Mehrwert bringen wird.

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