Das Homeoffice ist da – das Homeoffice bleibt!

Die COVID-19-Pandemie treibt die Digitalisierung in Deutschland maßgeblich voran. In Folge des angeordneten Lockdowns zog in nur wenigen Wochen ein großer Teil der Arbeitnehmerschaft in das Homeoffice und viele Arbeitsabläufe erfolgen nun virtuell. Viele Unternehmen stellte diese rasche Umstellung vor Herausforderungen.

Doch das Einrichten eines professionellen Heimarbeitsplatzes ist kein Hexenwerk. IT-Verantwortliche in Unternehmen können mit wenigen Schritten eine gute Basis für die Arbeit von Zuhause legen.

Laut einer Erhebung des BITKOM von Mitte März 2020 arbeitet infolge der Corona-Pandemie jeder zweite Berufstätige (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise von Zuhause. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt eine Umfrage des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (bidt), die sich speziell mit der Verbreitung und Akzeptanz der Arbeit im Homeoffice beschäftigt. Gegenüber der Zeit vor der Krise erhöhte sich der Anteil der berufstätigen Internetnutzer, die zumindest ab und zu im Homeoffice arbeiten, von 35 auf 43 Prozent.

Bis vor Kurzem sah die Homeoffice-Quote bei den Erwerbstätigen hierzulande ganz anders aus, Deutschland hat lange an einer Präsenzkultur im Büro festgehalten. So erlaubten nach Bitkom-Informationen nur vier von zehn Unternehmen das Arbeiten in den eigenen vier Wänden und 62 Prozent der Beschäftigten mit Homeoffice-Erlaubnis zogen dennoch das Büro als Arbeitsort vor.

Ein gesetzlicher Anspruch auf Arbeit im Homeoffice besteht aktuell nicht, jedoch hat der Arbeitsminister diesen Vorschlag erst kürzlich zur öffentlichen Diskussion gestellt. Sogenannte Telearbeit ist nicht in allen Branchen möglich, doch bei vielen Arbeitnehmern, die ihrer Beschäftigung hauptsächlich am Schreibtisch nachgehen, spricht nichts gegen eine entsprechende Zusatzvereinbarung mit dem Arbeitgeber. Und gerade in der aktuellen Zeit ist es für Unternehmen absolut sinnvoll, Homeoffice zu ermöglichen, um Arbeitnehmer vor Ansteckungen zu schützen und um Arbeitsausfälle möglichst gering zu halten.

Ein Homeoffice einrichten ist kein Hexenwerk

Das sich deutsche Unternehmen mit dem Thema Homeoffice bislang schwer taten, liegt unserer Erfahrung nach zum einen an der fehlenden Infrastruktur, zum anderen an fehlenden Erfahrungen mit den veränderten Prozessen, Abstimmungen und Arbeitsweisen, die sich durch Heimarbeit ergeben. Doch – und auch das ist unsere Erfahrung – kann in jedem Unternehmen durch Digitalisierung der Prozesse zumindest für einen Teil der Belegschaft Homeoffice schnell, unkompliziert und erfolgreich umgesetzt werden. Es ist kein Hexenwerk!

Unternehmer und IT-Verantwortliche in Unternehmen können mit einigen Schritten eine gute Basis für die Arbeit von Zuhause legen:

Schritt 1: Dem Arbeitnehmer muss geeignetes Equipment zur Verfügung stehen. Der Arbeitsrechner sollte ein transportabler Laptop sein. Und natürlich braucht es eine Internet-Verbindung. Um diese möglichst gut kontrollieren zu können, helfen eine eigene HomeOffice-Firewall sowie ein zentral gemanagtes WLAN.

Schritt 2: Arbeitsabläufe müssen analysiert und besonders Abstimmungsprozesse digitalisiert werden. Kommunikationslösungen wie Telefonkonferenzen oder Video-Telefonie sind wichtig, wenn Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten oder an Meetings teilnehmen. Um die 1-zu-1-Kommunikation zu vereinfachen, bietet sich neben der Telefonie auch ein Chat-Programm an. Sinnvoll sind zudem Cloudspeicher-Lösungen, um Dateien und Dokumente mit Kollegen auszutauschen, die im Büro oder ebenfalls im Homeoffice sind.

Mit einer modernen Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit (Groupware) können Benutzer neben E-Mail auf sämtliche Kommunikationsmöglichkeiten und Produktivitätswerkzeuge zugreifen. Mitarbeiter können neben normalen Groupware-Diensten wie E-Mail, Kalender und Notizen die Daten auf ihren Laufwerken und Geräten synchronisieren oder Dokumente im Browser erstellen, bearbeiten und austauschen und damit ihre Arbeit effizient und einfach erledigen, egal von welchem Endgerät.

Schritt 3: Zur schnellen Umsetzung der Homeoffice-Initiative sollte auf bewährte Lösungen gesetzt werden, die einfach und schnell einsatzbereit sind und über eine hervorragende integrierte Benutzerführung verfügen. Gerade in der aktuellen Zeit ist es wichtig, dass Service und Installationssupport dabei gewährleistet sind und alle Schritte auch vollständig remote durchgeführt werden können.

Eine Frage, die wir bei der Auswahl von Lösungen oft gestellt bekommen: Ist es notwendig als Basis für eine Homeoffice-Strategie Cloud-Dienste der großen amerikanischen Hersteller zu verwenden? Wir sagen Nein, ganz und gar nicht. Es gibt viele europäische Anbieter von Cloud- oder SaaS-Lösungen, die sogar als komplette OnPremise-Lösungen selbst gehostet werden können. Man muss natürlich bereit sein in eigene IT-Ressourcen zu investieren, erhält dafür aber die unmittelbare Kontrolle über Daten und Prozesse und damit zusätzliche Autonomie und Handlungsfreiheiten.

Schritt 4: Security first! Sicherheit ist eine der wesentlichen Voraussetzungen, wenn es darum geht, Arbeitsplätze im Homeoffice einzurichten. Die Sicherheit von Unternehmensdateien, Servern und Mitarbeiterdaten ist eines der wichtigsten Anliegen von IT-Abteilungen und sollte deshalb auch bei der Heimarbeit die entsprechende Priorität genießen. Doch das Arbeiten in den eigenen vier Wänden muss nicht zwangsläufig ein größeres Sicherheitsrisiko darstellen, als das Arbeiten im Büro. Zuallererst müssen alle Lösungen, die zum Einsatz kommen, datenschutzkonform gemäß der DSGVO sein. Des Weiteren garantiert ein ganzheitliches Sicherheitskonzept, dass alle Prozesse einheitlich aufgesetzt werden. Eine Begrenzung von Zugriffsrechten limitiert von Anfang an potenzielle Einfallstore für Cyberkriminelle. Eine Firewall schirmt die Rechner vor Angriffen von außen ab und ein aktiver Virenschutz sollte selbstverständlich sein. VPN-Verschlüsselung sollte den Datenverkehr im Unternehmensnetz schützen. Die Verschlüsselung sorgt dafür, dass Daten nicht von außerhalb einsehbar sind.

Schritt 5: Die bereits erwähnte sichere Verbindung zur Datenübertragung ist unabdingbar. Die Unternehmenszentrale muss sicher und einfach mit externen Nutzern und Filialen verbunden sei. Die Client-to-Site- und Server-to-Server-Verbindungen müssen mit einem eigenen benutzerfreundlichen VPN-Client verbunden sein, der eine leistungsstarke Netzwerkverbindung bietet. Alternativ kann das Standardprotokoll IPsec verwendet werden. Viele VPN-Clients auf mobilen Geräten haben IPsec integriert und erlauben VPN-Verbindungen über externe Firewalls, Router und Geräte.

Schritt 5: Es braucht eine einfache und zentrale Administration von Hardware und Software. Mit einer Clientmanagement-Lösung können Unternehmen alle digitalen Endgeräte ihrer Mitarbeiter, egal ob Desktop Rechner oder mobile Geräte, egal ob macOS, Windows, ChromeOS, iOS oder Android, lokal oder im Homeoffice sicher verwalten. In einem zentralen Interface lassen sich bequem und schnell Patches ausrollen, Apps bereitstellen, Profile zuweisen oder Reports erstellen, und das alles remote. Alle Benutzer können so aus der Zentrale verwaltet und supportet werden, ohne dass sie selbst etwas tun müssen. Im Homeoffice benötigte Software, die nicht auf einem Endgerät installiert ist, kann ganz einfach aus einem Software-Kiosk geladen werden.

Schritt 6: Steht die Technik, geht es nun um eine effektive Zusammenarbeit der Benutzer. Hierfür sollten zahlreiche Schulungen bereitgestellt und der Austausch der Mitarbeiter untereinander gefördert werden.

Mit diesen Schritten sind die Homeoffice-Initiativen von Unternehmen schnell und sicher umgesetzt. Denn perspektivisch wird die Arbeit aus dem heimischen Umfeld so schnell nicht wieder verschwinden – und das muss sie auch nicht. Das Homeoffice hat durch die aktuelle Krise einen Boom erfahren. Es ist da und wir sind sicher, es bleibt!

Johann Franzl, Geschäftsführer brainworks Computer GmbH, www.brainworks.de